Zur ganzheitlichen Optimierung interner und externer Beschaffungsprozesse mittels E-Procurement beziehungsweise SRM (Supplier Relationship Management) müssen die Abläufe zwischen Kunde und Lieferant abgeglichen werden. Dies unterscheidet E-Procurement- oder SRM-Software von herkömmlicher Business-Software für interne Prozesse.
ASP (Application Service Providing) ist die Software-Bereitstellung auf externen Servern mit Zugriff über Internet oder dergleichen. Im Gegensatz zum Outsourcing von Software, bei dem die Infrastruktur (Hardware/ Software) speziell für eine Firma verwendet wird, nutzt ASP die Synergien, indem die Infrastruktur für mehrere Kunden gleichzeitig, aber in strikt voneinander getrennten Datenbereichen verwendet wird.
PSP (Procurement Service Providing) steht für das Bereitstellen von Procurement Software im ASP-Modus. Sie über ASP zu nutzen, bedeutet für Unternehmen ein Outsourcing der Software, wobei der eigentliche Einkauf komplett in ihren Händen bleibt. Durch das zentrale Bereitstellen entstehen gerade hier erhebliche Synergien, die der Service Provider ausnutzt und in Form von geringeren Kosten an den Kunden weitergibt. Umfangreiche für E-Procurement typische Aufgaben, wie die Anbindung von Lieferanten, können vom Dienstleister übernommen werden. Viele dieser Dinge führt er für seine Kunden nur einmal und somit kostengünstiger aus. Deren IT-Abteilungen müssen keine Kompetenzen oder Ressourcen auf neuen Feldern, wie Content-Management aufbauen.
Procurement-Applikationen werden gezielt und temporär eingesetzt, müssen dafür jedoch stets komplett verfügbar sein. Dazu ist skalierbare und redundante Hardware notwendig, die aber nie ausgelastet sein wird. Um etwa 99,5 % Verfügbarkeit zu erreichen, ist ein Hardwarecluster notwendig mit Redundanzen für mehrere tausend User. Auf diese Anzahl kommt aber kein mittelständisches Unternehmen. Die Implementierungskosten können darum auch bei hohen Nutzerzahlen die Einsparungen weit übersteigen. Dieses Missverhältnis wird im ASP-Modus wieder ausgeglichen, da mehrere Firmen auf einer Hardware arbeiten.
Das Thema Sicherheit hat bei E-Procurement eine besondere Stellung. Sicherheit muss durch das System selbst gegeben sein, denn die Abschottung an Firmengrenzen ist nicht möglich, was den Standort irrelevant macht und für die Verwendung einer ASP-Lösung spricht.
Software-Nutzung im ASP-Modus ist im Falle von E-Procurement nicht nur eine Alternative, sondern oft der einzige Weg zu einer ganzheitlichen E-Procurement-Lösung.
Carsten Kappler
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