Änderungen lassen sich bei Renzmann heute mit der Software Docuglobe sehr schnell einarbeiten, da alle zugehörigen Dokumente auf ein einziges Informationsmodul zugreifen. Die 17-sprachigen Anleitungen sind so mit sehr viel weniger Aufwand zu bewältigen.
Über 30 verschiedene Maschinentypen für Reinigungs- und Aufbereitungsaufgaben in Druckereien, Chemiewerken sowie der Lack- und Farbenindustrie produzieren die rund 100 Mitarbeiter der D. W. Renzmann Apparatebau GmbH aus Monzingen. Kleinere Waschmaschinen für farbverschmutzte Eimer und Kannen genauso wie befahrbare Anlagen für ganze Druckwalzen. Weniger leistungsfähig sah es dagegen bis zum Frühjahr 2003 in der technischen Dokumentation aus. „Wir müssen bei unseren Dokumentationen besonders sorgfältig sein“, berichtet Volker Brehm, technischer Redakteur bei Renzmann. „Da unsere Maschinen zum Teil mit Lösungsmitteln arbeiten, können Fehler bei der Wartung oder Bedienung ernste Auswirkungen haben.“
Doch anstatt sich ganz auf die inhaltliche Dokumentationsarbeit zu konzentrieren, musste Volker Brehm früher vor allem zeitraubende Routine-Tätigkeiten erledigen. Besonders zu Buche schlugen auch die Übersetzungskosten: Renzmann-Dokumentationen gibt es in 17 Sprachen der Europäischen Union, so dass bei jeder neuen Dokumentation ein Übersetzungsbüro beauftragt werden musste.
Bei der Suche nach einer effizienteren Lösung stießen die Monzinger auf das Programm Doculab der Technotrans AG aus Sassenberg. Docuglobe – so der inzwischen aktualisierte Name – verwaltet Dokumenteninhalte als einzelne Informationsmodule und bildet sie in Form einer Baumstruktur ähnlich dem Windows Explorer ab. Nachdem alle Module zusammengestellt sind, übernimmt die Software die inhaltliche Gliederung und stellt dem Anwender das neue Gesamtdokument global nutzbar als pdf-Version, als Online-Hilfe oder als normales Word-Dokument zur Verfügung (Single Source Publishing).
Eine inhaltliche Änderung eines Moduls bewirkt die automatische Anpassung aller damit in Beziehung stehenden Dokumente. Deren Inhalte werden zentral gespeichert und mittels Stichwortsuche von allen Mitarbeitern schnell gefunden. Ist ein neues Dokument zu generieren, übernimmt der Anwender die notwendigen Informationsmodule per Drag&Drop aus der Baumstruktur. Diese Vorgehensweise sorgt dafür, dass Inhalte – einmal er- stellt – vielfach genutzt werden können.
Zwei Mitarbeiter in der technischen Auftragsbearbeitung nutzen bei Renzmann heute Docuglobe zur Herstellung aller anfallenden Dokumentationen. „Nachdem die Software installiert war, wurde in unserem Hause eine Schulung durchgeführt“, erinnert sich Brehm. „Schließlich zerlegten wir die bestehenden Dokumentationen in einzelne Module und pflegten sie in die Software ein. So konnten wir sofort mit der Software arbeiten.“ Die Akzeptanz bei Brehm und seinen Kollegen förderte auch das heute sehr viel schnellere Ändern und Einpflegen von Informationen. Volker Brehm: „Dafür ist mittlerweile nur noch ein Drittel der Zeit im Vergleich zu früher notwendig!“ Einen Verbesserungsvorschlag hat er allerdings noch: Da die Stabilität von der Textverarbeitung Word abhängt, gebe es noch Optimierungspotenzial. co
Die Software
- Docuglobe eignet sich für Bedienungs-, Betriebs-, Wartungs-, Schulungs- und Serviceanleitungen, Datenblätter oder Ersatzteil- und Produktkataloge. Vordefinierte Layouts und redaktionelle Leitfäden lassen sich mit kundenspezifischen Abläufen einfach harmonisieren.
- Technische Illustrationen, seien es Grafiken oder Explosionszeichnungen, lassen sich aus der elektronischen Bildbearbeitung oder CAD-Zeichnungen übernehmen.
- Korrekte Fachübersetzungen werden über einen Pool von Fachübersetzern gewährleistet. Mit Translation-Memory-Systemen sollen auch kosten- und qualitätsbewusste Unternehmen eine Lösung für umfangreiche mehrsprachige Übersetzungen erhalten.
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