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Stimmt der Prozess nicht, bringt auch die beste Preisverhandlung wenig

Neues DV-gestütztes Tool deckt die Schwachstellen bei der Beschaffung auf
Stimmt der Prozess nicht, bringt auch die beste Preisverhandlung wenig

Es ist stets schwierig, den Einkaufsprozess im Unternehmen zu bewerten. Mit Hilfe eines neuen Tools kann der Unternehmer jetzt Blindleistung und Verschwendung aufdecken. Einsparungen ohne Leistungseinbuße sind das Ziel.

Rudolf Kaplan ist Mitglied der Geschäftsleitung bei Atcons Consultants in Baden-Baden

Der Einkauf muss traditionell die Preise und Kosten für die zu beschaffenden Güter und Dienstleistungen begrenzen. Mit dieser Vorstellung verbunden sind in vielen Köpfen gnadenlose Verhandlungen und Kämpfe um die letzte Stelle hinter dem Komma. Das Bild des idealen Einkäufers ist geprägt von Eigenschaften wie Kampfbereitschaft, Härte, Ausdauer und List. Wie gut die Preisverhandlung und der Vertragsabschluss tatsächlich gewesen sind, zeigt sich jedoch meist erst, wenn die Folgekosten im Betrieb betrachtet werden.
Die Ergebnisse von Preisverhandlungen haben den augenscheinlichen Vorteil, durch eine einfache Gegenüberstellung vergleichbar und messbar zu sein. Wenn ein Verhandlungsergebnis oder ein Abschluss beurteilt werden sollen, dürfen die Folgen nicht unberücksichtigt bleiben. Erst später zeigt sich, was die Ursache für die bekannten Probleme mit den Lieferanten ist: schlechte Qualität, verzögerte Lieferungen, geringe Flexibilität, kaum nutzbare Entwicklungspotenziale, erpresserische Mehrpreisforderungen.
Dies kann die Konsequenz eines vorher beklatschten, publikumswirksam erfochtenen Preis- oder Kostenvorteils sein. Spätestens dann zeigt sich, dass weniger die Eigenschaften eines Kämpfers im Einkauf gefragt sind, sondern mehr die vorausschauenden, planenden, strategischen Fähigkeiten eines in Prozessen und Entwicklungen denkenden Planers. Er wird vermeiden, dass das über die Verhandlungen eingesparte Geld in Folge mangelhafter Prozesse zwischen den Fingern zerrinnt.
Bisher war es schwer, die Unternehmen zum Umdenken anzuregen, da der Prozess selbst und das, was daran verbessert wird, als Beitrag zum Unternehmensziel kaum zu bewerten waren. Die Vorstellung, dass der Einkauf in strategische Aufgabenstellungen eingebunden werden könnte, war reine Theorie.
Das neue Tool Einkaufs-Prozess-Design von der Unternehmensberatung Atcon-Consultants, Baden-Baden, soll dies ändern. Mit Hilfe des DV-gestützten Programms soll die Effizienz von Einkaufsprozessen berechnet und bewertet werden. Ziel: Blindleistung und Verschwendung sollen aufgedeckt werden. Die Vorteile, die sich für das Unternehmen nach einer Optimierung der Prozesskette ergeben, werden sofort sichtbar gemacht, um die Einspar- und Leistungsreserven im Einkauf auszureizen. In Einzelfällen konnten Berater mit Hilfe dieser Tools bereits bis zu 40 % Kosteneinsparungen ohne Leistungseinbuße erreichen. Der wesentliche Punkt für die Erstellung dieses Programmes war, abgesehen von der Kostenersparnis, die Überlegung über die Rolle des Einkaufs: dass er in die Lage versetzt werden muss, über seine traditionell verankerte Pflicht zur optimalen Versorgungssicherung hinaus strategische Aufgaben wahrzunehmen.
In den Einkaufsabteilungen gibt es noch viele Defizite. Die Ausbildungsmöglichkeiten zum Einkaufsmanager hinken beispielsweise im Vergleich zu den Lehrangeboten anderer Fachrichtungen hinterher. Der Einkäufer bleibt meist auf sich selbst gestellt, wenn er sich die technischen, juristischen und kaufmännischen Kenntnisse aneignen möchte. Darüber hinaus muss er Verhandlungstechniken beherrschen, die ihm Durchsetzungskraft bei Verhandlungen verschaffen sollen.
Optimale Einkaufsergebnisse setzen systematische Kenntnisse und eine gute Vorbereitung voraus. Anhand vieler Fälle lässt sich nachweisen, dass gute Preisverhandlungsergebnisse von mangelhaften Prozessen zu großen Teilen vernichtet wurden. Außerdem eröffnet das Internet durch E-Procurement neue Möglichkeiten. Die unverzichtbare Voraussetzung, um die Möglichkeiten dieser Technologie auszuschöpfen, ist eben ein optimierter Einkaufsprozess.
Erfahrungsgemäß fehlt für die notwendige Reorganisation während der täglichen Arbeit die Zeit. Der Unternehmer muss also andere Ansätze suchen, um die großen Chancen und Potenziale zu entdecken, die im Einkauf liegen. Dort setzt die Methode des Einkaufs-Prozess-Designs an: Sie sieht die Einkaufstätigkeit als eine Funktion, die in allen Unternehmen in weitgehend ähnlicher Prozessstruktur auftritt. Jeder Einkaufsprozess besteht aus bestimmten Prozess-Schritten. Diese Schritte definieren sich über Prozess-Parameter. Jeder dieser Schritte kann über damit verbundene Kosten bewertet und mit einem Referenzwert verglichen werden.
Zu beachten ist, dass viele Prozess-Schritte voneinander abhängig sind. Eine korrekte Aussage über die Leistungsfähigkeit einzelner Schritte via Benchmarking ist daher nur sehr eingeschränkt möglich und sagt auch nichts über die Leistungsfähigkeit des gesamten Einkaufsprozesses aus. Das neue Tool hingegen ermöglicht eine Gesamtbetrachtung des Einkaufsprozesses. Darüber hinaus lässt sich der Prozess anhand alternativer Parameter simulieren. Die Instrumente und Methoden, um die Abläufe schließlich zu verbessern, stehen in einer von der Beratungsgesellschaft Atcon entwickelten Tool-Box zur Verfügung.
Der Einsatz von Einkaufs-Prozess-Design beginnt mit einer Strukturanalyse. Ziel ist es, Stärken und Schwächen des betrachteten Einkaufsprozesses festzustellen. In der nächsten Stufe werden Verbesserungspotenziale priorisiert, entsprechende Umsetzungskonzepte abgestimmt und Maßnahmen festgelegt. In der letzten Stufe setzen die Beteiligten die vereinbarten Maßnahmen um. Die Wirksamkeit dieser Maßnahmen wird innerhalb von festgelegten Zeiträumen geprüft. Damit der Aufwand, der bei der Strukturanalyse anfällt, nicht unnötig betrieben wird, hat Atcon einen Test vorgeschaltet: den so genannten 33-Punkte-Fitness-Check. Ausgefüllt werden kann dieser Test kostenlos über die Homepage des Industrieanzeiger unter www.industrieanzeiger.de.
Interessierte Unternehmen erhalten ihr Ergebnis dieser Checkliste in Form einer grafischen Vorausschau für die nächsten 36 Monate im Hinblick auf zwei Faktoren:
– die mögliche Vorteilsentwicklung nach einer Prozess-Optimierung und
– die mögliche Vorteilsentwicklung ausgedrückt als Umsatzveränderung .
Der Tool-Baukasten leitet die Unternehmen an, Technologiepartner auszuwählen, Preise erfolgreich zu verhandeln und Kosten von Komponenten und Fertigungsprozessen zu analysieren. Außerdem generiert das System Material- und Lieferantenstrategien, spürt Trends auf, hilft beim weltweiten Sourcing und beim Gestalten von Rahmenverträgen.
Portrait: Atcon
Die Beratungsgesellschaft Atcon Advanced Technology + Management Consultants wurde 1998 als Zusammenschluss von Beratern und Managern mit langjähriger Erfahrung in Baden-Baden gegründet. Zu den Aufgabenfeldern der Berater gehören unter anderem
– Markt- und Geschäftsanalysen
– Optimierung von Marketing und Vertrieb
– E-Commerce-Strategien
– Strategische Allianzen
– Organisationsentwicklung
– Machbarkeits-Studien
– Reengineering von Geschäftsprozessen
Checkliste: Auf diese Daten kommt es an
– Anzahl der Einkaufsmitarbeiter
– Kosten der Beschaffung (Peronalkosten, Umlagen)
– Anzahl aktiver Lieferanten, ausländischer Lieferanten, A-Lieferanten
– Was sind die Einkaufsziele (Beschaffungskosten senken, Prozess beschleunigen, Mängel reduzieren)?
– Wie hoch ist das Einkaufsvolumen?
– Wertanteil des Produktionsmaterials (Anzahl der Bestellungen, Importe, Anzahl der A-Teile etc)
– Anteil der Investitionsgüter am beschaffungsvolumen
– Anteil der Dienstleistungen
– Wertanteil und Anzahl des Gemeinkostenmaterials
Nach dem kompletten Check (unter www.at-con.de) werden die Antworten von Atcon vor dem Hintergrund von Referenzdaten ausgewertet. Das Ergebnis ist eine grobe Aussage über den Leistungsgrad des untersuchten Einkaufsprozesses. In einer zweiten, kostenpflichtigen Phase erfolgt eine detaillierte Analyse.
Einkauf-(Prozess)-Design
Detaillierte Analyse
Erfassung der Diagnosedaten mit Prozess-Design
Durch Analyse vor Ort und Mitarbeiterbefragung
(erfolgsabhängige Vergütung)
Detaillierte Prozess- und Schwächenanalyse anhand von Referenzwerten (Benchmarking)
– Zeitaufwand/Prozess-Schritt
– Echter Aufwandsvergleich
– Schätzung Leistungserfüllungsgrade
– Ermittlung der Blindleistung
– Kapazität bei optimiertem Prozess
Grob-Analyse 33-Punkte-Fitness-Check
Vergleich von Indikatoren mit Referenz (Desk Research/kostenlos)
Prüfung/Bestätigung für Blindleistung
Auswertung auf Basis der Nutzung freiwerdender Kapazitäten mit Aussageschätzung über
– die Einsparung durch den optimierten Prozess
– die Umsatzsteigerung, die den gleichen Vorteil bringen würde, wie die Prozessoptimierung
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