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TBT hat jetzt den Blick frei fürs Wesentliche

CRM: Konfigurator optimiert Vertrieb im Sondermaschinenbau
TBT hat jetzt den Blick frei fürs Wesentliche

Mit ihrem Vertriebsinformationssystem hält die TBT Tiefbohrtechnik Ordnung in ihrem Produktkatalog, auf dem alle Angebote und Fertigungsaufträge aufsetzen. Die Lösung Salesmanager Professional von TDV ist weit mehr als nur eine intelligente Hilfe bei der Angebotsbearbeitung.

Peter Reichert ist Mitarbeiter der TDV GmbH in Karlsruhe

Maschinen und Fertigungsanlagen werden in den seltensten Fällen von der Stange gekauft. Im Maschinen- und Anlagenbau sind die Sonderwünsche des Kunden der Standard. Ein Angebot für eine Maschine auszuarbeiten, kostet Mühe und Nerven. Leider vergehen oft Wochen, bis der Kunde eine technisch einwandfreie und kaufmännisch gültige Offerte erhält.
Dies ist die betriebliche Wirklichkeit in vielen Fertigungsunternehmen, wo oft ganze Stäbe von Vertriebsingenieuren, unterstützt von einem „Schreibdienst“, Angebote ausarbeiten. Da werden Kataloge gewälzt, Preislisten herangezogen und frühere Vergleichsangebote als „Rohmaterial“ genommen. Ohne intensive Rückfragen bei der Technik ist eine saubere Angebotserstellung meist nicht möglich: Passt der neue Motor noch an den alten Getriebeflansch, gibt es das Schutzgehäuse auch in Edelstahlausführung, kann die Auswerfereinheit auch mit 110 V Netz-Spannung betrieben werden? Bis es zum eigentlichen Auftrag kommt, haben die Vertriebsberater eine wahre Rallye durch alle technischen Abteilungen hinter sich.
Eine typische Situation, wie sie auch beim mittelständischen Werkzeugmaschinenbauer TBT Tiefbohrtechnik in Dettingen/Erms anzutreffen war, als sich leitende Mitarbeiter Gedanken machten, wie man den Vertrieb schneller, besser und professioneller gestalten könnte. TBT stellt Maschinen und Anlagen für das Einbringen tiefer und präziser Bohrungen her und ist auf diesem Sektor weltweit führender Spezialist (siehe Kasten nächste Seite).
Jedes Bearbeitungszentrum, das den Werkshof verlässt, wird quasi „um das Werkstück herum“ für seinen speziellen Einsatzzweck konfiguriert. Im Vorjahr wurden mehr als 85 solcher Unikate an die internationale Kundschaft ausgeliefert. Es gibt natürlich eine Reihe von Standard-Modellen, aber spätestens bei der Konzeption des Werkstück-Handlings wird die Angelegenheit kundenspezifisch – eine ständige Herausforderung an die Vertriebsmannschaft. Aus der Idee, Routinearbeiten durch eine Software erledigen zu lassen, entstand 1990 eine Eigenlösung unter dem Betriebssystem MS-Dos. Das System beschäftigte einen Mitarbeiter zur Aktualisierung und Pflege der Texte und technischen Daten und integrierte nicht die Bereiche Technik und Vertrieb. Nach wie vor mussten die Preise manuell mit dem Preislistenbuch an der Hand kalkuliert werden, die ganze Angebotserstellung war immer noch zeitraubend, kompliziert und einfach Nerv tötend.
Die Verantwortlichen bei TBT sahen, dass es so nicht weiterging und entschlossen sich, für die Schaffung eines Vertriebsinformationssystems (VIS) einen Profi heranzuziehen. Die Wahl fiel auf die Karlsruher TDV GmbH. Der Spezialist in Sachen Customer Relationship Management (CRM) entwickelt seit Jahren Systemlösungen für mittelständische Unternehmen der Fertigungsindustrie.
Nach einem gemeinsamen Workshop mit TBT-Geschäftsführer Bernd Nagel und seiner Vertriebsmannschaft im Jahre 1998 wurde allen Beteiligten rasch klar: Die TDV würde es mit ihrer Lösung Salesmanager Professional schaffen, Ordnung und Struktur in die Produkte zu bekommen und ein modernes Vertriebsinformationssystem aufzubauen. Heute, gut ein Jahr nach der Inbetriebnahme des Systems, kann Projektleiter Kurt Pfeiffer zufrieden feststellen: „Wir haben es richtig gemacht.“
Pfeiffer erinnert sich: „Gut dass wir damals nicht ahnten, wieviel Arbeit auf uns wartete, aber heute können wir uns schon nicht mehr vorstellen, wie wir ohne das VIS arbeiten konnten.“ Die Hauptaufgabe sei es gewesen, Ordnung in den Produktkatalog zu bekommen, denn darauf setzen alle Angebote und Fertigungsaufträge auf. Wie in jedem Unternehmen hatte sich im Laufe der Jahre ein gewisser Wildwuchs angesammelt. Und als die TBT vor zehn Jahren mit einem anderen Unternehmen fusionierte, erhöhte das die Teilevielfalt zusätzlich. „Schlimmer noch, jetzt hatten wir sogar unterschiedliche Begriffe für ein und dasselbe Bauteil“, schildert Kurt Pfeiffer den damaligen Zustand. Mit der Erneuerung des Produktkataloges konnten die Dettinger Maschinenbauer auf elegante Weise gründlich entrümpeln.
Systembedienung einfach und selbsterklärend
Die Pflege des Konfigurators E-POS-plus ist einfach und verlangt keinen Informatikspezialisten. Bei TBT pflegen je ein Mitarbeiter aus der Technik und aus dem Vertrieb den Produktkatalog, die Angebotstexte und die Preise. Sehr wichtig war den Verantwortlichen, dass die Bedienung des Salesmanager einfach und selbsterklärend ist. Denn über eines waren sich alle klar: Die Umstellung ist nur dann von Erfolg gekrönt, wenn alle, auch die älteren unter den Vertriebsberatern, das System nutzen. Interessant ist bei TBT die Arbeitsteilung im Vertrieb: einfache Angebote werden vom Schreibdienst vorbereitet, die Vertriebsingenieure sorgen dann noch für die Konfiguration der technischen Feinheiten.
Für Geschäfts- und Vertriebsleitung liefert die Software transparente Daten. Dazu gehört der Status bei Anfragen, Angeboten und Fertigungsaufträgen. Aber auch die Historie jedes Kunden lässt sich jederzeit abrufen – die Grundlage für ein kompetentes Gespräch. Das Vertriebsinformationssystem ist viel mehr als nur eine intelligente Hilfe bei der Angebotsbearbeitung, es erfüllt bei TBT die Funktion eines Integrators. Die 180 Mitarbeiter erleben es, wie die Belegschaft enger zusammengerückt ist und Abteilungsgrenzen verschwinden.
TBT-Geschäftsführer Bernd Nagel sieht im Vertrieb noch zusätzliches Optimierungspotenzial: „Wir verkaufen unsere Maschinen in über 50 Länder der Erde. Schon bald sollen unsere Büros in Frankreich und in den USA von dem Vertriebsinformationssystem profitieren. Aus ein und derselben Datenbank kann der Konfigurator Angebote in verschiedenen Sprachen und Kalkulationen in unterschiedlichen Währungen generieren. Die Anbindung der Länderbüros an unser System erfolgt über das Internet.“ Die auf allen Vertriebskanälen einsetzbare Konfigurationssoftware erlaubt es, diese Festlegung der Anforderung an eine Maschine im Internet einzusetzen.
Die Zusammenarbeit mit TDV ist ein ständiger Prozess, immer wieder entstehen Verbesserungs-Ideen. Projektleiter Kurt Pfeiffer hat eine Vision, die so fern nicht mehr ist: Die Parameter des zu bearbeitenden Werkstücks sollen der Ausgangspunkt für die Konfiguration sein. Der Bediener gibt dann zuerst den gewünschten Bohrdurchmesser, die Bohrtiefe, die Form des Werkstücks, den zu bearbeitenden Werkstoff und die gewünschte Produktionsleistung ein. Geführt vom System werden dann weitere Entscheidungsgrößen wie Maschinentyp, Baugröße und Spindelanzahl festgelegt. Das Ergebnis ist ein Vorschlag für eine Maschine, die noch beliebig verfeinert werden kann. Pfeiffer: „Wir wollen, dass der Kunde seine Aufgabe in seiner Sprache und in seinen Denkkategorien formulieren kann, unabhängig von unserer internen Produktstruktur. Das entspricht unserer Vorstellung von konsequent umgesetztem Customer Relationship Management.“ Das Projektteam von TBT und TDV arbeitet bereits daran.
Katalog: Ordnung und Struktur im Vertriebsprogramm
In Dettingen/Erms produziert TBT Tiefbohrtechnik Maschinen und Anlagen, die tiefe und präzise Bohrungen einbringen. Benötigt werden diese Lösungen beispielsweise in Kurbelwellen und sonstigen Motorkomponenten von Verbrennungsmotoren oder in Formwerkzeugen. Inzwischen lassen sich auch sehr feine Bohrungen herstellen. Dies eröffnet Einsatzfelder in der Medizintechnik und in der Kraftstoff-Einspritztechnik.
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