Mit seiner Personalzeitwirtschaft war der UV-Anlagenhersteller IST Metz über die Jahre in eine Sackgasse geraten. Der Softwarehersteller Isgus brachte das Nürtinger Unternehmen in kurzer Zeit auf den neuesten Stand der Technik.
Wenn bei IST Metz das Treppenhaus nass gewischt wird, warnt die Besucher ein gelbes Schild, das wie ein Verkehrshütchen auf dem Boden steht: Vorsicht Rutschgefahr. Kein Wunder: Die in hellem grau gehaltenen Kacheln sind UV-gehärtet und weisen entsprechende Eigenschaften auf: Edles Aussehen, so gut wie unzerstörbar und eben etwas rutschig wenn frisch gewischt.
Es ist kein Zufall, dass die Bodenkacheln des Nürtinger Unternehmens eine so aufwändige Veredelung besitzen, denn die UV-Härtung gehört zu den Kernkompetenzen der IST Metz GmbH. Die Schwaben entwickeln, produzieren und vertreiben UV-Anlagen für das umweltfreundliche Härten von lösemittelfreien Farben und Lacken. Eine oder mehrere der Anlagen aus Nürtingen werden beispielsweise in Druckmaschinen eingebaut, um die aufgebrachte Farbe zu trocknen. Die Trocknung erfolgt nicht durch Hitze, sondern mit Hilfe von UV-Licht. Bei der UV-Lackierung wird der aufgetragene Lack ebenfalls mit UV-Licht getrocknet. Der Trocknungseffekt basiert auf der so genannten Polymerisation. Bei dieser chemischen Umwandlung wird der Lack in wenigen ms hart. Anwendungen gibt es in Hülle und Fülle, angefangen beim Bedrucken von hochwertigen Verpackungen über die Beschichtung von Alu-Felgen in der Automobilindustrie bis hin zu den bereits erwähnten UV-gehärteten Bodenkacheln.
Das Nürtinger Unternehmen ist auf seinem Gebiet erfolgreich. Weniger erfolgreich waren die Schwaben bis zu Beginn des Jahres 2004 bei der internen Personalzeitwirtschaft (PZW). Das eingesetzte System war mindestens zehn Jahre alt, den Hersteller gab es im Prinzip nicht mehr. Der Support lief über eine Zwei-Mann-Firma und war relativ schleppend. Das Produkt wurde nicht weiter entwickelt, es gab keine Updates und auch keine neuen Releases. Dr. Werner Dax, IT-Leiter bei IST Metz, bringt es auf den Punkt: „Ein klassisches Auslaufmodell ohne Zukunft.“
Der IT-technische Alltag in der Personalabteilung passte so gar nicht zur High-Tech-Schmiede IST Metz: Die Datenbank des PZW-Systems war überlastet, Indizes wurden nicht mehr sauber aufgebaut und Buchungen falsch zugeordnet, Systemabstürze häuften sich. Eine bunte Mischung aus alten und neueren Erfassungsterminals erschwerte die Lage zusätzlich. „Das System war im Grunde nicht mehr zu warten“, berichtet Harald Schneider, zuständig für IT-Services bei IST Metz. „Es war Zeit für einen Neuanfang.“ Das neue System sollte die Bereiche PZW und Betriebsdatenerfassung bei IST Metz neu definieren. Dafür suchten die Nürtinger einen verlässlichen Partner, der stabil am Markt präsent ist, um nicht in ein paar Jahren wieder in die Ecke zu geraten, aus der sie jetzt heraus wollten. Das Projekt startete im März 2004. In diesem Monat sichteten die Schwaben den Markt und filterten sieben Anbieter heraus, die für sie in Frage kamen.
Das Rennen machte schließlich die Isgus GmbH aus Villingen-Schwenningen mit dem Programmpaket Zeus, das die IT-Verantwortlichen von IST Metz überzeugte. In einem anderen Bereich konnte Isgus zusätzlich punkten: Die PZW-Spezialisten aus dem Schwarzwald vertreiben eigene Terminals. Hard- und Software aus einer Hand: Das gab den Nürtingern ein sicheres Gefühl, das nach den Erfahrungen der letzten Jahre gut tat.
Zeus für Windows – so heißt die neue softwaretechnische Basis für die Zeitwirtschaft, die das Altprogramm bei IST Metz abgelöst hat. In diesem System spielt sich alles ab: Hier sind die Mitarbeiter angelegt, ebenso die Tages- und Wochenmodelle, Zuschlagssätze oder Schichtmodelle. Auch Listen werden an dieser Stelle ausgewertet. Das System, das von einer Mitarbeiterin betreut wird, versorgt die IST Metz mit 275 Mitarbeitern sowie die beiden Tochterfirmen eta plus (40 Mitarbeiter) und die S1 Optics (5 Mitarbeiter). Harald Schneider und sein Team haben von dem modularen Aufbau der Isgus-Software reichlich Gebrauch gemacht und eine maßgeschneiderte Lösung zusammengestellt. Zu den Software-Bausteinen gehört zum Beispiel der Korrekturnavigator. Damit lassen sich Fehler in den Personalzeitbuchungen jetzt menügeführt verbessern. Der so genannte E-Mail-Versand ist ein Software-Tool, mit dem sich Listen erstellen und anschließend per E-Mail im Haus versenden lassen. Die Nürtinger nutzen diese Funktion in erster Linie für Fehlzeitentwicklungen und -auswertungen, die der Abteilungsleiter abrufen kann. Auch Monatsjournale, die üblicherweise ausgedruckt und mit der Abrechnung an die Mitarbeiter verteilt werden, lassen sich mit dieser Funktion elektronisch verteilen.
„Das Zeus-Modul Rechenregeln mussten wir nehmen“, gibt Dr. Dax zu. Der IT-Leiter sagt das aber nicht in einem Ton des Bedauerns. Vielmehr scheint er froh darüber, dass Isgus auch an Anwender gedacht hat, die komplizierte Überstunden-Regelungen anwenden. IST Metz ist so einer. „Für unsere historisch bedingten Anforderungen reichten die Standard-Möglichkeiten nicht aus“, ergänzt Dr. Dax. Kein Problem. Mit dem Zusatz-Modul lassen sich spezielle Rechenregeln hinterlegen und im System installieren, die mit jedem Zeitmodell fertig werden.
Ist Mitarbeiter Müller im Haus? Falls nicht, wann ist er gegangen? Wann kommt er zurück? Mit diesen Fragen muss sich die Zentrale von IST Metz seit der Zeus-Einführung nicht mehr herumschlagen. Das Modul Anwesenheitsübersicht zeigt der Dame im Empfang auf einen Blick den aktuellen Stand. „Das ist für uns eine gute Sache“, versichert Harald Schneider. „In der Vergangenheit war nicht immer klar, wo der Gesuchte gerade war. Eine schnelle und klare Auskunft am Telefon hat eine gute Außenwirkung.“
Die Schnittstelle zwischen Zeus und der neuen Lohnbuchhaltungs-Software Loga des Herstellers P&I war Schneider besonders ans Herz gewachsen. In der Zeit vor Isgus wurden die Daten über eine „manuelle Schnittstelle“, so die Formulierung von Schneider, vom Alt-System in das mittlerweile abgelöste Lohnprogramm übertragen. Der IT-Spezialist suchte gar nach einer Möglichkeit, im alten PZW-System eine Datei zu erstellen, die dann in das Alt-Lohnprogramm eingelesen werden sollte. „Das war so ein Punkt, wo wir gesagt haben: Jetzt hört es irgendwann mal auf“, erinnert sich Schneider mit einem gewissen Unbehagen. Bei den Vorgesprächen mit Isgus konnte ihm allerdings versichert werden, dass dieses düstere IT-Mittelalter nun endgültig vorbei sei. Heute fließen die Daten automatisch von Zeus in das Lohnprogramm Loga.
IST Metz hat sich entschlossen, eine Mehrplatz-Version von Zeus zu installieren. Über eine Benutzerberechtigung wird festgelegt, wer was von seinem PC aus im System machen darf. Wer darf neue Mitarbeiter anlegen oder Korrekturen anbringen? Auf welche Listen hat welcher Mitarbeiter Zugriff? Derzeit ist Schneider noch dabei, die Möglichkeiten des Mehrplatz-Systems auszuloten.
Das gesamte Projekt lief ohne Zwischenfälle. Dr. Werner Dax ist mit dem Verlauf zufrieden: „Wir haben alle Funktionen bekommen, die wir über das alte System hinaus haben wollten. Für uns war Zeus eine gute Wahl.“
Petra Gässler Isgus GmbH, Villingen-Schwenningen
Zeus-Modul für komplizierte Überstunden-Regelungen
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