Vom Fiskus nicht den Spaß verderben lassen

Mit den Temperaturen steigt auch die Feierlaune in vielen Unternehmen. Es ist wieder Zeit für Sommerfeste, um den Zusammenhalt der Mitarbeiter und das Betriebsklima zu fördern. Grundsätzlich sind die Kosten einer Betriebsveranstaltung steuerlich abzugsfähig. Doch werden die steuerlichen Spielregeln nicht genau eingehalten, drohen hohe Nachzahlungen.

Die Finanzverwaltung folgt nunmehr der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs und hat ihren Umsatzsteuer-Anwendungserlass geändert. Unternehmen können bei Betriebsfeiern jetzt leicht in die Umsatzsteuerfalle tappen. Die penible Einhaltung des Kostenrahmens gewinnt an Tragweite. „Wird die Freigrenze von 110 Euro inklusive Mehrwertsteuer pro Mitarbeiter überschritten, streicht der Fiskus den Vorsteuerabzug für sämtliche Veranstaltungskosten“, betont Torsten Lambertz, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater der WWS aus Mönchengladbach. „Gleichzeitig ist aber keine umsatzsteuerpflichtige Entnahmebesteuerung mehr vorzunehmen.“ Die Finanzbehörden unterstellen bei Verletzung der kritischen Grenze einen überwiegend privaten Charakter der Feier. Obendrein führt dies auch weiterhin dazu, dass alle Veranstaltungskosten lohnsteuer- und beitragspflichtig werden.

Gerade bei Sommerfesten ist erhöhte Vorsicht gefragt. Denn sie finden häufig im lockeren Rahmen statt und der Teilnehmerkreis wird gerne um Angehörige der Arbeitnehmer erweitert. Hier lauert eine zusätzliche Falle: Die Freigrenze gilt nicht pro Teilnehmer, sondern pro teilnehmenden Mitarbeiter. „Der auf betriebsfremde Personen entfallende Anteil an den Gesamtkosten ist dem zugehörigen Arbeitnehmer zuzurechnen“, betont Lambertz. Schnell wird die Freigrenze überschritten, ohne dass sich Chef und Mitarbeiter darüber im Klaren sind.

Unternehmen sollten daher genau dokumentieren, wer allein oder in Begleitung an der Betriebsfeier teilgenommen hat. Diese Dokumentation ist erforderlich, um die Kosten pro Gast bestimmen zu können. Denn die Gesamtkosten sind nur auf die teilnehmenden und nicht auf alle eingeladenen Gäste umzulegen. Wird die kritische Grenze von 110 Euro auch nur um einen Euro überschritten, behandelt der Fiskus die Aufwendungen als Arbeitslohn. Mitarbeiter müssen auf die gesamten Kosten Lohnsteuer und Sozialabgaben entrichten. Abhilfe kann eine Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers schaffen, der den übersteigenden Betrag ausgleicht. Oder die Firma nutzt die Möglichkeit zur Pauschalversteuerung und führt zusätzlich zu den Ausgaben 25 % pauschale Lohnsteuer zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag an den Fiskus ab.

Problematisch können auch die Verknüpfung von Veranstaltungen mit unterschiedlichem Anlässen, ein begrenzter Mitarbeiterkreis oder Geschenke im Wert von mehr als 40 Euro sein. Sicherheitshalber sollten Firmen im Vorfeld einer Veranstaltung steuerlichen Rat einholen, um Konflikte mit den Finanzbehörden und hohe Nachzahlungen zu vermeiden. WWS-Berater Lambertz: „Durch eine geschickte Planung, Organisation und Dokumentation von Sommerfesten wird der Fiskus nicht zur Spaßbremse.“

Quelle: WWS Wirtz, Walter, Schmitz GmbH