Die digitale Belegführung gewinnt weiter an Bedeutung. Unternehmen sollten sich nicht übereilt von Papierbelegen verabschieden. Was Firmen beachten sollten und wie sie den Übergang am besten gestalten.
Der Traum vom papierlosen Büro wird wohl nie in Erfüllung gehen. Aber Unternehmen können ihre Papierflut deutlich eindämmen. Firmen sollten jetzt verstärkt auf digitale Belege setzen, empfiehlt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). Sie können den Umgang mit elektronischen Dokumenten einüben, ohne gleich auf alle Papierbelege zu verzichten. Denn eine digitale Belegführung bietet zwar viele Vorteile, doch sie birgt auch einige Tücken.
Noch hält sich die Finanzverwaltung in puncto digitale Belegführung mit konkreten Empfehlungen zurück. Deshalb sollten mittelständische Unternehmen ohne eigne IT-Abteilung alle steuerlich relevanten Unterlagen weiterhin im Original aufbewahren. Dazu zählen unterschiebene Bilanzen, Steuererklärungen, Steuerbescheide und alle lohnrelevanten Papiere. Eine Digitalisierung kommt nur ergänzend in Betracht, etwa um Dokumente einfacher an Banken weiterreichen zu können.
Anders verhält es sich mit Handelspapieren. „Nicht alles, was den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegt, ist so wichtig, dass es wie ein Staatsschatz aufbewahrt werden muss“, betont Bilanzbuchhalter Thomas Jung, BVBC-Fachexperte für digitale Belegführung. Allgemeine Leasing- oder Wartungsverträge etwa können rein elektronisch aufbewahrt werden. Selbst bei einer Steuerprüfung sind hier keine Probleme zu erwarten. Unternehmen sammeln auf diese Weise wichtige Erfahrungen, die für jede Form der Digitalisierung von großem Nutzen sind.
Der BVBC empfiehlt ein pragmatisches Vorgehen: Die meisten Unternehmen verfügen heute über ein Multifunktions-Gerät, das nicht nur drucken, sondern auch faxen und scannen kann. Nur wenige Nutzer sind mit dem Funktionsumfang dieser All-in-one-Geräte vertraut. Oft leisten die Geräte weit mehr als gedacht. Sie ermöglichen den Einstieg in die digitale Belegführung ohne Zusatzinvestitionen.
Verantwortliche sollten sich im Vorfeld Gedanken über eine sinnvolle Dateibezeichnung machen. Denn die Geräte speichern gescannte Dokumente zunächst als Nummernfolge ab, die dringend abgeändert werden muss. Ratsam sind Dateibezeichnungen die nicht nur aussagekräftig sind, sondern auch eine sinnvolle Sortierung über die EDV gewährleisten. Bewährt haben sich deshalb Dateibezeichnungen, die mit einer Datumsidentifizierung beginnen. So steht „130815_Leasingvertrag_Müller“ beispielweise für einen Leasingvertrag mit dem Unternehmen Müller, der am 15. August 2013 abgeschlossen wurde. Folge: Die EDV sortiert alle eingescannten Dokumente automatisch chronologisch und sie werden übersichtlich angezeigt. Per Suche wahlweise nach Datum, Gegenstand oder Name des Vertragspartners findet sich schnell das gewünschte Dokument.
Auch die Frage des Speicherortes ist von großer Bedeutung. Nicht immer sind Cloud-Lösungen für die Archivierung sensibler Geschäftsdaten erste Wahl. Verantwortliche sollten genau überlegen, ob ein freier Datenzugriff an jedem Ort der Welt im Arbeitsalltag tatsächlich notwendig ist. „Im Zweifelsfall sollten sich gerade mittelständische Unternehmen für eine lokale Datenspeicherung mit bewährten Sicherheitsmaßnahmen entscheiden“, empfiehlt Jung.
Quelle: Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller
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