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Wer kiloweise Prospekte schleppt, ist selbst schuld

Teil 4: Messebesuche sorgfältig planen und nachbereiten
Wer kiloweise Prospekte schleppt, ist selbst schuld

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Fachbesucher sind durchschnittlich einen bis eineinhalb Tage auf einer Messe. Während dieser Zeit wird mit zehn bis zwölf Ausstellern ein Gespräch geführt. Für eine solche Gewalttour ist eine generalstabsmäßige Vorbereitung notwendig.

Besonders internationale Leitmessen, die nur in einem mehrjährigen Turnus stattfinden, erfordern eine gute Besuchsvorbereitung, denn die Chance, bestimmte Firmen persönlich kennenzulernen, ergibt sich eben erst in ein paar Jahren wieder. Hinzu kommt, dass Qualität und Kompetenz vieler Messeteams sehr zu wünschen übrig lassen, so dass der Besucher nur sehr gut vorbereitet losmarschieren sollte.

Egal aus welchem Grund ein Messebesuch vorgesehen ist, Anlass und Zielsetzung hierfür sollten schriftlich fixiert werden, um sich im Gespräch nicht zu verzetteln und das Ergebnis auch analysieren zu können. Da es sich in der Regel um komplexe Themen handelt, ist es sinnvoll, eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten anzulegen, die auch später im Messegespräch noch wertvolle Dienste als Gesprächsleitfaden leisten wird. Empfehlenswert ist es, die Problematik bereits vor der Messe in Gedanken durchzuspielen, um ergebnisorientiert vorgehen zu können und möglichst nicht länger als eine halbe Stunde auf dem Messestand zu verbringen.
Danach stellt sich die Frage, wo man die gewünschten Informationen bekommen oder wer für die neue Maschine als Lieferant in Frage kommen könnte. Neben Besuchen bei Stammlieferanten und Firmen, zu denen bereits Kontakte bestehen, wird man sicherlich auch die Chance nutzen, auf der Plattform Messe neue Unternehmen kennenzulernen. Branchenverzeichnisse, Ausstellerverzeichnisse der Veranstalter im Internet sowie Datenbanken von Fachzeitschriften als Print oder im Internet sind hier wertvolle Hilfen bei der Suche nach potenziellen Partnern. Wichtig ist, dass bei dieser Recherchearbeit die potenziellen Kandidaten bereits vor der Messe entsprechend der Aufgabenstellung durchleuchtet und qualifiziert werden. Tut man das nicht, läut man Gefahr, einen großen Teil der wertvollen Messezeit mit Firmen zu verbringen, die sich bei näherer Betrachtung als ungeeignet herausstellen.
Als nächstes gilt es, den Besuchstag zeitlich zu planen. Dabei sollte von vornherein ein terminfreier Zeitpuffer blockiert werden, der Gelegenheit zu spontanen Gesprächen bietet. Im Idealfall besteht sogar die Möglichkeit, den Grund für den Messebesuch im Vorfeld anzugeben, so dass auch der Mitarbeiter auf dem Messestand über das Gesprächsthema informiert ist.
Sind alle Termine bestätigt, wäre es empfehlenswert, eine Art Gesprächprotokoll zu entwickeln, das bei jedem Termin ausgefüllt wird. Ähnlich dem Messebericht eines Ausstellers, sollte auch der Besucher die wichtigsten Punkte schriftlich festhalten. Dieses Formular sollte Platz für die Visitenkarte des Gesprächspartners sowie Namen und Daten eines möglichen weiteren Ansprechpartners bieten und die wichtigsten Punkte aus der zuvor genannten Checkliste beeinhalten. In der Rubrik Vereinbarung wird die weitere Vorgehensweise festgehalten.
Darüber hinaus sollte die Möglichkeit bestehen, Anmerkungen über seinen emotionalen Eindruck festzuhalten. Also die Frage, wie wurde er auf dem Stand empfangen? War die Mitarbeiterin an der Rezeption über den Termin informiert? Wie gut oder schlecht war sein Ansprechpartner auf das Gespräch vorbereitet? Wie kompetent und verbindlich wurden die Fragen beantwortet? Auch der subjetive Eindruck vom Messestand kann Aufschluss darüber geben, was einen als möglichen Neukunden später erwarten wird. Dazu beitragen können Beobachtungen wie: War der Stand aufgeräumt, sauber? oder wie ist das Team miteinander umgegangen? Ebenso ist es hilfreich zu schauen, ob die Informationen leicht verständlich und mit einer klaren, thematischen Gliederung aufbereitet sind.
Die eigentliche Reiseplanung sollte schon Monate vor dem Ereignis abgeschlossen sein, denn Züge, Flüge und Hotels sind zu den internationalen Leitmessen hoffnungslos überbucht. Wer das erste Mal zu einem Messegelände fährt, ist darüber hinaus gut beraten, sich bereits für die Terminplanung aus dem Internet einen Hallenplan auszudrucken, um abschätzen zu können, wieviel Zeit für die Rennerei von A nach B benötigt wird.
Auf der Messe angekommen, sollte der Besucher alles unternehmen, um den mühsam erarbeiteten Terminplan nicht seinerseits durch Spontanaktionen zu gefährden. Es wird nicht leichtfallen, den visuellen Reizen und professionellen Animationen zu widerstehen. Nur, wer gleich beim Betreten der ersten Messehalle den Grund seines Besuches vergisst und sich erwartungsvoll von attraktiven Präsentationen treiben lässt, wird sein gestecktes Ziel nicht erreichen. Selbstverständlich wird es auch Zufallstreffer geben, das heißt Aussteller, die offensichtlich sehr gut geeignet wären, Problemlösungen zu bieten. In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder zu versuchen, einen Termin während der terminfreien Zeitpuffer zu bekommen oder die Visitenkarte mitzunehmen und nach der Messe weiter zu qualifizieren.
Für die vereinbarten Messegespräche gilt: volle Konzentration. Wer sich gut vorbereitet hat, wird zielstrebig zum Punkt kommen wollen und es deshalb auch nicht akzeptieren, von unfreundlichen Mitarbeitern ignoriert oder mit unqualifizierten Aussagen abgespeist zu werden. Diese Aussteller können sofort von der Liste gestrichen werden. Auch die Produktverliebtheit mancher Verkäufer kann sehr zeitraubend sein. In dieser Situation ist eine Checkliste sehr hilfreich, um den Gesprächsverlauf wieder auf die wichtigsten Punkte zurückzuführen. Wer die benötigten Informationen ausschliesslich in großzügig verteilten Prospektspenden anstatt in einem persönlichen Gespräch angeboten bekommt, sollte ebenfalls hellwach werden. Bei vielen Ausstellern ist es an der Tagesordnung, den Besuchern kiloweise Produktkataloge zur Lektüre mitzugegeben. Hier sollte freundlich darum gebeten werden, das Informationsmaterial zuzuschicken.
Die Frage, ob mit dem Messebesuch das gesteckte Ziel erreicht wurde, läßt sich spätestens vier Wochen danach beantworten. Bis dahin sollten die Messeversprechen der Aussteller bestätigt, wenn nicht sogar schon eingelöst worden sein. Und da das leider nur in rund 50 % der Fälle so sein wird, lautet bei vielen Besuchern das Fazit: Außer Spesen nix gewesen.
Checkliste: So bereiten Sie Ihren Messebesuch richtig vor und nach
Anlass und Zielsetzung des Besuches schriftlich festlegen
– Warum gehe ich zu dieser Messe?
– Mit welchem Ergebnis will ich wiederkommen?
– Bis wann soll das Ergebnis umgesetzt sein?
Anforderungskatalog erstellen
– Welche Informationen benötige ich zur Lösung meines Problems?
– Welche Voraussetzungen muss der Gesprächspartner erfüllen, um mein Problem zu lösen?
Liste potenzieller Gesprächspartner erstellen
– Auswertung der Firmen-Datenbank
– Sichtung eingehender Messeeinladungen
– Internet-Recherche bei Messeveranstalter, in Branchenverzeichnissen
Messeterminkalender erstellen
– Hallenpläne besorgen
– Anmeldung per E-Mail, Telefon oder schriftlich/ Name Ansprechpartner erfragen
– Terminzusagen zu Gesamtterminplan verarbeiten
Frühzeitige Reiseorganisation
– Hotel buchen
– Flug buchen/Platzreservierung bei der Bahn
– Leihwagen bestellen
Berichtsformular für Messegespräch vorbereiten
– Welche Punkte müssen auf der Messe geklärt werden?
– Welche Vereinbarungen wurden getroffen?
– Bewertungskriterien für Messebesuch festlegen (wie wurde ich empfangen, welchen Eindruck macht der Aussteller )
Auswertung der Messegespräche
– Unmittelbar nach der Messe: Auswertung der Berichte
– Vier Wochen nach der Messe: Überprüfung Reaktion der Aussteller – wurden Messeversprechen eingehalten?
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25.2020
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