Wie Zulieferer Güterstöme kanalisieren können

Sven Erhatic ist Leiter Professional Services bei der Peregrine Systems GmbH, Frankfurt/M.

Erst seit relativ kurzer Zeit wird der Begriff Asset-Management auch im Zusammenhang mit klassischen Verbrauchsgütern benutzt: Jedes neu eingehende Gut wird im Rahmen eines definierten Workflows in eine klar strukturierte Datenbank eingetragen und mit bestimmten Parametern versehen. Alle bereits vorhandenen Güter werden nachträglich erfasst; im Falle von IT-Equipment kann das mit Hilfe von Network- und Desktop-Discovery-Tools weitgehend automatisiert erfolgen. Nach erfolgter Inventarisierung liegt dann der gesamte Bestand von Assets in Form eines datenbankbasierenden Verzeichnisses vor.

Damit ist allen irgendwie mit Assets befassten Mitarbeitern jederzeit ein vollständiger Überblick über alle Anlage- und Verbrauchsgüter im Unternehmen möglich. Das kann der Einkauf sein, die Buchhaltung, das Management. Schon in diesen Funktionsbereichen entfaltet eine derartig umfassende Datenbank eine positive Wirkung auf Prozesse und Entscheidungsfindung. Aber schwerwiegender noch ist der Nutzen, den sie für andere Abläufe bieten kann. Zum Beispiel für den Service Desk, dessen Aufgabe die Betreuung und Unterstützung der Mitarbeiter im Unternehmen bei Fragen der Technik ist. Die von dieser Institution eröffneten Problem Tickets können nun auf die Daten im Asset-Management-System zugreifen. Die dort verfügbaren Informationen lassen erkennen, dass zum Beispiel ein häufig mit Problemen behafteter Server bereits abgeschrieben ist. Dann ist die Problemlösung einfach: Das anfällige Gerät wird einfach ausgetauscht, wenn eine andere Fehlerbehebung zu aufwendig ist.

Wann wurde erworben oder geleast, welche Service-Verträge bestehen, wie ist die Ausstattung, wo steht oder liegt was, welche Mitarbeiter sind involviert? Alle diese Fragen kann das Asset-Management-System beantworten. Da es zudem mit den Welten von ERP (Enterprise Resource Planning) und Netzwerk- sowie System-Management gekoppelt werden kann, stehen ihm auch noch die Daten aus diesen Systemen zur Verfügung, was zu einem umfassenden Überblick über alle mit einem Asset zusammenhängenden Vorgänge führt und damit auch dem Management eine gesicherte Grundlage für Entscheidungen bietet.

Denn nicht zuletzt lassen sich aus diesen Daten Schlüsse über die Total Cost of Ownership (TCO) eines Assets über den gesamten Lebens-zyklus hinweg ziehen. Was kostet die unternehmensweite Einführung eines neuen Office-Pakets? Welche Router sind besonders zuverlässig? Welcher Lieferant bot über einen bestimmten Zeitraum das beste Preis-Leistungs-Verhältnis? Derartige Fragen lassen sich auf Basis der im Asset-Management-System vorhandenen Informationen beantworten und helfen den Verantwortlichen bei der Planung zukünftiger Investitionen.

Diese Kopplung unterschiedlicher Management-Tools auf der Basis des Asset-Management bezeichnet man als Infrastructure Management, da auf diese Weise die gesamte Unternehmens-Infrastruktur zentral verwaltet, gesteuert und optimiert werden kann. Alle Daten, die für das Unternehmen relevant sind, stehen durch den ständigen Austausch mit den Folgeprozessen in der Datenbank des Asset-Management-Systems zur Verfügung. Mit Hilfe von verschiedenen Werkzeugen lassen sich im Umfeld der IT diese Daten zudem permanent automatisch aktualisieren, gleichzeitig nicht erfasste Geräte im Netzwerk ermitteln und potenzielle Fehlerquellen über den Fernzugriff auf gefährdete Rechner eliminieren.

Doch Infrastructure Ma-nagement auf der Basis eines einheitlichen, durchgängigen Data Repository kann noch mehr leisten. Hat man Asset-Management im Einsatz, liegt es nahe, sämtliche damit zusammenhängenden internen Prozesse wie Anforderung eines Wirtschaftsgutes durch einen Mitarbeiter, Genehmigung durch einen autorisierten Vorgesetzten, Bestellung bei einem Anbieter und Ausmusterung in diesem System in Form von Workflows zu definieren.

Wenn diese Abläufe aber einmal im System abgebildet sind, ist es kein großer Schritt mehr zum E-Procurement.

E-Procurement ermöglicht die Beschaffung eines Wirtschafts- oder Verbrauchsgutes über das Internet. Mit Hilfe eines marktüblichen Browsers kann ein Mitarbeiter sich in das Unternehmens-Intranet einwählen, sich ein Formular für eine Materialanforderung auf den Bildschirm holen und das benötigte Asset spezifizieren. Die Anforderung geht auf elektronischem Wege in das Asset-Management-System, wo anhand definierter Workflows geprüft wird, ob der Mitarbeiter autorisiert ist, eine derartige Bestellung auszuführen. Wenn ein für diesen Mitarbeiter festgelegtes Einkaufsbudget nicht überschritten wird, erfolgt automatisch eine Genehmigung und die verschlüsselte elektronische Weiterleitung an einen gelisteten Lieferanten. Dieser kann dann den Auftrag sehr schnell ausführen.

Ein großer Vorteil dieser Vorgehensweise liegt einmal in der Tatsache, dass im Rahmen eines festgelegten Budgets sich jeder Mitarbeiter die Materialien und Geräte für seine tägliche Arbeit selbst beschaffen kann, ohne andere Menschen in diesen Vorgang zu involvieren. Zum zweiten weiß das Asset-Management-System von der Anforderung und der exakten Spezifikation des bestellten Assets, das heißt, alle Folgeprozesse können auf diesen Daten aufsetzen.

Der Service Desk bekommt eine Fehlermeldung genau von diesem Mitarbeiter, dessen alter PC nicht hochfährt. Der Blick in das Asset-Management-System informiert den damit befassten Support-Spezialisten, dass in zwei Tagen der neu bestellte PC eintreffen wird. Damit wird klar, dass es bei der Problembehebung lediglich um die Überbrückung einer kurzen Zeitspanne geht. Gleichzeitig meldet das System das in Kürze zu erwartende Vorhandensein eines ungenutzten, abgeschriebenen Rechners. Damit kann die IT-Abteilung rechtzeitig die Entscheidung treffen, ob der alte PC an einem anderen Ort zum Einsatz kommen, verkauft oder ausgemustert werden soll.

Eine solche Lösung kann sinnvollerweise um die Einrichtung von elektronischen Marktplätzen erweitert werden. Die Anforderung eines Mitarbeiters wird in diesem Falle mit den Katalogen der akzeptierten Lieferanten auf einem solchen Marktplatz zusammengeführt, so dass er seine Auswahl zu tagesaktuellen Konditionen treffen kann. Die Daten in der Eingabemaske werden mit den elektronischen Katalogen abgeglichen, und das System zeigt die möglichen Alternativen auf dem Bildschirm an.

Aber nicht nur für den Einkauf können derartige Marktplätze eingerichtet werden, sondern auch für den Verkauf von Gütern, die vom Asset-Management-System als nicht mehr benötigt oder abgeschrieben gemeldet werden.

Die Tatsache, dass die Asset-Management-Datenbank alle Informationen für Applikationen wie Service Desk, Facility Management oder Fleet Management bereithält, bietet aber noch ganz andere Anwendungsmöglichkeiten. Der Service Desk, der vielleicht gekoppelt ist mit einem Knowledge-Management-Werkzeug, in dem mögliche Maßnahmen zur Problembehebung und Self-Healing-Prozesse gespeichert sind, kann diese Funktionalität direkt den Anwendern zur Verfügung stellen. Diese können auf dieser Basis zunächst – wieder mittels eines Browsers – die Hilfe-Applikation aufrufen, die nach Eingabe der Problembeschreibung Lösungsvorschläge macht oder einen Selbstheilungsprozess anstößt, der über das Netzwerk das Prob-lem behebt.

Dieser Aufruf geht wiederum in die Asset-Management-Datenbank und steht damit dem Service-Desk-Personal zur Verfügung, wenn die Unterstützung des Systems nicht ausreicht, um den Fehler zu beheben, und ein Problem Ticket eröffnet werden muss. Der verantwortliche Support-Mitarbeiter weiß damit bereits, welche Versuche unternommen und fehlgeschlagen sind, und kann reagieren.

Entsprechend lassen sich im Facility-Management-System Workflows einbetten, die zum Beispiel das Buchen eines Raumes für eine Besprechung und die Bestellung aller benötigten technischen Geräte und der gewünschten Erfrischungen ermöglichen. Analog kann die Buchung eines Firmenfahrzeugs auf der Basis der Fleet-Management-Lösung erfolgen. Auch hier kann der Mitarbeiter über das Intranet ein Firmenfahrzeug an dem Ort seiner Wahl bereitstellen lassen.

Diese Beispiele zeigen, wie sich durch ein leistungsfähiges Asset-Management-Sys-tem eine Vielzahl von Prozessen optimieren lässt. Allein beim Einsatz von E-Procurement sprechen Analysten von einer Einsparmöglichkeit von bis zu 70 %. Aber auch im Service-Desk-Bereich kann eine Reduzierung des Call-Aufkommens von bis zu 30 % erreicht werden.

Asset-Management ist zunächst die computerunterstützte Erfassung und Speicherung aller relevanten Daten über Abschreibungs- und Verbrauchsgüter.

Diese an der Wertschöpfung maßgeblich beteiligten „Assets“ – PC, Fahrzeuge, Immobilien und Gebäude, Möbel, Verkabelungen oder Telekommunikationsanlagen – bilden die Basis für jede Tätigkeit, die dem Geschäftszweck dient. Sie führen jedoch in Relation zu ihrer Wichtigkeit häufig ein Schattendasein in den Unternehmen.

Problem: Zwar werden sie inventarisiert, aber der Tatsache, dass sie die Grundlage für eine Reihe weiterführender und womöglich geschäftsentscheidender Prozesse sind, wird häufig nicht Rechnung getragen.