Europrice-Chef Björn Freystädt über den Nutzen von Beschaffungsagenturen für den Einkauf

„Wir unterstützen unsere Kunden beim Ermitteln der besten Konditionen“

Björn Freystädt, Inhaber der Europrice Consulting, Münster: - "Wir erzielen für unsere Kunden Kostenersparnisse je nach Produkt von bis zu 70 %"
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Externe Einkaufsdienstleister brechen die festgefahrenen Beschaffungsstrukturen der Unternehmen auf. Björn Freystädt, Inhaber der Europrice Consulting, zu den Vorteilen von Beschaffungsagenturen.

Das Gespräch führte unsere Mitarbeiterin Susanne Schwab

?Woran erkennt ein Unternehmen eine seriöse Beschaffungsagentur?
!Eine seriöse Agentur zeichnet sich in erster Linie durch eine rein erfolgsorientierte Arbeitsweise aus. Nur wenn es dem Dienstleister gelingt, unter genauer Beachtung aller Kundenvorgaben einen objektiv günstigeren Alternativanbieter zu recherchieren, ist eine Honorierung gerechtfertigt. Das Honorar sollte sich prozentual an der realisierten Kundenersparnis orientieren und nicht mehr als 50 Prozent betragen.
?Wann sollten sich Unternehmen an eine Agentur wenden?
!Besonders bei investiven Produkten, wie beispielsweise Maschinen, sollten sich Unternehmen an einen Beschaffungsdienstleister wenden, da es bei einmaligen Investitionen unwirtschaftlich ist, dafür extra ein eigenes Know-how in der betriebsinternen Einkaufsabteilung aufzubauen. Generell ist es immer sinnvoll, sich an einen Dienstleister zu wenden, wenn die gesuchten Güter klar spezifizierbar sind. Unsere Kunden sprechen meist erst selber die Firmen an, mit denen sie schon einmal zusammengearbeitet haben, um dann die Konditionen der erhaltenen Angebote erfolgsorientiert überprüfen zu lassen.
?Welche Vorgaben muss das anfragende Unternehmen liefern?
!Wir benötigen im Regelfall lediglich eine Kopie des zu überprüfenden Angebots, Kostenvoranschlags oder Liefervertrags. Bei komplexen technischen Produkten oder individuellen Zulieferteilen sind technische Zeichnungen, Muster oder Fotos sehr hilfreich. Zusätzlich kann der Kunde bei uns eigene Vorgaben äußern, was beispielsweise die Dauer oder die regionale Ausweitung der Recherche anbetrifft.
Auch können bestimmte Anbieter ausgeschlossen werden, falls der Kunde dies wünscht.
?Wie finden Sie das Best-Price-Angebot? Wie lange dauert dieser Prozess?
!Am Anfang der Recherche suchen wir mit eigenen Datenbanken alle Firmen, die überhaupt als Anbieter in Frage kommen. Das können je nach Produkt schon einmal 100 oder mehr Firmen sein. Danach sprechen wir die potenziellen Lieferanten an und klären ab, ob sie in der Lage sind, den Bedarf unseres Kunden zu decken. Im zweiten Schritt erhalten dann die qualifizierten Anbieter alle notwendigen Informationen, um ein aussagefähiges Angebot verfassen zu können. Danach werden die abgegebenen Angebote kontrolliert, gegebenenfalls mit den Verfassern nachgebessert und dann miteinander verglichen. Teilweise werden die Angebote nochmals nachverhandelt. Abschließend erhält unser Kunde das Originalangebot des günstigsten Anbieters. Je nach benötigtem Gut dauert so eine Recherche zwischen 24 Stunden und maximal einer Woche.
?Wie umfangreich sind Ihre Recherchemöglichkeiten?
!Bei unseren Recherchen greifen wir auf selbst erstellte Datenbanken zurück, in denen unter anderem alle Ergebnisse von bereits erfolgreich abgewickelten Aufträgen gespeichert sind. Damit haben wir einen schnellen Zugriff auf preisflexible Anbieter aus nahezu allen Branchen, die wir bereits schon einmal empfohlen haben, und bei denen wir Sonderkonditionen genießen. Des Weiteren nutzen wir Wirtschaftsdatenbanken, um nach Anbietern bundes- oder europaweit suchen zu können. Neben den erwähnten Datenbanken ist das Internet ebenfalls ein wichtiger Informationslieferant.
Flexible Anbieter ermöglichen Best-Price-Angebote
?Wie hoch sind die Einsparpotenziale, die ein Unternehmen mit Hilfe einer Beschaffungsagentur erzielen kann?
!Die Einsparungen hängen immer ganz von dem gesuchten Gut und dem dazugehörigen Marktsegment ab. Je nach Marktbeschaffenheit und Vorgabeangebot des Kunden sind nach umfangreicher Recherche Einsparungen von 5 bis über 70 Prozent möglich. Wichtig ist dabei, dass wir nicht nur den Einstandspreis optimieren, sondern auch die administrativen Kosten minimieren und Arbeitszeit einsparen. Mittlerweile können wir in 86 Prozent aller Aufträge signifikant Kosten sparen. Die durchschnittliche Ersparnis unserer Kunden lag im letzten Jahr bei etwa 15 Prozent.
?Sehen Sie sich als Wettbewerb zu den Einkaufsabteilungen der Unternehmen?
!Nein, definitiv nicht. Wir können im Bereich der erfolgsorientierten Angebotsüberprüfung erst dann tätig werden, wenn unsere Kunden die interne Bedarfsermittlung abgeschlossen haben und uns ein selbstständig eingeholtes Angebot zur Überprüfung der Konditionen vorlegen. Wir unterstützen unsere Kunden lediglich bei der Ermittlung der besten Konditionen und sparen ihnen zusätzlich Prozesskosten sowie Arbeitszeit ein.
?Wie stark ist das Interesse der Lieferanten, in Ihre Recherchekartei aufgenommen zu werden?
!Das Interesse der Lieferanten an einer Zusammenarbeit mit uns ist sehr hoch. Da wir viele Firmen, Verbände und Kommunen unabhängig und objektiv beim Einkauf beraten, sind die angesprochenen Zulieferer grundsätzlich bereit, außergewöhnlich gute Preise zu kalkulieren, um bei zukünftigen Recherchen von uns wieder berücksichtigt zu werden. Für die Anbieter liegen die Vorteile unseres großen Lieferantenstammes ganz klar auf der Hand: Unsere Kunden haben die Bedarfsermittlung abgeschlossen und benötigen im Regelfall keine Beratung mehr.
?Können Sie Ihren Kunden und Lieferanten eine vertrauliche Ermittlung garantieren?
Die Kosten für die Dienstleistung sind erfolgsorientiert
!Ja, das garantieren wir unseren Kunden – auf Wunsch auch gerne schriftlich. Grundsätzlich nennen wir nie den Namen unseres Kunden gegenüber den Anbietern, die wir während der Recherche ansprechen, um Irritationen des Marktes oder bei bestehenden Anbietern des Kunden zu vermeiden. Alle Informationen, die wir von unseren Kunden erhalten, werden streng vertraulich behandelt und den Anbietern nur in so weit zugänglich gemacht, wie dies für eine Angebotserstellung unumgänglich ist. Aus diesen Gründen sprechen wir auch nie den Anbieter an, von dem unser Kunde bereits das Vorgabeangebot erhalten hat, welches wir überprüfen. Erst wenn sich unser Kunde mit dem von uns recherchierten Angebot bei dem jeweiligen Anbieter meldet, begibt er sich aus seiner Anonymität.
?Wie lange begleiten Sie als Dienstleister den Verhandlungs- und Kaufprozess?
!Grundsätzlich begleiten wir den Prozess bis zu dem Punkt, an dem wir das objektiv beste Angebot ausgehandelt haben. Unsere Kunden erhalten dann das Originalangebot und können sich zwecks Bestellauslösung mit dem jeweiligen Anbieter in Verbindung setzen. Selbstverständlich sind wir auch danach noch beratend zur Stelle, um unseren Kunden einen reibungslosen Abschluss des Projektes zu gewährleisten.
?Was müssen Ihre Kunden für die erbrachte Recherche-Dienstleistung bezahlen?
!Wie schon erwähnt, arbeiten wir rein erfolgsorientiert. Nur wenn wir unseren Kunden unter Beachtung aller Spezifikationen und Vorgaben objektiv Kosten einsparen können, beteiligen wir uns an der durch uns realisierten Ersparnis. Ziel ist es, ein Angebot eines Alternativ-anbieters zu recherchieren, welches bis auf den Preis mit dem zu überprüfenden Angebot absolut identisch ist. In diesem Erfolgsfall erhalten wir als Honorar ein Drittel der Ersparnis. Sollten wir in Ausnahmefällen einmal ein Vorgabeangebot nicht durch einen anderen Anbieter unterbieten können, ist unsere Dienstleis-tung für den Kunden kostenlos – zumindest weiß er dann aber, dass er mit hoher Wahrscheinlichkeit bereits den besten Marktpreis gefunden hat.
Praxisbeispiel: Der Profi-Rechercheur spart Zeit und Geld
Kunde:
– Plante den Einkauf einer Fräs- und Dickenhobelmaschine mit individuellen Zusätzen (diverse Werkzeug- und Messersätze).
– Holte dazu von den ihm bekannten Lieferanten (die in der Vergangenheit schon bei ähnlichen Projekten tätig waren) vier Angebote über den intern festgelegten Bedarf ein.
– Übergab Europrice eine Kopie des besten Angebotes seiner Vorauswahl und eigene Vorgaben bezüglich Kundendienst und Wartung.
– Preis des besten Angebotes: 26893 DM.
Ergebnis:
Vorgabepreis des Kunden: 26 893 DM
Recherchierter Preis: 21 472 DM
Einsparung: 5421 DM
Effektive Ersparnis des Kunden: 3614 DM
Europrice Consulting:
– Mit Hilfe von eigenen Datenbanken wurden 13 in Frage kommende Zulieferer ausgewählt.
– Die potenziellen Zulieferer wurden angesprochen und zur Abgabe ihres besten Angebotes motiviert.
– Die Angebote wurden kontrolliert, mit den jeweiligen Anbietern nachgebessert und verglichen.
– Bei den Nachverhandlungen konnte unter Beachtung aller Kundenvorgaben ein Preis von 21 472 DM mit einem Lieferanten vereinbart werden, der nur knapp 30 Kilometer vom Kunden entfernt saß und umfangreiche Referenzen beibringen konnte.
Kundenvorteile:
– 3614 DM Ersparnis
– Arbeitszeitersparnis
– minimale Prozesskosten
– kein Kostenrisiko bei der Recherche
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