Zwei Tore für einen ganzen Industriepark

Dr. Matthias Kausch ist Mitarbeiter der Astrum GmbH in Erlangen

Wenn immer mehr Besucher ein Unternehmen aufsuchen, dann wird die Abwicklung entsprechend schwierig. Diese Erfahrung machte auch die Freudenberg Service KG, der Infrastruktur-Dienstleister der Unternehmensgruppe Freudenberg am Standort Weinheim. Dort betreibt das weltweit tätige Unternehmen seit 1995 einen Industriepark, der von konzerneigenen und fremden Firmen genutzt wird. Spätestens seit die Zahl der Tore von fünf auf zwei reduziert wurde, war allen Beteiligten klar: Nur mit Hilfe einer flexiblen Software, die in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren ist, kann eine effiziente Zugangskontrolle sicher gestellen werden.

Auf rund 1,2 km² arbeiten inzwischen rund 40 Unternehmen. Täglich werden an den Werktoren über 200 Besucher weiter-geleitet. Hinzu kommen 300 bis 400 Bewegungen von Lastkraftwagen und 200 weitere Fahrzeuge von Fremdfirmen. „Die damit verbundene Informationsaufnahme und -verarbeitung ließ sich manuell nicht mehr effizient handhaben“, so Jürgen Steinmetz, Leiter des Industrieparks und zuständig für die Bereiche Security und IT.

Die Abteilung Security der Freudenberg Service KG war schon immer aufgeschlossen für neue Technologien. Bereits vor über 20 Jahren begann am Standort Weinheim der Aufbau eines automatischen Zugangskontrollsystems mit Schranken für Zweiradfahrer und Kraftfahrzeuge, Drehkreuzen und -sperren sowie Schleusenanlagen.

Die Umwandlung in einen Industriepark stellte das Unternehmen vor neue Herausforderungen. Fortan sollten Wünsche und Bedürfnisse der Kunden im Zugangsmanagement flexibel umgesetzt werden. Hinzu kam, dass Ende 2000 eine neue Pforte in Betrieb genommen wurde, welche die Aktivitäten von zwei Toren (Fahrzeuge) und einem Besucherempfang bündelte. „Ohne Unterstützung durch ein DV-System hätten die Aufgaben von drei Pforten mit sechs Werkschutzmitarbeitern nicht auf eine Pforte mit drei Angestellten konzentriert werden können“, ist sich Jürgen Steinmetz sicher. Das zu dieser Zeit noch praktizierte System mit manuell erstellten Besucherausweisen und Einfahrberechtigungen hatte zudem den Nachteil, dass das Duplikat immer nur am ausstellenden Tor vorlag. War am Abend dieses Tor bereits geschlossen und der Besucher musste zu einem anderen Tor herausfahren, konnte dort der Werkschutz den Vorgang nicht schlüssig nachvollziehen.

In Zusammenarbeit mit den Unternehmen am Standort wurde das Zugangsmanagement neu organisiert. Das Ziel war, mehr Flexibilität und Transparenz herzustellen – insbesondere für den Lieferverkehr. Heute werden drei Abwicklungsverfahren praktiziert:

– Lkws melden sich an der Pforte an. Die gewonnenen Informationen werden der Ladestelle im Intranet der Freudenberg Service KG zur Verfügung gestellt. Die Ladestelle entscheidet individuell, wann sie den Lkw abruft.

– Regelmäßig verkehrende Lkw, beispielsweise Lieferdienste, fahren direkt auf die Waage am Tor. Via Kamera wird über das Fahrzeugkennzeichen der Lkw erfasst und der Vorgang auf den Bildschirm geholt. Der Lkw kann auf diese Weise zügig abgefertigt werden.

– Einen eigenen Komplex stellen die Muldenfahrzeuge dar. Bei dieser Anwendung wird nicht nur das Fahrzeug, sondern auch die Muldennummer sowie das Gewicht der Mulden erfasst und an ein Abrechnungssystem weitergeleitet.

Die Vorgaben an die Software waren daher hoch, zumal sie in die bereits vorhandene IT-Landschaft integriert werden musste. Hierfür mussten entsprechende Schnittstellen geschaffen werden, vor allem zum Intranet, der Hauptstütze des Gesamtsystems. Aber auch zu den Lkw-Waagen oder den Touchscreens zur Eingabe von Daten durch Einfahrer mussten datentechnische Verbindungen aufgebaut werden.

Die meisten der am Markt vorhandenen Besucherverwaltungssysteme erwiesen sich als zu wenig flexibel, um den gestellten Anforderungen gerecht zu werden. Fündig wurde man schließlich mit dem Softwarepaket Visit der Astrum GmbH in Erlangen. Obwohl die Funktionalitäten ursprünglich auch hier begrenzt waren, zeigte der Hersteller Engagement und Flexibilität hinsichtlich der Sonderwünsche. Was Freudenberg an dem Produkt zudem gefiel, war die Möglichkeit, auf der Bildschirmoberfläche mit Piktogrammen arbeiten zu können.

Bereits nach den ersten Gesprächen wurde es schnell konkret. Freudenberg gab die Prozesse einschließlich der spezifizierten Masken für den Bildschirm vor. Astrum wiederum entschied, ob die Vorgaben im Projekt realisierbar waren. „Von Anfang an musste alles für den Roll-Out stimmen, denn für die Inbetriebnahme des gesamten Systems gab es keine Vorlaufzeit. Wir mussten die bisherigen Tore schließen und das neue Tor zeitgleich in Betrieb nehmen“, so Steinmetz. Henning Faas, Leiter für den Bereich Intranet bei Freudenberg, erinnert sich an die Anfänge: „In den ersten Monaten gab es noch kleinere Mängel mit dem Grundmodul der Software. Manchmal fehlte etwa ein Datum auf dem Ausdruck oder eine Maskensteuerung entsprach nicht der Vorgabe. Aber so ist das, Neuentwicklungen haben Kinderkrankheiten.“ Die Anlaufprobleme waren jedoch mit den ersten Updates behoben.

Die Kommunikation verschiedener Softwaresysteme ist die Grundlage für einen erfolgreichen Workflow. Das Besucherverwaltungssystem wurde vor allem deshalb ausgewählt, weil es problemlos in die DV-Landschaft passt. Es läuft auf einem SQL-Server, der zugleich als Datenbankserver für das Intranet genutzt wird. Die Software-Lösung ist für die Lkw-Abwicklung ans Intranet angebunden. Die Informationen, welche die Fahrer an der Pforte oder am Tor hinterlassen, werden erfasst und dann im Intranet bereitgestellt. „Alle verantwortlichen Stellen im Industriepark erhalten dieselben Informationen“, beschreibt Henning Faas das Zusammenspiel der einzelnen Systemelemente. Hierbei helfen auch Barcodeleser. „Mit Hilfe des Barcodes am Ausweis wird der Lkw-Fahrer beim Ausfahren leichter und schneller identifiziert. Das gleiche Verfahren kommt auch bei Besuchern zum Einsatz.

Die Besuchervoranmeldung im Intranet erfolgt über eine vereinfachte Visit-Maske. Personen- und Firmenname werden eingetragen. Liegen die Daten dem System durch eine Voranmeldung vor, wird der Besucher beim Eintreffen erkannt und der Ausweis ausgedruckt. Erscheint ein Besucher zum wiederholten Mal an der Pforte, werden seine Angaben schon bei der Eingabe mit der Datenbank verglichen. In beiden Fällen wird der Vorgang beschleunigt.

Die größte Herausforderung war die Koppelung der verschiedenen Systeme von den Waagen an der Pforte bis hin zu den unterschiedlichen Barcodelesern. Alles musste aufeinander abgestimmt sein. Es handelte sich dabei nicht um einfache, serielle Schnittstellen. „Viele Interfaces mussten erst geschaffen werden“, erläutert Henning Faas das Prozedere. Seit rund anderthalb Jahren läuft das Gesamtsystem reibungslos. Mit Visit lassen sich jetzt im Rahmen des Zugangsmanagements die Vorgänge an den Pforten und auf dem Gelände besser nachvollziehen. „Durch die Datenbank sind Informationen stets präsent und reproduzierbar, Abläufe werden vereinfacht“, fasst Steinmetz zusammen.

Der Industriepark Freudenberg Weinheim ist heute ohne dieses moderne Zugangs-management nicht mehr vorstellbar. Im Mittelpunkt steht das Intranet, das wichtig ist für die Kommunikation zwischen der Freudenberg Service KG als Dienstleister und den Mietern am Standort. Das Besucherverwaltungssystem stellt einen zentralen Baustein in diesem Kommunikationsgefüge dar.

Die Unternehmensgruppe Freudenberg ist ein weltweit tätiger Automobilzulieferer in der Dichtungs- und Schwingungstechnik, der weltgrößte Vliesstoffproduzent und ein global agierender Anbieter mechanischer Reinigungsprodukte. Freudenberg blickt auf eine über 150-jährige Firmengeschichte zurück und ist inzwischen in mehr als 40 Ländern präsent. Seit 1995 betreibt das Unternehmen einen Industriepark an seinem Stammsitz in Weinheim.