Den Zeitaufwand fast halbiert

Technische Dokumentationen sollen den Anwender zum sicheren und effizienten Umgang mit einer Anlage, Maschine oder einem Produkt befähigen. Die EU-Maschinenrichtlinie macht die Dokumentation obligatorisch. Ist eine Betriebsanleitung fehlerhaft, zieht dies für den Hersteller beträchtliche Haftungstatbestände nach sich. Gerade Installationen im Anlagenbau bestehen oft aus vielen verschiedenen Komponenten, teilweise selbst hergestellt, teilweise zugeliefert. Bei der Übergabe einer Anlage müssen oft nicht nur Eigen- und Fremddaten als aggregiertes Gesamtdokument aus Bedienungs- und Wartungsanleitungen, Zeichnungen, Plänen und Protokollen übergeben werden, die technische Dokumentation ist oft zugleich in einer Vielzahl von Sprachen zu erstellen. Ohne Softwareunterstützung können deshalb selbst kleine Änderungen an einer Anlage nicht nur hohe Kosten für Überarbeitung und Übersetzung verursachen, auch die von ISO 9001 verlangte lückenlose Nachverfolgbarkeit von Änderungen in der Technischen Dokumentation steht auf dem Spiel.

Seit 2010 setzt die international aufgestellte VWS Deutschland GmbH das Redaktionssystem Docuglobe ein. Das 1892 gegründete Unternehmen ist einer der führenden Anbieter in der Wasseraufbereitung und beschäftigt rund 350 Mitarbeiter an Standorten in Celle, Zwenkau und Bayreuth. Als Teil der Unternehmensgruppe Veolia Water Solutions & Technology bietet VWS Deutschland Anlagen und Lösungen zur Aufbereitung von Trink-, Prozess- und Abwasser. Weitere Leistungsbereiche sind Wasser-Recycling und die Erstellung und Realisierung von Total-Water-Management-Konzepten. Die wesentlichen Zielbranchen des Unternehmens sind die Getränke- und Nahrungsmittelindustrie, die Energieerzeugung, Chemie- und Pharmaunternehmen, die metallverarbeitende Industrie, internationale Hilfsorganisationen, Krankenhäuser und Laboratorien.

Die Anlagen der VWS Deutschland GmbH bestehen neben selbstgefertigten Komponenten aus vielen Zukaufteilen. Die produktbegleitende Dokumentation ist deshalb sehr umfangreich. Hauptbestandteile Technischer Dokumentationen bei VWS sind Betriebs- und Wartungsanleitungen. Diese umfassen zwischen 70 und 150 Seiten. Je nach Auftrag wird die Dokumentation für die verwendeten Zukaufteile durch bis zu 80 Zulieferdokumentationen ergänzt. Bei Kraftwerksdokumentationen geht die Seitenzahl gar in die Tausende.

Vor der Einführung des Redaktionssystems Docuglobe arbeiteten die Technischen Redakteure mit vielen Einzeltexten. War für ein neues Projekt eine Dokumentation erforderlich, diente ein vergleichbares Projekt aus der Vergangenheit als Vorlage. „Uns fehlte eine übergeordnete Verwaltung der Inhalte“, sagt Alexander Fenske, bei der VWS Deutschland GmbH verantwortlich für die Technische Redaktion. „Das führte zu einer suboptimalen Datenkonsistenz bei der Erstellung des Gesamtdokuments.“ Obwohl es bei verschiedenen Projekten in der Regel eine inhaltliche Schnittmenge von rund 70 % gab, musste stets das Gesamtdokument auf Richtigkeit überprüft werden. Auch mussten die fremdsprachlichen Versionen einer Dokumentation bei einem neuen Projekt meist in vollem Umfang neu übersetzt werden, weil eine modulare Verwaltung der Inhalte fehlte. Um hier Zeitaufwand und Kosten zu minimieren, machte sich die VWS Deutschland GmbH auf die Suche nach einem Redaktionssystem. Am Ende entschied sich das Unternehmen für Docuglobe, eine Software der GDS AG aus dem münsterländischen Sassenberg.

Die intuitive Bedienung der Software sowie die Verwendung von Microsoft Word als Editor war für VWS ein ausschlaggebendes Argument pro Docuglobe. Zur Modulerstellung wird automatisch eine Dokumentvorlage in Word geöffnet, in der bestimmte Formate und Autotexte zur Verfügung stehen. In der gewohnten Umgebung fanden sich die Redakteure schnell zurecht. Heute arbeiten in der Technischen Redaktion des Anlagenbauers vier Mitarbeiter mit der Software. Die Erfassung von Dokumentationsinhalten mit Docuglobe bietet gegenüber einer manuellen und inkonsistenten Verfahrensweise einen wesentlichen Vorteil, wie GDS-Vertriebsleiter Henning Mallok erklärt: „Gleichen sich die Dokumentationen von Produkten, Maschinen oder Anlagen in Teilen des Inhalts, müssen beispielsweise bei einer technischen oder gesetzlichen Änderung, die alle Produkte betrifft, nicht mehr in allen Dateien die Korrekturen vorgenommen werden.“ Docuglobe-Anwender müssen lediglich das betroffene Modul, das in allen angelegten Dokumentationen an einer festen Stelle integriert ist, bearbeiten.

Alexander Fenske schätzt, dass die Erstellung einer Technischen Dokumentation dank des Software-Einsatzes nur noch etwa die Hälfte der bisherigen Zeit in Anspruch nimmt, weil die Redakteure keinen Arbeitsaufwand in die Erstellung der wiederkehrenden Inhalte investieren müssen, sondern sich hauptsächlich den projektspezifischen Beschreibungen und Anleitungen widmen können: Wenn beispielsweise eine Enthärtungsanlage in verschiedenen Ausprägungen gefertigt wird, jeweils aber die gleichen Steuerungselemente beinhaltet, gibt es große Schnittmengen und nur feine Unterschiede in den Dokumentationen.

Das Zusammenführen der relevanten Module geschieht mit Docuglobe unkompliziert per Drag & Drop. Über eine Variantenfunktion der Software lassen sich Bedienungs- und Wartungsanleitungen direkt für unterschiedliche Zielgruppen wie etwa einen Installateur modifizieren. Mithilfe der Sprachverwaltung von Docuglobe kann der Anwender Inhalte anschließend zur Übersetzung an Agenturen weitergeben. So müssen für die internationale Anpassung nur noch einzelne Module, nicht aber das Gesamtdokument übersetzt werden.

Nachdem alle Informationsmodule zu einem Dokument zusammengestellt sind, übernimmt Docuglobe die Gliederung, erzeugt das Layout und fügt Grafiken und Anhänge ein. Das garantiert ein einheitliches Erscheinungsbild im Unternehmensdesign. Die Technischen Redakteure bei VWS Deutschland ziehen heute eine eindeutig positive Bilanz: „Durch die bedienfreundliche Software können wir permanent auf einen wachsenden Pool finalisierter Inhalte zugreifen. Das steigert die Datenkonsistenz unserer Technischen Dokumentationen. Wiederkehrende Inhalte lassen sich bequem verwalten und einer neuen Dokumentation per Mausklick hinzufügen. So können wir uns voll auf die projektspezifischen Anleitungen und Beschreibungen konzentrieren“, sagt Fenske.

Malte Limbrock Journalist in Bonn