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Digitale Ordnung für das Aktenchaos

Kosten und Risiken von Verträgen systematisch minimieren
Digitale Ordnung für das Aktenchaos

Vertragsmanagement | Es herrscht Chaos in Ablagen, Ordnern und Postfächern? Digitales Vertrags-Management entlastet nicht nur das Tagesgeschäft – es hilft Unternehmen den Wert, die Risiken sowie die Chancen von Verträgen richtig einzuschätzen.

Gunther Ebert Manager ECM Products, Forcont Business Technology GmbH, Leipzig

Ab einem gewissen Volumen verlieren Unternehmen häufig den Überblick über ihre Verträge. Das ist kein Unwille oder Unvermögen, sondern ein rein strukturelles Problem. Im Geschäftsalltag werden Vertragsakten von Mitarbeitern unterschiedlicher Fachbereiche eingesehen und bearbeitet. Daher kreisen sie, mal als Original, mal als Kopie – häufig mit aktuellerem Inhalt als das Original – beständig durch das Unternehmen. Dieser Aktentourismus wird dann zum Problem, wenn irgendwann nur noch einzelne Fachbereiche oder gar einzelne Personen über den Verbleib einer Vertragsakte Bescheid wissen.
Den betroffenen Mitarbeitern oder Fachabteilungen liegen Verträge dann gar nicht oder nur unvollständig vor. In der Folge werden möglicherweise Fristen nicht rechtzeitig erkannt oder Termine nicht eingehalten. Durch die mangelnde Transparenz können Rechtsabteilung und Risikomanagement die Vertragsverhandlungen nicht sinnvoll begleiten. Im schlechtesten Fall kommt es zu nachteiligen Abschlüssen für das Unternehmen. Schließlich ist auch das Reporting beeinträchtigt, da die Verträge mühsam zusammengesucht werden müssen und die undurchsichtige Vertragshistorie zu fehlerhaften oder veralteten Reportings führen kann.
Gerade die juristische und risikobezogene Bewertung der Verträge ist heikel. Laufen bestimmte Fristen unbeachtet ab, basiert das Geschäft ab diesem Zeitpunkt womöglich auf unwirksamen Vertragsbestandteilen, also nur noch auf Gewohnheit. Oder es wurden nicht alle Vertragspflichten bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erfüllt und der Geschäftspartner kann Verzugskosten geltend machen bzw. die Einrede der Verjährung erklären. Schließlich sind auch langfristige Gewährleistungsrechte und -pflichten ein immer wiederkehrendes Thema; etwa wenn Vertragsklauseln durch gesetzliche Novellierungen angepasst werden müssen oder sich der persönliche Haftungsrahmen der Vertragsparteien ändert. Solche Risiken und die damit verbundenen Kosten lassen sich durch die vollständige, kontinuierliche Kontrolle von Fristen und Leistungen vermeiden.
Neben der Forderung nach besserer Übersicht und einer aktiven Risikovermeidung gibt es noch einen dritten Motivator: die Compliance. Häufig wird deren Entwicklung und Umsetzung auch von externen Stellen gefordert: etwa von Wirtschaftsprüfern oder Geschäftspartnern mit einem entsprechenden Qualitätsmanagement. Diese Ansprüche kann nur digitales Vertragsmanagement befriedigen: die systematische Bearbeitung, Überwachung, Auswertung und Ablage.
Umfassend oder gezielt?
Bei der Einführung eines digitalen Vertragsmanagements wird oft versucht, sofort alle Vertragsarten digital zu verwalten. Allerdings ist dies nur selten sinnvoll, geschweige denn kosteneffizient umsetzbar. Standardverträge mit immer denselben Konditionen, (wie etwa Endkundenverträge) in einer speziellen Softwarelösung zu verwalten, ist weder notwendig noch vorteilhaft. Aus solchen Verträgen ergeben sich erstens kaum Risiken. Zweitens gibt es keine für das Alltagsgeschäft relevanten Informationen, die exklusiv nur in diesen Verträgen zu finden sind. Hier ist ein CRM-System in der Regel die bessere Organisationsform. Bei komplexen Lieferanten-, Miet-, Kreditrahmen- und individuellen Dienstleistungsverträgen kann eine Vertragsmanagement-Lösung dagegen ihr volles Potenzial ausschöpfen. Die Verträge sind dann permanent allen berechtigten Mitarbeiter zugänglich – und, ein intelligentes Rechte- und Rollenkonzept vorausgesetzt, auch nur diesen. Der gesamte Lebenszyklus des Vertrags mit allen Dokumenten, Notizen, Terminen und Fristen, Protokollen sowie der Änderungshistorie ist dann mit wenigen Klicks verfügbar. Das verbessert die Auskunftsfähigkeit der jeweiligen Fachabteilung und erleichtert das Vertragscontrolling.
Aufbau und Funktionen
Kern einer jeden Vertragsakte ist eine fest definierte, übersichtliche und optisch einheitliche Grundstruktur, sodass sich jeder Mitarbeiter schnell zurechtfindet – auch in Verträgen, deren Entstehung ein anderer Fachbereich betreute. Durch eindeutige, verpflichtende Workflows werden zudem für jede Akte Kerninformationen erfasst, die durchgängig den Qualitätsanspruch der Vertragsverwaltung sicherstellen. Dazu gehört die Erfassung externer wie auch interner Vertragspartner, sowie die zuständigen Rechts- oder Fachbereiche. Hinzu kommen natürlich auch noch das unterschriebene Vertragsdokument selbst sowie weitere Vertragsdaten zur inhaltlichen Klassifikation des Vertrages (Vertragsgegenstand), des Vertragstyps und der Vertraulichkeit.
Eine intuitive, nutzerfreundliche und anpassbare Oberfläche erlaubt es, die verschiedenen Aufgaben der Fachabteilungen individuell abzubilden. Dazu gehört auch, dass die Workflows des Vertragsmanagements an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Entscheidend für einen produktiven Einsatz ist außerdem eine leistungsfähige Suchfunktion und eine praxistaugliche, das Wording des Unternehmens abbildende Verschlagwortung, die sich jederzeit problemlos erweitern und anpassen lässt. •

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