Sparen auf Zuruf

„Alexa, wo kann ich heute sparen?“

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Der strategische Einkauf verbringt viel Zeit mit Analysen und Reportings. Künftig nehmen ihm Algorithmen diese Arbeit ab. Einsparpotenziale, Bestellzeitpunkte oder Bestandshöhen – all das ermitteln dann Analytics-Lösungen per Sprachbefehl. Auch Verhandlungen lassen sich über den intelligenten Assistenten vorbereiten.

Marc Kloepfel und Duran Sarikaya
Geschäftsführer Kloepfel Group

Christopher Messina

Für die Beschaffung ist die Digitalisierung Alltag. Bestellvorgänge laufen automatisiert, C-Teile werden über Plattformen beschafft und Preise per elektronischer Ausschreibung oder E-Auktion ermittelt. Dabei wuchs die Datenbasis immer weiter und der strategische Einkäufer mutierte zum Analysten. Spend-Analysen, die Optimierung von Artikel-, Warengruppen- oder Lieferanten-Setups, die Suche nach Savings, die Vorbereitung von Verhandlungen, dazu Reportings gegenüber dem Management sind Routinen, die Aufwand und Zeit bedeuten.

Endlich denkt die Software mit

Nicht mehr lange. Denn jetzt kommt künstliche Intelligenz ins Spiel. Sie ist immer dann gefragt, wenn es darum geht, große Datenmengen zu durchsuchen und Vorschläge für Optimierungen zu machen. Analytics- und Controlling-Lösungen denken nämlich mit. Die erwähnten Lösungen entdecken in Einkaufs- und Marktdaten Muster und Abweichungen. Sie prognostizieren Lieferrisiken und Preise, ermitteln Einsparpotenziale auf Artikel-, Warengruppen- oder Lieferantenbasis, empfehlen optimale Bestellzeitpunkte, errechnen Sicherheitsbestände und liefern Handlungsempfehlungen. Und das auf Zuruf. Die Lösung von Kloepfel iProcurement lässt sich beispielsweise ab Ende Sommer 2018 auch per Sprachbefehl steuern – über Alexa, den smarten Speaker von Amazon.

Vieles von dem, was das selbstlernende System in Bestell- und Kreditorendaten, Preis- und Mengeninformationen, Chargen-, Lager-, Qualitäts-, Markt- und Risikodaten an Mustern und Auffälligkeiten etwa bei Konditionen, Stückkosten, Frachtraten oder Lieferanten-Klassifizierungen findet, blieb zuvor unentdeckt − vor allem bei
B- oder C-Teilen. Denn der Fokus des Einkaufs liegt nun mal auf zentralen Warengruppen und Bauteilen. Der Tail-Spend läuft besonders in mittelständischen Einkaufsorganisationen einfach mit.

Minus 80 Prozent Reporting-Aufwand

In diese Lücke springt die smarte Lösung. Die Detailarbeit, die der strategische Einkauf in dieser Fülle kaum zu leisten vermag, erledigt das selbstlernende System über Nacht. Das Prinzip: Die KI entdeckt die Kostenhebel und gibt Empfehlungen. Der Einkauf entscheidet, generiert die Savings und hat am Ende mehr Zeit für Wertschöpfendes. Bis zu 80 % des Reporting-Aufwands entfällt im strategischen Einkauf, wenn die automatisierbare Arbeit über KI-Lösungen läuft. Der morgendliche Dialog mit der künstlichen Intelligenz könnte also künftig so aussehen:

  • „Alexa, öffne iProcurement.“
  • „Willkommen bei iProcurement. Was möchtest du tun?“
  • „Sparen.“
  • „Möchtest du bei einem Lieferanten, Artikel oder einer Warengruppe sparen?“
  • „Bei Lieferanten.“
  • „Hier hat der Top-Lieferant einen Anteil von rund 55 Prozent und es gibt weitere 125 Lieferanten. Der Top-Lieferant bietet ein wahrscheinliches Potenzial bedingt durch eine verhandlungsgünstige Korrelation der Preis- , Mengen- und Losentwicklung.“
  • „Erstelle eine Ausschreibung!“ (…)

In der KI-Lösung iProcurement steckt das Know-how aus über 600 Einkaufsprojekten der Kloepfel Group. Der Vorteil ist die 360-Grad-Sicht. Das System fügt werkübergreifend Stamm- und Bewegungsdaten aus verschiedenen Quellen zusammen, verdichtet sie und bietet eine Komplettansicht auf alle Informationen.

Daten aus allen Systemen

Die Daten kommen aus ERP-Systemen, der Finanzbuchhaltung, dem SRM-System, aus selbstgestrickten Excel-, Access- oder SQL-Lösungen und aus externen Datenquellen (zum Beispiel Risikodaten oder den Sourcingdaten von Scoutbee). Auch Freitextbestellungen durchsucht das System nach möglichen Synergien und potenziellen Bündelungen. Hieraus generiert die KI ihre Analysen und leitet aus ihnen selbstständig Prognosen und Handlungsempfehlungen ab. Erstellt werden zum Beispiel ABC/XYZ-Analysen, Lieferantenprofile, Artikelanalysen, Maverick-Buying-Analysen, Konditionen-Benchmarks, Absatz- und Lageranalysen sowie Qualitätsanalysen.

Vor allem Rohstoff-Preisentwicklungen spielen für die Beschaffung eine große Rolle. Der lernende Preisalgorithmus analysiert die Entwicklungen der letzten Jahre, wählt Lieferanten aus, entwickelt Prognosen und gibt Empfehlungen für den idealen Wiederbeschaffungszeitpunkt. Auch Verhandlungserfolge lassen sich automatisch aufzeigen. Das System überwacht zudem die Performance von Lieferanten, stellt die tatsächlichen Einsparungen dar und liefert werkübergreifende und standortbezogene Soll-Ist-Analysen.

Über den Sprachassistenten lässt sich das System zudem simpel und intuitiv steuern. Das Dashboard lässt sich individuell konfigurieren. Die komplexen statistischen Verfahren laufen in der Cloud. Der Arbeitsalltag für den Einkauf wird entschlackt. Zugleich nimmt die Entscheidungssicherheit zu. Und das ohne stundenlanges Brüten über Excel-Tabellen.

Fakten statt Bauchgefühl

Die Software-as-Service wird ausschließlich auf leistungsstarken Serverfarmen in Deutschland gehostet. Die Verfügbarkeit beträgt 99,9 % Der Datenschutz nach dem aktuellen Bundesdatenschutzgesetz ist sichergestellt. Eine Umfrage von Kloepfel auf den BME-E-Lösungstagen 2018 ergab, dass 85 % der Einkäufer ihr Beschaffungsverhalten aufgrund solider Prognosen und datenbasierter Empfehlungen ändern würde. Zu oft entscheidet heute immer noch das Bauchgefühl. Faktenbasiert entscheiden – das ermöglicht die Lösung iProcurement dem Einkauf.

Innovatives, ressourcenschonendes und kostengünstiges Produktdesign verlangt einen intensiven Dialog mit Lieferanten. Die Zusammenarbeit mit externen Partnern wird zum strategischen Wettbewerbsvorteil für Unternehmen. Crossfunktionale Teams, die Arbeit in Ökosystemen und Themen wie Open Innovation verlangen eine intensive Vernetzung und Beobachtung der Märkte. Anders als früher muss sich der Einkauf künftig noch viel mehr darauf konzentrieren, die Produktentwicklung zu unterstützen, indem er Lieferanten frühzeitig einbindet und ihren Innovations-Input nutzt. Wenn digitale Assistenten automatisierbare Routinen übernehmen, entstehen im Einkauf die notwendigen Freiräume, sich in die Produktentwicklung intensiv und wertschöpfend einzubringen.

Einsparpotenziale bis zehn Prozent

Die via KI ermittelten Einsparpotenziale liegen bei 5 bis 10 % pro Warengruppe. Das zeigen die Erfahrungen der letzten Monate. Im Rohstoffeinkauf lassen sich je nach Warengruppe durch ideale Wiederbeschaffungszeitpunkte nochmals ein bis zwei Prozentpunkte sparen. Für rohstoffintensive Industrien sind das mächtige Savings.

Das Tool ist modular aufgebaut. Je nach Bedarf lassen sich Module für Rohstoffpreisentwicklung, Bestandsmanagement und zur Analyse von Mengen- und Preis-Korrelationen kombinieren. Die jährlichen Nutzungsgebühren für das Tool liegen im vierstelligen Bereich, was es damit besonders für den Einsatz im Mittelstand interessant macht.

KI schafft im Einkauf Zeit fürs Wesentliche. Oder auch einfach Zeit für die nicht minder wichtige Work-Life-Balance. Wenn der Algorithmus nachts arbeitet, können Einkäufer vielleicht mal pünktlich nach Hause gehen.

Geschäftsführer Kloepfel Supply Group


KI im strategischen Einkauf

  • Intelligente Assistenzsysteme unterstützen den strategischen Einkauf und nehmen ihm automatisierbare Routinen ab.
  • Die KI untersucht Bestell-, Preis- und Mengendaten nach Mustern und Auffälligkeiten.
  • Die Systeme geben Handlungsempfehlungen für Einsparungen auf Artikel-, Materialgruppen- oder Lieferantenbasis. Die Entscheidung selbst liegt beim Einkauf.
  • Muster und Abweichungen in der Supply Chain werden transparent, Potenziale für Savings sichtbar (zum Beispiel Abweichungen bei Zahlungskonditionen, Frachtraten, bei Mengen- und Preiskorrelationen oder auffälliges Maverick-Buying).
  • Auf Basis von Rohstoffindizes prognostizieren die Modelle Preisentwicklungen (der Algorithmus von Kloepfel iProcurement macht dies mit einer Genauigkeit von 85 %) und sprechen Bestell-Empfehlungen aus.
  • Daten aus unterschiedlichen Quellen werden konsolidiert und in einer 360-Grad-Sicht präsentiert.
  • Durch den Einsatz von KI reduziert sich der Reporting-Aufwand um bis zu 80 %.
  • Die Steuerung ist simple und erfolgt per Sprachbefehl. Das Dashboard lässt sich individualisieren. Der Schulungsaufwand für Anwender beträgt einen Tag.
  • Kloepfel iProcurement gibt es als Software-as-a-Service. Das Hosting erfolgt in Deutschland. Jaggaer-Kunden erhalten eine Gratis-Lizenz.
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