Der Trend bei der elektronischen Beschaffung geht hin zu einer stärkeren Dezentralisierung. Wichtig dabei ist, dass Medienbrüche zum ERP-System vermieden werden. Sowohl intern als auch extern wird der Einkauf automatisiert, was gerade bei C-Teilen eine enorme Kostenersparnis bedeutet.
Dezentral und automatisiert – so beschreibt Michael Kern die wichtigsten Trends im E-Procurement. Bei Pool4Tool, einem Anbieter für strategisches und operatives Lieferantenmanagement für SAP-Anwender, ist er ist Head of Competence Center E-Procurement. Doch obwohl der Beschaffungsprozess dezentral stattfindet, kann man nicht alle Lager-, Produktions- oder Büromitarbeiter auf neue Systeme umschulen. „Deshalb muss E-Procurement so einfach werden wie ein Web-Shop“, betont Kern.
Die wichtigste Entwicklung in Bezug auf die Automatisierung ist die nahtlose Anbindung an die betriebliche Standardsoftware (Enterprise Resource Planning; ERP): Der Einkauf bekommt über das System eine Anforderung, die Kostenstellenverantwortlichen erteilen die Freigabe, und das System löst den Kaufvorgang aus. „Wichtig dabei ist ein einheitliches Reporting“, so Kern. Früher gab es Rechnungen, die keiner Bestellung im ERP-System zugeordnet werden konnten. „Um die gesamte Supply Chain abzubilden, darf es keine Medienbrüche geben.“
Beim Supply Chain Management (SCM) muss allerdings erst definiert werden, wer die Bestellvorgänge einsehen kann – vor allem ob externe Lieferanten auf das ERP-System zugreifen dürfen. „Wir beobachten einen Trend zu C-Teile-Management-Systemen, bei denen sich der Lieferant komplett um die Versorgung am Lager des Kunden kümmert“, erklärt Ulrich Mensendiek, Geschäftsführer von Böger, einem Anbieter von Befestigungsteilen, „das gewährleistet die Versorgungssicherheit und reduziert die Kapitalbindung beim Kunden. Der Vorteil liege darin, dass weder der Einkauf noch der Wareneingang etwas mit der Beschaffung, Vereinnahmung und innerbetrieblichen Teilelogistik zu tun habe. Die Lagerverwalter gehen einmal täglich durch die Gänge und schauen in jede Box. Geht der Bestand zur Neige, scannen sie den Barcode mit einem Lesegerät, das die Daten drahtlos ans ERP-System weitergibt. Der Einkauf wird automatisch angeschoben.
Bei der Einführung von E-Procurement sollte man ein paar Dinge beachten: „Viele Unternehmen machen einen typischen Fehler: Sie bilden ihre bestehenden Prozesse eins-zu-eins im System ab“, so Kern. Das heißt: Es sind mehrere Freigaben hinterlegt, inklusive Controlling. Das macht den Spareffekt gleich wieder zunichte. „Man darf nicht einfach die Ist-Prozess mit einer Software abbilden, sondern muss sie neu aufsetzen“, rät Kern. Das bedeute vor allem, die Genehmigungsstrukturen zu überdenken.
Künftig wird das E-Procurement ganz neue Bereiche erobern: Dann werden nicht nur Schmiermittel automatisiert bestellt, sondern auch Dienstleistungen wie etwa Beratung, Facility Management oder Reiseanforderungen. „Dann erscheint das Hotel oder der Mietwagen als Katalogeintrag“, so Kern. Er glaubt, dass langfristig auch große Projekte wie etwa Bauausschreibungen (GAEP) per E-Procurement bezogen werden könnten.
Kirsten Seegmüller Freie Journalistin in Leinfelden
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