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In der Wolke sicher einkaufen

Datenschutz steht bei der Beschaffung an oberster Stelle
In der Wolke sicher einkaufen

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Cloud Computing | Es gibt viele Plattformen für den Online-Einkauf, doch nicht alle garantieren Datensicherheit. Deshalb sollten Einkäufer auf den Sitz des Anbieters und den Standort der Server achten.

Markus Sigmund Freier Autor und Berater in Potsdam

Cloud-Lösungen sind in deutschen Unternehmen auf dem Vormarsch. Auch beim Einkauf kommen sie zunehmend zum Einsatz. Technologien werden inzwischen von zahlreichen Dienstleistern angeboten, doch die Skepsis ist geblieben: Sind die Daten bei einem externen Anbieter wirklich sicher? Eine eindeutige Antwort darauf gibt es nicht, denn es kommt darauf an, welche Vorkehrungen zum Datenschutz und der Datensicherheit getroffen werden. Es gibt ein paar wichtige Details, auf man achten sollte.
Der Einkauf in der Cloud-Lösung ist schnell, bequem und flexibel. Da die Programmierung und Rechenleistung vom Anbieter erbracht wird und nur ein vergleichbar geringes Entgelt für die Nutzung anfällt, gibt es gute Gründe für die Einführung – allen voran die Effizienzsteigerung. Dass es trotzdem noch zahlreiche Unternehmen gibt, die diesen Schritt noch nicht wagen, liegt an ihren Sicherheitsbedenken. Laut aktuellem Cloud-Monitor, der jährlich vom Beratungshaus KPMG und dem IT-Branchenverband Bitkom herausgegeben wird, haben inzwischen 37 Prozent aller deutschen Unternehmen ihre Daten in die Wolke verlegt. Weitere 29 % planen oder diskutieren es. Mit deutlichem Abstand zu anderen Gründen nennen die Unternehmen die die Angst vor Datenverlust als größtes Hemmnis.
Kunden wollen keine IT-Monster, sondern Software zur Arbeitserleichterung
Trotz dieser Bedenken liegen auch bei der Beschaffung Cloud-Lösungen im Trend. Die Vorteile liegen auf der Hand: Prozesskosten, Produktkosten und Bestandskosten können gesenkt, die Geschwindigkeit und Qualität erhöht werden. Dementsprechend nahm in jüngster Zeit auch die Zahl der Anbieter zu. Ende März 2013 hatte zum Beispiel der IT- und Dienstleistungsspezialist Prego Services die elektronische Ausschreibungslösung www.ausschreiben24.com an den Start gebracht. Das Kennzeichen der Plattform ist eine hohe Benutzerfreundlichkeit: Einkäufer können in wenigen Schritten das gesamte Ausschreibungsverfahren elektronisch abwickeln. „Wir wollten kein IT-Monster schaffen, bei dem man erst dicke Handbücher wälzen muss, um alle wichtigen Funktionen nutzen zu können. Unser Ziel war es stattdessen, Einkäufer bei ihrer Arbeit spürbar zu entlasten“, sagt Marcel Wendt, Fachbereichsleiter Logistik und Produktexperte für E-Sourcing bei Prego.
Neben der Benutzerfreundlichkeit habe aber auch das Thema Sicherheit von Anfang an eine große Rolle gespielt. „Einkäufer wollen wissen, wo ihre Daten liegen und was getan wird, um diese zu schützen“, so Wendt. Der Anbieter betreibt sein Portal daher im eigenen Rechenzentrum in Saarbrücken. Der Sitz des Anbieters und der Standort der Server gelten als ein wichtiges Kriterium, wenn es um die Beurteilung der Sicherheit geht. Denn der Umgang mit den Daten unterliegt dem dortigen Landesrecht. In Amerika zum Beispiel erlauben Gesetze den Behörden umfangreichen Zugriff auf die gespeicherten Informationen der Anwender, ohne dass diese darüber informiert werden müssen.
Notfallmanagement und ein redundantes Backup müssen gewährleistet sein
Ferner sollten Einkäufer darauf achten, dass wirksame Sicherheitskonzepte beim Anbieter vorhanden sind. Dazu zählen beispielsweise ein Notfallmanagement, ein redundantes Backup sowie eine Rund-um-die-Uhr-Überwachung. Einen guten Hinweis liefern Zertifizierungen wie etwa ISO 27001. Sie belegen, dass der Anbieter solche Prozesse bei sich etabliert hat. „Wir betreiben seit mehreren Jahren ein Sicherheitssystem nach ISO 27001, welches über den TÜV Saarland zertifiziert ist. Damit haben wir einerseits bei uns konkrete Abläufe und Maßnahmen etabliert, andererseits signalisieren wir mit diesem Vorgehen aber auch dem Anwender, dass seine Daten bei uns in guten Händen sind“, erklärt Wendt.
Eine hundertprozentige Sicherheit können freilich auch Zertifizierungen nicht garantieren. Das gilt jedoch nicht nur für Cloud-Lösungen, sondern auch für unternehmensinterne Programme. Insbesondere der NSA-Skandal hat das unter Beweis gestellt. Was Einkäufer tun können, ist, die Risiken zu minimieren, indem sie sich vorher nicht nur die Anwendung, sondern auch den Anbieter genauer anschauen. Dann sind die Gefahren begrenzt, die Chancen aber groß. Denn die meisten Unternehmen, die Cloud-Lösungen eingeführt haben, sind von den Vorteilen überzeugt. Nach Angaben des Cloud-Monitors haben drei Viertel aller Nutzer positive Erfahrungen mit entsprechenden Diensten gemacht. •
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