Integration des Einkaufs

Das schwäbische Unternehmen Kärcher setzt seit jeher auf Neuentwicklungen und Innovationen rund um die Reinigungstechnik. Insbesondere die internationalen Produktentstehungsprozesse für Neuprodukte sind jedoch komplex und erfordern schlanke Abläufe, um eine kurze Produkteinführungszeit zu gewährleiste n, die Kärcher für sich in Anspruch nimmt. Die Basis für erfolgreiche globale Entwicklungsprojekte und ein modernes Projekt- und Kostenmanagement, quer über alle Bereiche und Standorte hinweg, ist eine global einheitliche Kalkulation an allen Standorten. Hinzu kommt die Einbindung des Einkaufs während des gesamten Lebenszyklus eines Produktes.

Es war viel manuelle Arbeit notwendig. Bis 2012 wurden bei Kärcher Kostenänderungen bei Entwicklungsprojekten von der Lastenheftphase bis zur Serieneinführung mit Excel kalkuliert. „Dies barg viel Aufwand und ein hohes Fehlerrisiko“, erklärt Bernd Keiner, Head of Calculation Home & Garden Products bei Kärcher.

2010 wurde bei den Schwaben eine Zielsetzung formuliert, die eine weltweit standardisierte Produktkalkulation für alle Neuprodukte und Standorte vorsah. In Zusammenarbeit mit Pool4Tool wurde eine neuartige Projekt- und Kalkulationslösung als Web-basierte Lösung entwickelt. Dieses führt die Bedürfnisse der globalen Produktentwicklung und -kalkulation in hohem Maße mit jenen des Einkaufs zusammen. „Die Wahl fiel auf Pool4Tool, da hier bereits seit 2006 eine Zusammenarbeit stattfindet“, sagt Bernd Keiner. Bei der Konzeption des Projekts waren das Projektmanagement, die Entwicklung, die Fertigungsplanung, der Einkauf, das Controlling und die IT involviert.

Das Product Lifecycle Costing-Modul (PLC) wird seit Mitte des letzten Jahres im Hause Kärcher eingesetzt. „Heute haben wir eine Abdeckung von über 60 % in der Projektarbeit“, so Bernd Keiner. . Zielsetzung für 2014 sei die 100-Prozent-Marke zu erreichen, also dass alle neuen Projekte mit PLC kalkuliert werden. Das neue Tool ist modular aufgebaut und ist eine Software as a Service. Alles liegt in der Cloud, man arbeitet immer im Original. „Das ist ein großer Vorteil, und einer der Gründe warum wir auf die Pool4Tool-Lösung setzten“, erläutert Bernd Keiner. An das neue System sind auch externe Datenquellen wie SAP angeschlossen. Bei Kärcher werden neue Produkte beziehungsweise deren Kalkulationsgrundlagen immer drei Jahre im Voraus geplant und jedes Jahr aktualisiert. Dies sei notwendig durch neue Preisgefüge oder aber auch außerplanmäßige Marktentwicklungen. Dieser integrierte Prozess wird über die Pool4Tool-Materialdatenbank aber auch in SAP gepflegt und dann vom Einkauf und dem Projektmanagement wieder genutzt. „Wir bündeln das Know-how der verschiedenen Ansprechpartner in einer entsprechenden Prognose für Rohstoffe und Währungen, und sorgen dafür, dass die Werte auch in der Praxis ankommen“, erläutert Stefan Seefried, verantwortlich für Prozesse und Tools im Bereich Sourcing und Procurement Management bei Kärcher. Veränderte Kalkulationsgrundlagen wirken sich auch auf die laufende Produktion aus. Im aktuellen Jahr kann man mit den Planzahlen für das Folgejahr simulieren, wie hoch die Kostenveränderung voraussichtlich liegen wird. Das Ergebnis des neuen Prozesses ist eine bessere Transparenz der Rohstoffrisiken. Ein weiterer wesentlicher Teil der Kärcher-Lösung ist die Einbeziehung der Prozesssicht. Daher wurde Wert darauf gelegt, dass der Einkauf in die Produktentwicklung und in die Kalkulation integriert wird und damit der komplette Produktentstehungsprozess effizient vorangetrieben wird. „Somit wollten wir eine bessere Koordination des gesamten Projektteams sicherstellen“, kommentiert Bernd Keiner. Zusätzlich könnten Sourcing-Prozesse, wie beispielsweise Ausschreibungen für Neuteile pro Stücklisten-Position direkt aus der Kalkulation gestartet werden. Nach dem Angebotsvergleich kann so der Einkauf die erhaltenden Daten automatisch wieder in die Kalkulation übergeben. „Bei Kärcher werden bis zu 80 Prozent der Herstellkosten bereits in der Produktentwicklung festgelegt. Mit dieser Methode steigern wir die Effizienz und Transparenz im Einkauf“, erklärt Bernd Keiner. Zudem würden die Durchlaufzeiten signifikant reduziert.

Des Weiteren ist es möglich einen Kostenbewertungs-Workflow aus der PLC-Software zu initiieren. Ein Initiator kann aus PLC eine solche Bewertung direkt anfordern. Erste Stationen wären hier die Abteilungen Entwicklung und Konstruktion. Diese können unmittelbar in der Software technische Unterlagen anhängen. Von dort geht es weiter an den Einkauf. Dieser fragt das spezifische Bauteil via eSourcing-Tool bei externen Lieferanten an. Liegt das Angebot des Lieferanten vor, fließt es automatisch wieder in die PLC-Software ein und liegt dem Projekt-Kalkulator als Bewertung vor. Gleichzeitig liegt die Bewertungs-Anforderung auch der Fertigungsplanung vor, diese kalkuliert das entsprechende Bauteil ebenfalls und sendet die Eigenfertigungskalkulation nach Fertigstellung an den Projekt-Kalkulator zurück.

Bei einfachen Bauteilen dauert ein solcher Bewertungsprozess zwei bis drei Tage. „Handelt es sich um ein komplexeres Bauteil, das in eine externe Ausschreibung mit Lieferanten einfließt, ist dieser ist auf 14 Tage festgelegt“, erklärt Stefan Seefried. Die Vorteile aus Kalkulationssicht seien enorm. Es gibt keine E-Mailflut, da alles in der PLC-Software liegt und der Kalkulator sieht auf Bauteilebene sofort „lasse ich intern fertigen oder greife ich auf einen externen Lieferanten zurück“, kommentiert Bernd Keiner. Die Winnender können mit dieser Methode auch Produkte für die ausländische Fertigung kalkulieren, wie beispielsweise der in Italien. „Es können in einem Projekt mehrere Varianten kalkuliert werden. Die Flexibilität, die wir in der Vergangenheit in Excel hatten – das war unser großer Anspruch – bleibt nach wie vor bestehen“, erläutert Bernd Keiner. Auch die Schnelligkeit der Bearbeitung habe sich durch die projektorientierte Prozesssteuerung erhöht. Zudem zeichnet sich die Lösung durch eine hohe Reichweite aus und verändert die Arbeitsweisen aller Mitarbeiter, die im Produktentstehungsprozess (insbesondere im Projektmanagement, der Entwicklung, dem Einkauf und der Fertigungsplanung) eingebunden sind. Insgesamt werden nach dem weltweiten Rollout rund 800 Mitarbeiter an über einem Dutzend internationaler Standorte eingebunden sein. •