E-Procurement

Rückfragen und Doppelerfassungen vermeiden

Alle Bedarfe werden in einem zentralen Anforderungsmanagement strukturiert zusammengefasst Foto: Pool4Tool
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Eine neue Software soll Unternehmen dabei helfen, ihre Prozesskosten bei der Beschaffung von C-Teilen zu senken. Dazu werden alle Produkte abteilungsübergreifend in einem einheitlichen Warenkorb abgelegt. So wird der Workflow vereinfacht.

Der Weg von der Bedarfsanforderung bis zur Rechnung ist oft von langwierigen Freigabeprozessen, Rückfragen und Doppelerfassungen geprägt. Dadurch entstehen hohe Prozesskosten, die bei Katalogartikeln den Warenwert weit übersteigen. Auch beim Projekt- und Dienstleistungseinkauf sowie bei Freitext-Bestellungen sind aufwändige Beschaffungsprozesse keine Seltenheit. Pool4Tool löst das Problem mit einem neuen Produkt: Pool4Tool Streamlined fasst alle Bedarfe in einem Anforderungsmanagement strukturiert zusammen und arbeitet alle Bestellungen abteilungsübergreifend ab – unabhängig von der Warengruppe.

Für die Harmonisierung der Prozesse gibt es einen „Single Point of Entry“ für alle Anforderungen. Anstatt für jeden Bedarf eine separate BANF mit einem eigenen Freigabe-Workflow anzulegen, können die Nutzer alle Bedarfe in einem Warenkorb hinterlegen („One-Stop-Shop“). Der Bedarfsträger kann alle Artikelgruppen im System definieren, Verträge auf Artikelebene hinterlegen und Zusatzangaben von den Mitarbeitern abfragen, um Rückfragen zu vermeiden. Es wird einmal spezifiziert, welche Details benötigt werden, um einen Preis oder ein Angebot von den Lieferanten einholen zu können. Der Einkauf erhält alle Informationen auf einem einheitlichen Weg und wird nur noch mit Sonderfällen konfrontiert.
Kirsten Seegmüller Freie Journalistin in Leinfelden
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