Zauberformel für Druckerzeugnisse

Frank Siegel Geschäftsführer Obility GmbH, Karlsruhe

„Früher haben Industriebetriebe meist bei Agenturen fertige Druckprodukte eingekauft. Heute enden die Agenturleistungen zunehmend beim Erstellen der PDF-Dateien“, beschreibt Philipp Friedmann den Markttrend. „Allein aus Kostengründen lassen mehr und mehr Unternehmen ihre Druckerzeugnisse selbst drucken. Dank standardisierter und weitgehend automatisierter Prozesse können sie ihren gesamten Druckeinkauf signifikant vereinfachen.“

Exakt auf dieses Thema hat sich die Friedmann Print Data Solutions GmbH spezialisiert. Der Reutlinger Dienstleister konzipiert und realisiert für Industriekunden maßgeschneiderte Print-Procurement-Lösungen, die Bestellprozesse verschlanken und den Einkauf von Routinearbeiten entlasten. „Unsere Kunden bestellen nur noch, was sie wirklich brauchen. Außerdem sind ihre Drucksachen stets auf dem aktuellen Stand“, benennt Friedmann Vorzüge der webbasierten Abläufe. „Für Unternehmen, die nach wie vor Unmengen von Prospekten auf Lager legen und diese veralten lassen, sind wir kaum der richtige Ansprechpartner.“

Doch reduzierte Kosten und höhere Effizienz sind lediglich zwei Gründe, weshalb Industriebetriebe auf ein webbasiertes Print-Procurement umsteigen. So stellt dieses sicher, dass Mitarbeiter standortübergreifend kompromisslos Qualitätsstandards sowie CI- und Corporate Design-Regeln einhalten. Zentralisierung des globalen Druckeinkaufs, Transparenz und Kontrolle sind weitere Beweggründe für die Reorganisation der Beschaffung.

Friedmann und seine Kunden stimmen sich einmal ab: Wer darf was in welchen Mengen bestellen? Wann müssen Vorgesetze Bestellungen absegnen? In welchem Maß sollen die Besteller Freiheiten beim Gestalten der Druckerzeugnisse bekommen? Nach welchem Standard wird gedruckt? Zu welchen Konditionen werden die Druckerzeugnisse beschafft? Diese und weitere relevante Fragen rund um das Print-Procurement werden einmal gemeinsam mit den Einkaufsabteilungen der Kunden beantwortet. Anschließend organisiert der Dienstleister die Prozesse so, dass sie ohne Wenn und Aber deren Anforderungen entsprechen. Dabei lässt sich der Druckeinkauf unter anderem mit den Katalogdatenbanken oder ERP-Systemen der Kunden integrieren.

„Die Bestellungen laufen bei uns später automatisch in und durch die Produktion“, unterstreicht Friedmann die Effizienz der Abläufe. Dank des standardisierten und durchgängig kontrollierten Prozesses kommt am Ende gezielt und konstant die gewünschte Qualität heraus. Auch nach Wochen oder Monaten ist sie jederzeit reproduzierbar.

Endsprechend hat Friedmann seine Produktionsprozesse eingerichtet. Eine Schlüsselrolle spielt dabei die E-Buiness-Lösung Obility, die den gesamten Ablauf von der Konzeptionsphase über die Produktion bis hin zur Distribution der Druckerzeugnisse an die Empfänger abdeckt. Das gilt einerseits für den Bestellprozess mit allen typischen Web-to-Print-Funktionen, wie man sie von klassischen Internet-Druckereien kennt. Andererseits wickelt die Software bei Friedmann die komplette drucktechnische Prozesssteuerung samt aller betriebswirtschaftlicher Aspekte ab. Zum Beispiel Lieferscheine und Rechnungen generiert sie automatisch. Obility wurde im Rahmen eines Joint Ventures von dem Karlsruher Printdata Systemhaus für digitale Drucklösungen und der Software-Schmiede M/S VisuCom aus Mülheim-Kärlich entwickelt, die über profundes Know-how in der ERP-Systementwicklung verfügt. Folglich kombiniert die Lösung Praxiserfahrungen aus der Druck- und Medienbranche und der verarbeitenden Industrie.

Friedmann ist 2011 auf Obility umgestiegen, nachdem er sich anfangs für eine andere Web-to-Print-Lösung entschieden hatte. „Dank der speziellen Architektur von Obility können wir die Anforderungen unserer Kunden flexibel abbilden und ihre Print-Procurement-Prozesse jederzeit in Alleinregie an veränderte Aufgaben anpassen“, erklärt er den Hintergrund. „Für uns wie auch für unsere Kunden ist das ein enormer Zeit- und Kostenvorteil.“ Den Softwarehersteller müsse er nur einbeziehen, wenn Kunden grundlegend andere Prozessanforderungen hätten, die der Obility-Standard nicht abdeckt. Diese werden dann kurzerhand programmiert. Doch das sei nur in Ausnahmefällen erforderlich.

Noch ein Aspekt der Flexibilität: Auf Obility basierende Online-Shops lassen umfangreiche Möglichkeiten der Online-Editierung oder der Individualisierung von Drucksachen zu. Das heißt, die zum Einkauf befugten Mitarbeiter können mit dem intuitiv bedienbaren HTML-Editor die Inhalte der Druckerzeugnisse verändern und dabei Text- und Bildinformationen aus Datenbanken ihrer Betriebe abrufen. Über ihre Browser greifen sie auf ‚dynamische’ Design-Vorlagen zu, die im Print-Procurement-System für die einzelnen Druckprodukte angelegt werden. Wer was in welchem Maße verändern darf, wird vordefiniert. Das einfachste Beispiel sind Visitenkarten. Mitarbeiter passen in den dafür vorgesehenen Feldern ihre Namen, Funktionen und Kontaktdaten an. Alles andere wie die Positionierung der Logos und der Textblöcke oder die Schriftart und Punktgrößen ist in den Templates vordefiniert, kann von den Bestellern also nicht verändert werden. Der kreative Prozess ist ‚kanalisiert’. Fehlerquellen sind minimiert. Gleiches gilt für komplexere Druckerzeugnisse wie etwa Flyer, Broschüren oder Handbücher.

„Unsere Kunden können sich darauf verlassen, dass wir exakt das drucken, was sie auf ihrem Bildschirm sehen“, spricht Friedmann einen wichtigen Aspekt an. So bietet der HTML-Editor echtes WYSIWYG (what you see is what you get). Dass auch bei den Farben böse Überraschungen ausgeschlossen sind, stellt modernste Farb-Management-Technologie von Efi sicher. Sie ist in den Produktionsprozess integriert, der sich auf eine Xerox iGen 150 und eine HP Indigo 7500 – also zwei Hochleistungs-Digitaldrucksysteme – stützt. Friedmann: „Hausfarben bleiben Hausfarben.“ Und via Internet haben die Einkäufer der Druckerzeugnisse stets den Überblick über den Status ihrer Aufträge – wobei die meisten am Tag des Bestelleingangs ausgeliefert werden. •