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„Gläserne Immobilie“ statt Blackbox

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„Gläserne Immobilie“ statt Blackbox

Durch die Analyse der FM-Prozesse wird die Blackbox Facility Management gelüftet, Unternehmen gewinnen einen besseren Einblick in Abläufe und können Einsparpotenziale aufdecken Bild: Intensia/Traffic AfW/K&D
Wer es schafft, Licht in dunkle Ecken des Facility Management (FM) zu bringen, senkt Kosten, optimiert Prozesse und gewinnt Sicherheit. Professionelles FM schafft Schritt für Schritt Transparenz und damit eine solide Basis für Optimierungen.

Betreiber von Gebäuden, ob in eigenen Immobilien oder eingemietet, verbindet ein gemeinsamer Wunsch: Sie wollen sicher sein, dass bei ihrem Facility Management alles reibungslos läuft. Und zwar ohne viel Aufwand damit zu haben. Geld wird schließlich nicht mit Reinigung, der Wartung von Anlagen oder mit Abfallbeseitigung verdient, sondern mit dem jeweiligen Kerngeschäft.

Die dafür notwendige Infrastruktur sollte möglichst funktionieren. Eine Frage wird dabei allerdings zu selten gestellt: was genau hinter den Kosten für das Facility Management steckt, welche Leistungen für ein bestimmtes Budget erbracht werden. Oft versickern erhebliche Mittel in den unterschiedlichsten Ecken, ohne dass dies bemerkt wird. Professionelles Facility Management bringt Licht ins Dunkel, schafft Schritt für Schritt Transparenz und damit eine solide Basis für Optimierungen.
„Das Facility Management ist eigentlich ganz einfach“, sagt Claus Vogt, Geschäftsführer der Intesia International Holding GmbH, eines auf internationales Facility Management spezialisierten Unternehmens. Im Prinzip gehe es um planen, steuern und überwachen. Die Vielzahl der Dinge, die berücksichtigt werden müssen, sei es dann aber, so Vogt weiter, die das Facility Management so komplex mache.
Vogt weiß, von was er spricht. Die Intesia Group bewirtschaftet aktuell 720 Immobilienstandorte mit über 4 Mio. m² Fläche in neun Ländern Europas. Zum internationalen Portfolio der Gruppe gehören Kunden aus den unterschiedlichsten Sparten: aus der Industrie ebenso wie aus dem Warenhandel, dem Parkhausbetrieb und dem Hotelgewerbe.
Das Facility Management ist ein breit gefächertes Aufgabengebiet. Es umfasst die Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen, reicht vom Abfallmanagement über Energiemanagement, Gebäudereinigung und Gebäudetechnik bis hin zur Wärmeversorgung – und ist damit in seiner Vielfalt noch nicht einmal grob umrissen. Gebäudebewirtschaftung hieß das Facility Management noch vor wenigen Jahren. Ein Begriff, der den ganzheitlichen Ansatz dieses Bereichs für die Planung, den Bau, den Betrieb, die Kontrolle, die Prozess-Sicherstellung von und in Gebäuden sowie den Rückbau von Gebäuden am Ende ihres Lebenszyklus erkennen lässt.
Der Vielfalt der Anforderungen entsprechend sind hier ganzheitliche Konzepte gefordert. Diese können zum Beispiel mithilfe eines externen Consulters erstellt werden. Umgesetzt werden sie dann entweder mit eigenem oder mit fremdem Personal. Ein spezieller Bereich ist das FM-Monitoring. Hier wird mit IT-Unterstützung permanent die Entwicklung der einzelnen FM-Leistungen ermittelt und aufzeigt. Damit eine Blackbox erst gar nicht entstehen kann und jederzeit der komplette Überblick über den Status der beauftragten Leistungen gesichert ist.
„Weg vom Grünen Tisch muss die Devise lauten, direkt vor Ort gehen, mit den Leuten reden und sich selbst ein Bild machen vom vorhandenen Know-how, von der jeweiligen Organisation und den technischen Möglichkeiten“, erläutert Claus Vogt die Vorgehensweise beim FM-Consulting. Denn es geht darum, ein Geschäftsfeld transparenter und planbarer zu machen, das bisher oft „unter ferner liefen“ ausgeführt wurde und dabei immense Beträge verschlungen hat.
Wie man mittlerweile aus zahlreichen Studien weiß, nehmen die Immobilienkosten nach den Personalkosten den zweiten Platz bei den bilanzierten Ausgaben ein. Bei Industrieunternehmen betragen die Immobilienkosten circa 5 % des Umsatzes, in der Dienstleistungsbranche sogar rund 7 bis 9 %.
Mehr Transparenz erreicht man durch die ganzheitliche Betrachtung von Gebäuden, Liegenschaften und betrieblichen Abläufen. Ziel ist es, Prozesse koordiniert abzuwickeln und damit die Betriebs- und Bewirtschaftungskosten dauerhaft im Fokus zu haben, die technische Verfügbarkeit der Anlagen zu sichern sowie den Wert von Gebäuden und Anlagen langfristig zu erhalten. Dies alles unter der Prämisse der Nachhaltigkeit sowie der Rechtssicherheit in den unterschiedlichen Ländern.
Wobei Rechtssicherheit im Bereich Facility Management immer auch Risikomanagement bedeutet. Ein Beispiel ist der korrekte Umgang mit Chemikalien im Reinigungsbereich. Sind die Sicherheitsdatenblätter auf dem neuesten Stand? Werden die Mitarbeiter per Betriebsanweisung über eventuelle Gefahren – insbesondere beim Zusammenwirken verschiedener Chemikalien – informiert? Ist das Chemikalienlager sicher? Fragen über Fragen zu Vorschriften, deren Einhaltung gesetzlich gefordert ist. Und gemäß Gesetz ist für die Einhaltung dieser Vorschriften der Unternehmer verantwortlich. Ein kompetentes FM-Consulting hilft dabei, hier die notwendige Sicherheit zu schaffen und eventuelle Risiken für das Unternehmen von vornherein auszuschließen.
„Das Thema Nachhaltigkeit wird in den nächsten Jahren enorm an Bedeutung gewinnen“, darüber ist sich Geschäftsführer Claus Vogt sicher. Daher muss Nachhaltigkeit umfassend gesehen werden. Ökologisch im Sinne des Schutzes von Umwelt und Ressourcen, ökonomisch in Bezug auf Kostensenkung, Werterhalt und Verbesserung der Rendite sowie sozial mit Blick auf die Gesundheit und das Wohlbefinden der Immobiliennutzer. Am Beispiel Abfallwirtschaft bedeutet dies aus Sicht der Ökologie, die Quantität der anfallenden Abfälle zu verringern und die Qualität der verbleibenden Abfälle so zu gestalten, dass die darin enthaltene Energie sowie Rohstoffe wieder verwertet werden können. Etwa durch Optimierung der Abfalltrennung und den Auf- oder Ausbau von Rücknahme-Systemen. Zur Reduzierung der Kosten – und natürlich der CO2-Emissionen – trägt beispielsweise die Verringerung von Abfall- und Wertstoff-Transporten bei. Und der soziale Aspekt umfasst unter anderem die Vermeidung und Reduzierung von negativen Wirkungen der Reststoffe auf Mensch und Umwelt.
Welche ökonomischen Wirkungen man mit professionellem FM-Consulting bereits in der Planungsphase erzielen kann, zeigt ein kleines Bespiel beim Neubau eines Handelszentrums. „Hier konnten unsere Experten schon im Vorfeld nachweisen, dass sich die Entscheidung für teurere, weil stabilere Fußboden-Fliesen auszahlen würde“, so Claus Vogt. Denn auf den stabilen Fliesen können auch schwere Reinigungsmaschinen eingesetzt werden, die eine enorme Flächenleistung bringen. Auf den Billigfliesen nur kleine Maschinen mit weit weniger Flächenleistung. Rechnet man die Reinigungs-Mehrkosten der Billigfliesen-Lösung auf 15 Jahre hoch, haben sich die teureren Fliesen in diesem Zeitraum bereits mehrfach bezahlt gemacht. Man erinnere sich: „Facility Management ist einfach. Sofern man an die zahllosen Kleinigkeiten denkt, die damit zusammenhängen…“
Kosten zu minimieren ist die eine Seite des FM-Consulting, die Qualität zu erhöhen die andere. Und auch beim Punkt Qualität geht es darum, durch klare Fakten Transparenz zu schaffen und die oft vorhandene Blackbox durch Benchmarking zu ersetzen. Service-Level-Agreement (SLA) oder Dienstgütevereinbarung (DGV) sowie Key Performance Indicator (KPI) heißen hier die Stichworte. Mithilfe der in diesen IT-basierten Modellen festgelegten Parameter steuert zum Beispiel die Intesia Group die einzelnen Dienstleistungs-Gewerke, die in den Standorten der Kunden eingesetzt werden. Sozusagen als Zusatznutzen stehen den Kunden auf diese Art und Weise neutrale Kennzahlen aus ganz Europa zur Verfügung, anhand derer sie beispielsweise den Fortschritt in ihrem Qualitätsmanagement messen können.
Auch auf der operativen Ebene der FM-Services geht es darum, Kosten und Qualität in ein vernünftiges Verhältnis zu bringen. Etwa indem man den für die einzelnen Aufgaben eingesetzten Dienstleistern klare Arbeitsanweisungen und eindeutige Vorgaben erteilt. Dabei sollte es nicht nur darum gehen, Preise zu drücken und Dienstleister auszunutzen. Das Ergebnis wäre ein schlechtes Facility Management zu schlechten Preisen. „Darunter leidet dann jeder: die Immobilien selbst, die Leute vor Ort und auch guten Dienstleistern ist damit nicht gedient“, so Claus Vogt. Die Lösung lautet auch hier, Kosten und Leistungen transparent und damit vergleichbar zu machen. Und dann daraus Möglichkeiten zur Optimierung zu erkennen und entsprechend umzusetzen.
Zur besseren Veranschaulichung der unterschiedlichen Leistungen im operativen Bereich FM-Services lassen sich diese in drei Segmente gliedern: das Kaufmännische Facility Management, das Infrastrukturelle Facility Management sowie das Technische Facility Management (siehe Kasten).
Im Gegensatz zu klassischen FM-Dienstleistern konzentriert sich Intesia, wie Claus Vogt beschreibt, auf den kaufmännischen Part. Beim Infrastrukturellen sowie Technischen Facility Management bietet man die Planung der einzelnen Gewerke, die Ausschreibung und Vergabe sowie die Steuerung und somit die laufende Qualitätssicherung an. Wobei natürlich jedes Unternehmen in jedem Segment je nach Bedarf entscheiden kann und soll, welche Einzelleistungen es in Anspruch nimmt. Der Vorteil der Zusammenarbeit mit einem sozusagen übergeordneten Dienstleister liegt dabei auf der Hand: Da dieser vollständig unabhängig von den Sub-Dienstleistern in den einzelnen Gewerken ist, kann er sich darauf konzentrieren, dass die eingesetzten Partner Punkt für Punkt die Benchmarks erfüllen, die ihnen vorgegeben werden – bei der Qualität wie bei den Kosten.
Fakten erfassen, festhalten und die richtigen Schlüsse daraus ziehen ist das Wesen des FM-Monitoring. Mit anderen Worten: es geht darum, durch kontinuierliches Beobachten Licht in die Blackbox Facility Management zu bringen. Und durch die Entwicklung eines soliden Datenpools die Basis für Optimierungen zu schaffen, die Kosten und Nutzen auch unter Berücksichtigung ständig wechselnder Umgebungsbedingungen dauerhaft ins richtige Verhältnis zueinander setzen.
Um ständig am Ball zu bleiben müssen zunächst computergestützte, vergleichbare Systeme eingerichtet werden, die Schwachstellen gezielt ermitteln, um sie dann den möglichen Verursachern aufzuzeigen. Wichtig dabei ist, dass diese Systeme so gestaltet werden, dass sie im Unternehmen selbst gepflegt und bei Bedarf optimiert werden können.
Und auch hier stehen am Anfang die Fragen, welche Leistungen exakt erbracht werden und wie viel dafür im Einzelnen bezahlt wird. Wobei natürlich große Kostentreiber leichter zu erkennen sind als die Verursacher stetig abfliesender Kleinbeträge. Aber auch auf die kommt es an, wie ein Beispiel aus dem Bereich Abfallwirtschaft zeigt.
Dazu muss zunächst gesagt werden, dass Abfälle heute nach ihrem Recyclingpotenzial oder Energiegehalt bewertet werden. Sie sortenrein, energiebewusst und logistisch gut getaktet in den Wirtschaftskreislauf zurückzuführen, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Doch nur so können Abfälle im Idealfall vom Kostenverursacher zum Gewinnbringer werden.
Interessant ist ein Beispiel aus dem Bereich Gebäudereinigung: Hier wussten die FM-Verantwortlichen zwar genau, was sie für ihre Gebäudereinigung bezahlten. Nur wie viele Tageskräfte in den Gebäuden beschäftigt, wie viele Fußboden-Beschichtungen notwendig waren und wie viele Sonderreinigungen und Nachreinigungen kontinuierlich beauftragt wurden, waren „Details“, die im Dunkeln blieben. Details, über die es sich jedoch nachzudenken lohnt. Einfach deshalb, weil man daraus wichtige Rückschlüsse auf permanente Kostentreiber ziehen kann – etwa auf eingespielte aber ineffiziente Gewohnheiten vor Ort, ein unzureichendes Leistungsverzeichnis oder bauliche Mängel am Standort. Ein IT-gestütztes Monitoring-System führte hier zu der entscheidenden Transparenz: Es verschaffte den Überblick über sämtliche Einzelleistungen, die den Kostenblock Gebäudereinigung betrafen und zeigte zugleich auf, wie liquide Mittel im Facility Management ganz still und leise versickern können.
Beim FM-Monitoring ist das im Beispiel genannte Reinigungs-Budget wie auch der im Pflichtenheft definierte Leistungsumfang im IT-System hinterlegt. Die Rechnungen werden permanent damit verglichen, die Abweichungen registriert. So ist man ständig dran am Ball, kann frühzeitig reagieren und sicherstellen, dass das Budget nicht ins Abseits gerät.
Wie wichtig es ist, beim Facility Management systematisch und dokumentarisch vorzugehen, zeigt sich in manchen Fällen erst bei einem Mitarbeiterwechsel – und damit leider zu spät. Claus Vogt dazu: „Oft ist das FM-Wissen bei Unternehmen nur in den Köpfen der ausführenden Leute gespeichert. Wenn die in Rente gehen, weiß keiner mehr, wie’s gemacht wird. Es gibt kein System und keine Systematik. Unser Ziel ist, das Wissen transparent zu machen und mithilfe von IT-gestützten Systemen dem Unternehmen langfristig zur Verfügung zu stellen. Damit auch derjenige, der morgen kommt, alles richtig machen kann.“
Dazu gehört auch das Wissen um die Historie der einzelnen FM-Gewerke. Denn nur wenn man zum Beispiel weiß, wie oft ein Aufzug aus welchem Grund repariert werden musste, kann man nachvollziehen, ob ein Bauteil bereits mehrfach defekt war. Oder ob sich die gesamte Anlage inklusive ihrer Betriebs- und Reparaturkosten überhaupt noch lohnt. Und ist dann in der Lage, auch entsprechend zu reagieren. Kurz: Das Wissen muss dem Unternehmen erhalten bleiben. Alles andere ist ein Risiko. Ein systematisch aufgebautes Facility Management ist also auch unter diesem Gesichtspunkt wichtiger Bestandteil eines wirksamen Risikomanagements.
Manfred Merz, Thomas Krug Journalisten, Agentur Traffic, Winnenden

Die drei Segmente des Facility Managements

Zur besseren Veranschaulichung der unterschiedlichen Leistungen im operativen Bereich FM-Services lassen sich diese in drei Segmente gliedern:
  • Kaufmännisches Facility Management: Hierunter fallen Leistungen wie Ausschreibungen, Controlling, Mahnwesen, Abrechnung, Vertragsgestaltung sowie Auftragsvergabe.
  • Infrastrukturelles Facility Management: Es umfasst klassische Aufgaben wie Abfallmanagement, Betriebshygiene, Gebäudereinigung, Schädlingsbekämpfung, Wäscherei-Dienstleistungen… Kurz, alles, was dazu gehört, um die tagtäglich anfallenden Aufgaben in und um ein Gebäude am Laufen zu halten – die Technik ausgenommen.
  • Diesen Bereich steuert das Technische Facility Management: Aufzugs-, Gas-, Raumluft-, Sicherheits- und Kältetechnik, Elektrik, Instandhaltung, Wartung, Inspektion und weitere technische Aufgaben sind hier angesiedelt.
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