Das Engineering-Unternehmen FEV setzt seine ERP-Lösung seit mehr als zehn Jahren erfolgreich zur Steuerung seiner projektbezogenen Geschäftsprozesse ein. Mit der neuesten Version wurden die Prozesse weiter standardisiert und weltweite Roll-Outs durch Einführung eines FEV Templates vereinfacht.
Die Automobilindustrie hat sich in den letzten Jahrzehnten insbesondere in Deutschland zu einer Branche entwickelt, die die technologische Entwicklung maßgeblich prägt. Viele dieser technischen Errungenschaften wurden allerdings nicht von den Automobilherstellern selbst entwickelt, sondern von Zulieferern und von speziellen Engineering-Unternehmen, deren Aufgabe es ist, als Entwicklungsdienstleister bestehende Komponenten weiterzuentwickeln und zu optimieren sowie neue Lösungen für aktuelle Herausforderungen zu finden.
Die in Aachen ansässige FEV ist ein solches Unternehmen für Engineering mit heute weltweit rund 2100 Mitarbeitern – davon etwa ein Drittel Ingenieure. Der 1978 gegründete Dienstleister befasste sicn anfangs primär mit Antriebstechnik. Ein deutlicher Schwerpunkt lag bei Kraftfahrzeugen. In den letzten Jahren hat FEV das Spektrum der angebotenen Dienstleistungen stark erweitert, es umfasst heute neben der Motorentechnik auch Fahrzeugintegration, Getriebetechnik, Fahrwerk, Elektronik und Elektroantriebe. Neben den fahrzeugtechnischen Arbeitsgebieten ist das Unternehmen mittlerweile auch mit Entwicklungsprojekten auf Gebieten wie der Energietechnik oder der Windenergie tätig.
Gemeinsam ist allen Aufgabengebieten der starke Projektbezug. Selbst von FEV gefertigte Geräte werden in Projektstrukturen abgebildet und gesteuert. Die Entwicklungsprojekte haben je nach Aufgabenstellung eine Laufzeit von mehreren Wochen oder Monaten, in manchen Fällen auch von mehreren Jahren. Dieser starke Projektbezug war folglich auch ein ganz wesentliches Kriterium, als die FEV vor etwa dreizehn Jahren ihr ERP-System aussuchte. Man hatte sich damals für den schwedischen Anbieter IFS entschieden. Dessen Lösung IFS Applications bildet langjährige Erfahrungen mit projektorientiert arbeitenden Unternehmen ab, beispielsweise im internationalen Anlagenbau bei der Herstellung von Kraftwerken oder Ölplattformen, und enthält bereits im Standard umfassende Projektmanagement-Funktionalität.
„Mit IFS Applications wurde genau die Differenzierung und Gliederung der Projekte möglich, die FEV bei einer ERP-Lösung benötigte“, erklärt Marianne Gillessen, Teamleiterin für MIS und ERP-Systeme bei FEV in Aachen. So verfügt das System zum Beispiel über ein Rollenkonzept, das vom Projektverantwortlichen über den Teilprojektleiter bis zum Teammitglied reicht. Die Zugriffsrechte orientieren sich an der Aufgabenverteilung im Projekt und am aktuellen Status eines Prozesses. Für FEV ist diese Differenzierungsmöglichkeit zentral, da sich das Unternehmen in eine Vielzahl von technologisch ausgerichteten Business Units und branchen- beziehungsweise kundenspezifisch orientierten Business Regions gliedert. Aus dieser Matrixorganisation heraus lassen sich die Projektteams so zusammenstellen, wie es die jeweiligen Kundenaufträge erfordern. Das integrierte Projektmanagementsystem erlaubt dabei die flexible Vergabe von Kompetenzen, etwa bei der Planung der Budgets oder der Bestätigung des Projektfortschritts. Hierzu werden den Projektaktivitäten auf der untersten Planungsebene Zeiten und Kosten exakt zugeordnet. Projektverantwortliche erhalten somit jederzeit eine aktuelle Budgetkontrolle.
Nach der erfolgreichen Implementierung von IFS Applications im Jahre 2003 arbeitete FEV für einen längeren Zeitraum mit derselben Version des Systems und übersprang beim aktuellen Versionswechsel gleich vier Major Releases. In der neuen Tochtergesellschaft in Leipzig wurde 2008 die Version 7.0 mit nur siebenmonatiger Laufzeit implementiert. Hier wurden als neue Komponenten Service Management und CBS (Constraint Base Scheduling) eingeführt und in die Projektstrukturen integriert. Im Dezember 2009 wurde das IFS-Upgrade-Projekt zusammen mit der amerikanischen Tochter gestartet mit dem Ziel, ein FEV-Template für den Rollout in der FEV-Gruppe zu etablieren. Eine im Jahr 2010 durchgeführte Neuordnung der Unternehmensstruktur musste zusätzlich im laufenden Projekt mit berücksichtigt werden. Bei dieser Umstrukturierung wurden die nationalen Gesellschaften in funktionell orientierte Business Units gegliedert, beispielsweise für „Konstruktion“ oder „Gerätebau“, um auf diese Weise das Controlling über die wachsenden internationalen Aktivitäten besser synchronisieren zu können. Das Unternehmen kann so besser ermitteln, welche Leistungen an welchem Standort am effizientesten erbracht werden können. „Unser Ziel war dabei auch, ein einheitliches ERP-System in allen Ländergesellschaften einzusetzen“, erläutert Gillessen. „Und diese Harmonisierung sollte natürlich mit der aktuellen Programmversion von IFS Applications erfolgen.“ Auf Basis dieser Vereinheitlichung kann die Software dann auch von der Aachener Unternehmenszentrale aus zentral administriert und gewartet werden.
Bisher wurde die aktuelle Version 7.5 in der Muttergesellschaft und 2011 in der nordamerikanischen Tochter eingeführt; 2013 soll in der Tochtergesellschaft in Leipzig das Update auf 7.5 erfolgen. Im selben Jahr soll auch IFS Applications in den Gesellschaften in China und Indien eingeführt werden, wo die Lösung bisher noch nicht zum Einsatz kommt. Bei keiner der Tochtergesellschaften soll es künftig noch individuelle Implementierungen von IFS Applications geben. Natürlich hatte sich in der langen Nutzungsdauer auch IFS Applications weiterentwickelt. Viele Funktionen, die FEV bisher über spezielle IFS-Anpassungen nutzte, wurden in dieser Zeit von IFS in den Standard-Funktionsumfang der Lösungen übernommen, so etwa die Budgetkontrolle in laufenden Projekten oder die Durchführung von Forecasts auf Projektebene. Insbesondere unterstützt IFS Applications nun auch das proaktive Projektmanagement, durch die Abfrage eines ETC (Estimate To Complee), der es erlaubt, die einzelnen Projektrisiken der Zukunft unternehmensweit zu erfassen.
Durch die Migration auf die aktuelle Version von IFS Applications konnte die Zahl der Anpassungen von insgesamt 128 auf etwa 30 deutlich verringert werden, so dass auch in funktioneller Hinsicht eine höhere Standardisierung erfolgte. „Unsere generelle Leitlinie ist hier, dass wir den Standard möglichst wenig verbiegen wollen“, merkt Gillessen dazu an. Diese Strategie unterstützt heute IFS Applications durch seine erweiterten Möglichkeiten beim Customizing durch den IFS Solution Manager. „Damit können wir individuelle Prozesse abbilden, ohne Modifikationen an der Software vornehmen zu müssen“, ergänzt Gillessen.
Die Herausforderung bei der Einführung der neuen Version bestand für FEV vor allem darin, dass der Wechsel zur neuen Version von IFS Applications innerhalb nur eines Monates erfolgen sollte; in diesem anspruchsvoll bemessenen Zeitraum mussten sich mehr als 300 Ingenieure mit neuen Funktionen und teilweise auch mit neuen Bedienkonzepten vertraut machen. Für die nächsten beiden Jahre ist geplant, weitere Komponenten einzuführen, etwa den kompletten Bereich HR und das Risikomanagement in der Projektsteuerung. Mit der nächsten Version 8 soll dann auch die neue Bedienerführung des IFS Enterprise Explorers zum Einsatz kommen.
Dr. Rainer Doh Fachjournalist in München
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