Archivierung und Workflow gehen Hand in Hand

Archivierung ist nach wie vor der wichtigste Aspekt für Unternehmen bei der Anschaffung eines ECM-Systems. Dies zeigt die ECM Survey der Barc (Business Application Research Center) GmbH, Würzburg (Halle 7, Stand C51). für die das Marktforschungsunternehmen 258 mittelständische Anwender in Deutschland befragt hat. Demnach haben heute 39 % der Unternehmen ein ECM-System eingeführt – sei es für die Dokumenten- oder E-Mail-Verwaltung oder das In- oder Output-Management. Und fast die Hälfte der übrigen Firmen befindet sich laut Barc derzeit im Auswahlprozess, hat also den Bedarf erkannt.

ECM-Systeme werden eingeführt, um eine Verbesserung der Informationsverwaltung und des Informationszugriffs zu erzielen. Laut Barc zeigen sich die Anwender zufrieden mit den Resultaten: „Angefangen bei abteilungsspezifischen Verbesserungen werden unternehmensweite Potenziale realisiert und schließlich auch das Außenverhältnis gestärkt“, erklärt Martin Böhn, Senior Analyst bei Barc.

In Unternehmen in denen ECM-Systeme bereits im Einsatz sind, erachten die Anwender die Erweiterung der Suchmöglichkeiten, die Reduktion der Suchzeiten und eine damit verbundene Steigerung der Informationsqualität als wichtigste Vorteile. Dies zeigt, dass die Fachbereiche durchaus von ECM-Systemen profitieren – und nicht nur die IT-Abteilungen, für die die Archivierung ganz klar im Vordergrund steht. Sie treiben laut Barc ECM-Projekte wegen Speicherplatzproblemen, unzureichendem Zugriffsschutz sowie aus Compliance-Gründen voran.

Welche Möglichkeiten sich für Unternehmen durch ECM-Systeme eröffnen, zeigt die DMS Expo. „Das Messe-Doppelpack bringt Nutzeneffekte für die Besucher, da ECM-Systeme immer stärker verzahnt sind mit anderen IT-Lösungen im Unternehmen“, erklärt Andreas C. Nowottka, Vorstandsvorsitzender des VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., Bonn, (Halle 7, Stand B51). Ein Beispiel für die Integration: Nach der Barc-Studie integrieren 29 % der Unternehmen ihr ECM-System in die Collaboration-Plattform Sharepoint von Microsoft Deutschland GmbH, Unterschleißheim, (Halle 7, Stand C31-1). Der häufigste Anwendungsfall sei die Nutzung des ECM-Systems als Archiv für Sharepoint-Inhalte. Jedoch integrieren auch immer mehr Unternehmen die ECM-Recherchefunktionen in die Microsoft-Lösung. Dabei bietet Sharepoint selbst auch ECM-Funktionalitäten, die viele Anwender mit Hilfe entsprechender Zusatzprodukte noch erweitern.

Ausgewachsene ECM-Systeme entwickelt hingegen ELO Digital Office GmbH, Stuttgart, (Halle 7, Stand A11). Bei den Versionen 2011 hat der Anbieter vor allem an der Prozessorientierung sowie am schnellen Einsatz gefeilt: Bei Eloprofessional und Eloenterprise lassen sich wiederkehrende Abläufe durch neue Komponenten künftig noch einfacher ohne aufwändige Programmierung automatisieren. Auch wurden Branchen-Templates in die Standardversionen integriert, um die Systeme leichter an kundenspezifische Strukturen anzupassen.

Noch stiefmütterlich behandeln die Unternehmen laut Barc das Thema E-Mail-Management: Gerade einmal ein Drittel setzt Lösungen zur E-Mail-Archivierung ein. „E-Mail-Management ist jedoch mehr als die reine Archivierung“, stellt Barc-Analyst Böhn klar. „Informationen aus dem E-Mail-System können in eine zentrale Informationsbasis überführt werden.“ Realisieren lässt sich dies beispielsweise mit Windream Exchange der Windream GmbH, Bochum, (Halle 7, Stand B11): Die ECM-Software verwaltet und archiviert automatisch serverseitig E-Mails des Microsoft Exchange Servers. Sie entlastet den Mail-Server und gibt den Anwendern die Chance, in den Mails komfortabel zu recherchieren. Die Verwaltung der Nachrichten schließt sowohl die Ansicht und Bearbeitung der Objekte als auch die Bearbeitung von Objekteigenschaften wie Indizes, Rechte, Versionen oder Volltext ein.

Vor allem für große Unternehmen mit über 100 Mio. Euro Jahresumsatz ist laut Barc die automatische Rechnungs- und Postbearbeitung wichtig. Speziell für Einkäufer hat die Readsoft GmbH, Neu-Isenburg (Halle 7, Stand E33), ein Lösungspaket geschnürt, das Bedarfsmeldungen, eingehende Auftragsbestätigungen und Lieferscheine automatisiert elektronisch verarbeitet. Die einzelnen Module basieren auf dem in SAP integrierten Prozess Director, der die Schlüsseldaten aus der Auftragsbestätigung ausliest und mit den Bestelldaten im ERP-System abgleicht.

Die Ablauf- und Prozessunterstützung steht auch bei der Plattform Docyard der Luratech Europe GmbH, Berlin (Halle 7, Stand A77), im Fokus: Mit ihr lassen sich sämtliche Funktionen der Dateikonvertierung in zentral steuerbare Workflows integrieren. Ein Scandienstleister überwacht und steuert damit beispielsweise seine Aufträge. Aufgaben, die bisher manuell durchgeführt wurden, erledigt die Software vollautomatisch.

Darüber hinaus hat Luratech für das Input Management den Luradocument PDF-Compressor in seiner jüngsten Version fit gemacht für PDF/A-2, ein speziell ausgelegtes Profil für die Langzeitarchivierung, das auf einem ISO-Standard basiert. Damit lassen sich beispielsweise Bilder nach dem Grafikformat JPEG 2000 komprimieren.

Auf PDF/A-2 reagiert auch die Callas Software GmbH, Berlin (Halle 7, Stand A77), mit ihrem Pdfapilot, einer Software zur Erzeugung und Validierung PDF/A-konformer Dateien. Darüber hinaus unterstützt diese Version das Zusammenfügen mehrerer Dateien in einen „Container-PDF“. Dies ist vor allem für die Archivierung von E-Mails interessant: E-Mail-Anhänge lassen sich dann separat zum E-Mail-Text, aber vereint in einer PDF/A-Collection archivieren.

Speziell für das Output-Management hat die Compart AG, Böblingen (Halle 7, Stand C71), den E-Postbrief der Deutschen Post als Modul in sein Produkt Docbridge Pilot integriert.

Sabine Koll Journalistin in Böblingen