Die systematische Vorgehensweise hilft, ein ERP/PPS-System effizient zu bewerten und auszuwählen. Das vom Aachener FIR entwickelte 3-Phasen-Konzept berücksichtigt individuelle Gegebenheiten und schafft eine sichere Grundlage für die Investitionsentscheidung.
Wer sich mit der Auswahl eines ERP-/PPS-Systems befasst, sieht sich immer wieder mit den Herausforderungen eines undurchsichtigen ERP-Markts konfrontiert, mit unklaren Erwartungen und Interessenlagen sowie der Schnelllebigkeit von Entwicklungstrends. Eine wesentliche Hürde in einem Auswahlprojekt ist die unklare oder gar gänzlich fehlende Vorstellung von den eigenen Anforderungen an ein zukunftsorientiertes ERP-/PPS-System.
Abhilfe schafft eine systematische Vorgehensweise, um betriebliche Standard-Anwendungssysteme zu bewerten und auszuwählen. Dies trägt der beschriebenen Individualität von Auswahlprozessen Rechnung und schafft gleichzeitig eine solide und sichere Grundlage für die Investitionsentscheidungen. Zu diesem Zweck wurde am Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR) das 3-Phasen-Konzept zur Bewertung und Auswahl von Software-Lösungen entwickelt und in zahlreichen Auswahlprojekten erfolgreich angewendet. Das Konzept unterscheidet die Phasen der Organisationsanalyse, der Systemvorauswahl und der Systemendauswahl. Jedem dieser Arbeitsblöcke sind bewährte Methoden und Werkzeuge zugeordnet, die im Rahmen der mittlerweile 25-jährigen Anwendung stetig weiterentwickelt werden.
Die Organisationsanalyse hat das Ziel, bestehende Organisationsstrukturen und Prozesse zu erfassen, Schwachstellen und ihre Ursachen zu identifizieren und gegebenenfalls eine Reorganisation vorzunehmen. Allein das Einführen einer Software-Lösung ist kein Patentrezept, um organisatorische Probleme zu beseitigen. Vielmehr zeigt die Erfahrung, dass betriebliche Abläufe durch die Einführung einer Softwarelösung gefestigt und damit gegebenenfalls Schwachstellen manifestiert werden. Wesentlicher Bestandteil der Organisationsanalyse ist daher die Prozess- und Strukturanalyse.
Nach dem Abschluss der Organisationsanalysephase kann das Projektteam einschätzen, ob sich das dokumentierte Ziel realisieren lässt und sich die Verbesserungspotenziale im Rahmen des Projektes erreichen lassen. Aus dieser Bewertung der identifizierten Optimierungspotenziale kann ein zukunftsfähiges Soll-Konzept für die Auftragsabwicklung abgeleitet werden. Unabhängig von der Notwendigkeit zur Reorganisation der betrieblichen Strukturen dient die Organisationsanalyse gleichzeitig dazu, eine solide Grundlage zu schaffen, um die Anforderungen an die zukünftige Softwarelösung zu formulieren.
Im Rahmen der Vorauswahl wird der Anbietermarkt sondiert und von circa 130 am Markt verfügbaren Systemen auf eine zweckmäßige und überschaubare Anzahl von 10 bis 15 Systemen reduziert. Mit den Ergebnissen der Organisationsanalyse werden dafür die unternehmensspezifischen Anforderungen formuliert und mit den Leistungsmerkmalen marktgängiger Softwarelösungen abgeglichen. Bei der Endauswahl werden drei bis vier der zuvor betrachteten Systeme anhand detaillierter Testunterlagen („Testfahrpläne“) einer intensiven Analyse unterzogen. Die Endauswahl trägt damit im Besonderen dem prozessorientierten Charakter einer Systembewertung Rechnung, weil in diesem Schritt die favorisierten Systeme auf ihre Eignung zur Abbildung der konkreten Unternehmensprozesse und -besonderheiten überprüft werden.
Die gesammelten Ergebnisse und Dokumentationen aus dem Auswahlprozess sind wesentlicher Bestandteil des Lastenheftes und damit Grundlage für die anschließenden Vertragsverhandlungen. Das Lastenheft definiert, welche Funktionalitäten benötigt werden und wie Prozesse gestaltet werden sollen. Es basiert insbesondere auf den Vereinbarungen aus den zuvor erstellten Testunterlagen der Endauswahlphase. Durchaus üblich ist es, auf Basis des Lastenheftes den Vertrag mit dem Anbieter abzuschließen, der beispielsweise eine Feinspezifikation von etwa drei bis sechs Monaten Dauer beinhaltet. Ergebnis der Feinspezifikation ist dann das Verpflichtungsheft oder Pflichtenheft, das eine detaillierte Definition des gewünschten Leistungs- und Funktionsumfangs sowie der Schnittstellen zu anderen Systemen beinhaltet
Im Rahmen der Implementierung gilt es, die bereits innerhalb der Organisationsanalyse konzipierte Aufbau-, Ablauf- und Arbeitsorganisation informationstechnisch im neuen System abzubilden. Des Weiteren sind bei der Gestaltung des ERP-/PPS-Systems die systemseitigen Datenfelder zu definieren, die vorhandenen Daten aufzubereiten und zu übernehmen, Benutzerschnittstellen zur Erfassung, Steuerung und Ausgabe von Informationen zu konzipieren sowie geeignete Methoden und Verfahren zur Verarbeitung von Transaktionen (beispielsweise „Batch“ versus „Online“) auszuwählen oder zu entwickeln. Besonderer Anstrengungen bedarf es auch, um die Arbeitszufriedenheit und Motivation zu verbessern, eine Akzeptanz der Mitarbeiter für den Veränderungsprozess zu schaffen sowie die Anwender durch Schulungen ausreichend zu qualifizieren.
Dipl.-Ing. Jan Helmig Dipl.-Wirt.-Ing. Niklas Hering FIR Forschungsinstitut für Rationalisierung, Aachen
Detaillierte Informationen über ERP-Auswahlbeispiele aus der Praxis erhalten die Teilnehmer der 17. Aachener ERP-Tage am 16./17. Juni (siehe Kasten)
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