Wer eine revisionssichere Datenarchivierung als Serviceleistung nutzt, spart Investitionskosten. Neue Cloud-Konzepte versprechen zudem ein hohes Maß an Sicherheit. Diese sollen selbst Skeptiker überzeugen.
Der Wert von Informationen, die digitale Wissensbasis der Unternehmen, erlangt zunehmend strategische Bedeutung. In Zeiten, in denen das Informationsaufkommen und die Anzahl verfügbarer Informationsquellen rasant steigen, gleichzeitig die Bindung von Mitarbeitern an das Unternehmen aber nachlässt, wird die Verfügbarkeit und damit die Archivierung strukturierter Informationen immer wichtiger. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist es eine große Herausforderung, dies zu meistern und alle rechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Jetzt zeichnet sich jedoch ein interessanter Lösungsansatz ab.
In Industrie-, Fertigungs- und Produktionsbetrieben fallen eine Vielzahl unterschiedlichster Informationen an. Diese gilt es, aus rechtlichen oder produktionstechnischen Gründen zu archivieren. Das Spektrum reicht von steuerrelevanten Belegen bis hin zu Produktionsdaten oder Qualitätssicherungs- und Marketing-Dokumenten.
Begegnet wird den damit verbundenen Herausforderungen im Allgemeinen durch den Einsatz von entsprechenden Betriebsdatenerfassungssystemen (BDE) beziehungsweise Production Information Management Systems (PIMS), die eine leistungsfähige Erfassung von Produktionsdaten ermöglichen. Weitere Dokumentenmanagement-Lösungen kommen zur Verwaltung ganz unterschiedlicher, aber dennoch wichtiger Unterlagen hinzu, zum Beispiel für Rezepturen, Herstellanweisungen, Standard Operating Procedures (SOPs) oder auch für Anweisungen zur Behandlung von Ausnahmesituationen sowie zur Archivierung des Schrift- und E-Mail-Verkehrs.
Solche Systeme bedeuten oft jedoch ein hohes Investment, besonders wenn eine Gesamtlösung realisiert werden soll.
Die Spezifikation, Beschaffung und Implementierung der benötigten Hard- und Software erfordert schnell ein Budget im hohen fünf- oder sogar sechsstelligen Euro-Bereich. Zusätzlich müssen die Kosten für die kontinuierliche Pflege des Systems bedacht werden. Für kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung sind solche Investitionen kaum zu stemmen, obgleich die Lösung an sich dringend benötigt wird und zur Erhöhung der Produktionssicherheit und letztendlich zu Kosteneinsparungen wesentlich beitragen könnte.
Vor diesem Hintergrund wundert es nicht, dass heute Keller voller Papier-Archive immer noch Realität sind. Für viele gab es leider bisher einfach keine andere Möglichkeit, um der Nachweispflicht und Archivierungswünschen nachzukommen. Die Automatisierungsspezialisten der M+W Process Automation GmbH haben sich jetzt dieses Themas angenommen und gemeinsam mit dem Tochterunternehmen Teufel Software aus Rottweil eine kostengünstige, hochverfügbare und skalierbare Alternative ausgearbeitet. Kleinere und mittlere Unternehmen können die revisionssichere Archivierung beliebiger Daten auslagern und sich den sonst dafür anfallenden Installationsaufwand sowie Investment- und Personalkosten sparen.
Kern des Lösungsansatzes sind strukturierte, offene Speichersysteme, die beliebige, strukturierte und unstrukturierte Informationen speichern, und mit operativen Systemen (SPS, PLS, MES, LIMS, ERP) beziehungsweise Prozessen der Kunden eng verknüpft werden können. Diese Speichersysteme – sogenannte Silent Cubes – werden im hochverfügbaren Rechenzentrum der Teufel Software gehostet und sind in Größe und Funktionsumfang flexibel auf die konkreten Kundenanforderungen konfigurierbar. Silent Cubes sind das erste Speichersystem, das eine dauerhafte und sichere Speicherung von Permanentdaten erlaubt; sie sind für die revisionssichere Speicherung zertifiziert und erfüllen alle rechtlichen Vorgaben wie beispielsweise die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Dabei erlaubt das Archivierungssystem die einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger Informationsobjekte wie beispielsweis Produktionsdaten, Alarme, Ereignisse, Rezepturen, ERP-Daten oder sonstiger Dokumente.
Ein praxisgerechtes Archivierungssystem sollte sich aber nicht auf das Sammeln und Speichern von Daten beschränken, sondern weitere Anforderungen abdecken. Praxisrelevant ist dabei vor allem, dass die Daten auch jederzeit von den Berechtigten gefunden werden. Die M+W-Lösung ermöglicht deshalb einen datenbankgestützten, direkten Zugriff auf alle archivierten Informationsobjekte. Unterstützt werden außerdem verschiedene Indizierungs- und Recherchestrategien, um auf die archivierten Informationen sicher zugreifen zu können, zum Beispiel über Schlagworte oder Volltextsuche für ein schnelles Tracking & Tracing. Dies ist auch mobil etwa über Web-Applikationen möglich.
Zur Anbindung an die Datenquellen beim Anwender stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. Beispiele sind OPC, ODBC als Datenbankschnittstelle, die SQL als Sprache verwendet, einfacher Datei-Zugriff oder auch ein BDIS-Gateway. Ein optimales Management der verschiedenen Daten aus allen Unternehmensbereichen ist mit einem Enterprise-Content-Management-System möglich, beispielsweise mit dem optional angebotenen ELO Enterprise-Content-Management (ECM). Es verfügt über alle Funktionalitäten zur effektiven Verwaltung, schnellen Nutzung und sicheren Kontrolle von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Dies umfasst die neuesten Technologien, um Informationen und Dokumente rasch zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, revisionssicher und rechtskonform aufzubewahren und bereitzustellen. Durch die von KPMG, dem weltweiten Netzwerk von Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen, zertifizierten Verbindung der ELO-ECM-Lösungen und der Silent Cubes entsteht für den Anwender eine gute Kombination zur revisionssicheren Langzeitarchivierung beliebiger Daten und Dokumente. Der hohe Integrationsgrad der Produkte in Verbindung mit der Infrastruktur im Rechenzentrum gewährleistet einen hochverfügbaren, sicheren Betrieb. Durch Skalierungsmöglichkeiten hat der Anwender zudem eine auf seine Applikation angepasste Lösung.
Die Kommunikation zwischen Rechenzentrum und den Quellsystemen am Standort des Anwenders wird immer über sichere VPN-Verbindungen aufgebaut. Optional lässt sich auch ein lokales Gateway installieren. Dieses kann als zusätzlicher lokaler Datenpuffer und als Entkopplung zu den Produktivsystemen dienen. Mit dieser Cloud-gestützten Archivierungslösung reduzieren sich die Investitionen und der Verwaltungsaufwand entfällt, wobei der Praxisnutzen beachtlich ist: Revisionssicherheit aller archivierten Daten ist garantiert und die operativen Systeme können von Altdaten und Dokumenten entlastet werden. Außerdem ergeben sich Möglichkeiten zur Prozessoptimierung durch die Verknüpfung der Archivierung mit operativen Systemen. Auf eine papierbasierte Ablage und Archivierung kann dann verzichtet werden.
Rüdiger Trobisch M+W Process Automation, Ludwigshafen Ellen-Christine Reiff Redaktionsbüro Stutensee
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