Sicher, vertraulich, nachweisbar – das schaffte bisher nur der klassische Postversand. Mit zunehmender Internet-Nutzung wachsen auch die Ansprüche an Effizienz und Kostenersparnis in der schriftlichen Kommunikation des Unternehmens. Die De-Mail will Abhilfe schaffen und verspricht, schnell wie die E-Mail und sicher wie ein Brief zu sein.
Die einfache Kommunikation über das Internet per E-Mail birgt Risiken. E-Mails lassen sich ohne großen technischen Aufwand wie eine Postkarte lesen, sie können auf dem Weg durchs Netz abgefangen und in ihrem Inhalt verändert werden. Absender und Empfänger dürfen sich letztlich nie sicher sein, mit wem sie tatsächlich kommunizieren. Diverse Speziallösungen erwiesen sich bisher als aufwendig, kostenintensiv oder genügten gesetzlichen Formerfordernissen nicht. Beispiel: Ein E-Postbrief erfüllt die für ihre Rechtswirksamkeit vorausgesetzte gesetzliche Schriftform der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses nicht. Deshalb ist er dafür ungeeignet.
Die neueste Form des elektronischen Briefes, die sogenannte De-Mail, soll hier Abhilfe schaffen: Mit ihrer Markteinführung wird es künftig möglich sein, auf digitalem Weg die Sicherheit und Diskretion der traditionellen Briefpost mit der Flexibilität und Schnelligkeit der E-Mail zu kombinieren.
Die Grundlagen dafür, dass der De-Brief Rechtswirksamkeit wie ein Papierbrief entfalten kann, schafft das „Gesetz zur Regelung von De-Mail-Diensten“ vom 3. Mai. 2011. Es definiert hohe Anforderungen an die technische und organisatorische Sicherheit der De-Mail-Dienste. Als Provider darf nach dem De-Mail-Gesetz vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) nur zugelassen werden, wer die in einem Akkreditierungsverfahren dort geforderten Voraussetzungen lückenlos nachweisen kann.
Die Vertraulichkeit muss über eine besonders leistungsstarke Verschlüsselung sichergestellt werden, welche für den Nutzer den zusätzlichen Vorteil bietet, dass keine Spams in seinem De-Mail-Postfach landen. Verbindlich wird eine De-Mail dadurch, dass sich sowohl Absender als auch Empfänger im Rahmen der erstmaligen Registrierung sicher identifizieren müssen (wie bei einem Online-Bankkonto), bevor sie die Technologie nutzen können.
Die ersten drei Anbieter von De-Mail-Diensten erhielten kürzlich auf der Cebit in Hannover ihre Akkreditierung: Mentana-Claimsoft, Telekom und T-Systems können nun ihre De-Mail-Dienste Firmen, Verwaltungen und Privatpersonen anbieten. Nunmehr lassen sich etwa Vertragsangebote, Auftragsbestätigungen und Mahnungen rechtssicher per De-Mail versenden. Das dürfte besonders in größeren Unternehmen eine beachtliche Zeit- und Materialeinsparung zur Folge haben. Deshalb werden auch behördliche Bescheide oder Vorladungen sicher bald via Internet ins Haus geflattert kommen. Voraussetzung ist allerdings stets, dass sowohl Absender als auch Empfänger De-Mail-Nutzer sind.
Bei den Providern kann man sich eine De-Mail-Subdomain und De-Mail-Adresse sichern lassen. Diese sieht dann ungefähr so aus: <a href="mailto:industrieanzeiger@provider.de„>industrieanzeiger@provider.de-mail. de. (Zum Vergleich die D-Mail-Adress: <a href="mailto:industrieanzeiger@provider.de„>industrieanzeiger@provider.de). Der Dienstleister bindet dann per De-Mail-Gateway die im Unternehmen vorhandene Infrastruktur an die Provider-De-Mail-Software an. Dabei kommuniziert das Gateway nur mit einem lokalen E-Mail-Server. Installationen an einzelnen Arbeitsplätzen sind nicht notwendig und im privaten Bereich reicht meist sogar der vorhandene Internetbrowser für die Nutzung aus.
Die Vorteile der De-Mail, besonders ihre Nutzerfreundlichkeit und Effizienz, scheinen somit sämtliche bisherige Formen des Schriftverkehrs um Längen zu schlagen. Die Technik steht fertig zur Verfügung und gilt als ausgereift.
Doch spätestens an dieser Stelle werden die ersten kritischen Stimmen laut: Wer kann heute schon sagen, was morgen noch auf der Datenautobahn des Internet als ausgereifte Technik gelten kann? Wer gern auf Nummer sicher geht, wird bei besonders sensiblen Inhalten besser dem herkömmlichen Brief den Vorzug geben. Und last not least bleibt ein persönlicher Brief auch künftig eine schöne Möglichkeit, einem besonderen Geschäftspartner besondere Aufmerksamkeit entgegenzubringen.
Hella Prügner Journalistin in München
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