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EIM: Ein neues Akronym mit Potenzial

„Enterprise Content Management“ steht vor der Ablösung
EIM: Ein neues Akronym mit Potenzial

Zusammen mit der IT & Business und der neu hinzugekommenen CRM-expo hat sich der Blickwinkel der DMS EXPO auf das Thema Information erheblich erweitert. Der Oberbegriff Enterprise Content Management wird langsam aber sicher durch Enterprise Information Management abgelöst.

Enterprise Content Management (ECM) bestimmte international die Entwicklung der Branche und bot ein Portfolio zur Verwaltung und Nutzung vorrangig schwach strukturierter und unstrukturierter Informationen. Diese wurden landläufig zum Unterschied zu den strukturierten Daten als Content oder Dokumente bezeichnet. Für die Verwaltung dieses Contents innerhalb und für das Unternehmen (engl. enterprise) hat sich das ECM-Komponentenmodell etabliert.

Das Modell beinhaltet den Eingangskanal für Information, „Capture“, mit Scannen, E-Mail, Import, Klassifikation, OCR und anderen Funktionen ebenso wie den Ausgangskanal, „Deliver“, mit Bereitstellung für unterschiedliche Anwendungsoberflächen und Devices, Output-Management und Verteilung. Die Komponenten „Store“ und „Preserve“ machen den Unterschied deutlich zwischen einer mittelfristigen, revisionssicheren Ablage, und einer dauerhaften, zum Teil auf die Ewigkeit ausgelegten, Langzeitarchivierung. Im Zentrum der Verwaltung und der Nutzung stehen die „Manage“-Komponenten: „Document Management“ (DM) zur Verwaltung von Office-, E-Mail- und anderen elektronischen Dokumenten; „Collaboration“ zur Unterstützung der Zusammenarbeit einschließlich moderner Funktionalität aus dem Web-2.0-Umfeld; „Web Content Management“ (WCM) zur Präsentation und Nutzung von Inhalten für Webseiten, Portale und andere Internet-basierte Oberflächen; „Records Management“ (RM) für die geordnete Aufbewahrung wichtiger und aufbewahrungspflichtiger Informationen in elektronischen Akten sowie nicht zuletzt „Workflow“ und „Business Process Management“ (BPM) um die Information in Geschäftsprozessen und als Wissen nutzen zu können.
Dieses Modell gibt es seit dem Jahr 2002. Funktional und technologisch wurde diese Vision des Content Management inzwischen erheblich erweitert. Die Kernfunktionalität wanderte dabei als Dienste in die Infrastruktur. Besonders die Nutzung von ECM-Funktionalität direkt aus Anwendungen heraus ließ ECM aus dem Fokus der Verantwortlichen in Anwenderunternehmen rücken. Themen wie Social Business, Cloud, Mobile, Sicherheit, Enterprise 2.0, Ubiquitous und andere drängten sich in den Vordergrund.
Enterprise Information Management (EIM) ist zunächst genauso erklärungsbedürftig wie ECM. Dies gilt besonders für den Begriff „Enterprise“. Dieser meint keineswegs Großunternehmen und Konzerne sondern steht für „für das Unternehmen“ „im Unternehmen“ und „unternehmensweit“. Enterprise macht so gesehen auch nicht halt vor den Informationen des Unternehmens die nicht innerhalb, „on premise“, verwaltet und genutzt werden. Der Begriff „Information“ ist formatunabhängig und schließt alle Formen von Papier über elektronische Dokumente bis hin zu Wiki-Einträgen, SMS, Video-Aufzeichnungen, 3D-Modellen und Forums-Beiträgen ein. „Management“ dient zur Verwaltung und Nutzung. Damit beschränkt sich EIM und schließt die zahlreichen Verarbeitungssysteme für Information im Unternehmen wie Fachanwendungen, ERP, CAD oder CRM aus. Für diese Welt der Software bietet EIM lediglich die notwendigen Verwaltungskomponenten an.
Die Definition von EIM ist sehr weitgefasst:
„Enterprise Information Management erfasst, verwaltet, nutzt, stellt bereit und bewahrt ganzheitlich und übergreifend alle Formen von Informationen ohne Unterschied des Formates, der Quelle, des ursprünglichen Erzeugers, von Ort, Device, Medium und Zeit, und vom ursprünglichem Nutzungsmodell.“
Das bisherige ECM-Komponenten-Modell wird um die Funktionen von Web 2.0, Enterprise 2.0 und Social Business ergänzt. Damit ziehen Methoden und Technologien von Social Media in das Unternehmen ein. Sie erlauben Wissensmanagement in einer neuen Qualität.
Multi-Channel-Publishing unterstützt unterschiedlichste Ausgabe-Kanäle des Unternehmens mit allen denkbaren Formen von Devices. Besonders im Bereich mobiler Geräte wie Smartphones und Tablets kommen neue Funktionen hinzu, die den Nutzungsmodellen und Oberflächen gerecht werden. Ein wichtiger Punkt sind hier auch die Sicherheitsanforderungen, damit es keinen unkontrollierten Zugang zu den Unternehmensinformationen gibt.
Cloud und „SaaS Software as a Service“ stellen neue Anforderungen an die Betriebs- und Nutzungsmodelle für das Informationsmanagement. Einerseits ist Information überall und jederzeit sehr schnell verfügbar, andererseits sind die Sicherheits-, Vertraulichkeits- und Abhängigkeitsfaktoren zu berücksichtigen. Im Zeitalter des NSA-Skandals eine besondere Herausforderung für Anwender wie Anbieter.
Automatische Klassifikation überwand bei ECM hauptsächlich den Flaschenhals der manuellen Erfassung und Indizierung. Die gleichen Technologien können aber auch zur Auswertung und Bewertung von Suchergebnissen und zur strukturierten Darstellung von Informationen genutzt werden. Sie stellen außerdem wichtige Dienste für Big Data, BI und Enterprise Search dar. Die drei letztgenannten, Big Data, BI und Enterprise Search, ergänzen nicht nur ECM sondern stellen auch einige ECM-Prinzipien wie das „Ordnung schaffen“ in Frage.
Alles, Inhalt und Kontext, soll in Realtime möglichst vollständig ausgewertet werden können. Viele meinen daher, auf Records Management und Archivierung verzichten zu können, was jedoch nicht der Fall ist. Ein wesentliches Grundprinzip von EIM ist Information Governance – die Beherrschung der Information. Nur wer weiß, welche Information wo in welcher Qualität vorhanden ist, kann diese auch effektiv nutzen, verwalten und schützen. Big Data im Unternehmen muss sich diesen Prinzipien unterordnen.
Ein Anlass hierfür ist die überwältigende Informationsflut, deren Anstiegskurve schon so lange exponentiell nach oben zeigt, dass sie bald einmal rückwärts umkippen müsste. Steiler als senkrecht geht nicht. Die Handhabung von Information wird daher immer wichtiger – um sie nutzen zu können und um die Abhängigkeit von Richtigkeit und Verfügbarkeit in den Griff zu bekommen. Informationsmanagement ist eine Notwendigkeit für das zukünftige Überleben von Unternehmen, Organisationen und der hoch entwickelten, technologiebasierten Gesellschaft. Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn sie als Wissen und in Prozessen genutzt wird. Vielfach sind die Informationssammlungen in den Unternehmen nur gigantische Datengräber. Obwohl es seit über 40 Jahren elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement gibt, ist die durchgängige Durchdringung einer kontrollierten Informationsverwaltung in den Unternehmen längst noch nicht vollständig gegeben.
Dr. Ulrich Kampfmeyer Unternehmensberater, Project Consult, Hamburg
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