Ein Zugferd für die elektronische Rechnung

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 und dem BMBF-Rundschreiben vom Juli 2012 ist die qualifizierte Signatur ist beim elektronischen Rechnungsversand keine Pflicht mehr. Somit dürfen Unternehmen seitdem elektronische Rechnungen austauschen. Doch nur wenige nutzen die Vorteile, die E-Rechnungen bieten: Papier und Porto werden eingespart. Zudem lässt sich die Effizienz bei der Verarbeitung verbessern, das die Rechnungsdaten durchgängig elektronisch weiterverarbeitet werden. Eine Erhebung der Deutsche Bank Research/Billentis hat ergeben, dass das Einsparpotenzial bei 11,60 Euro pro Rechnung liegt.

Nach einer Umfrage von Software-Anbieter Sage unter 755 mittelständischen Kunden in Deutschland würde sich dies für die meisten Unternehmen lohnen: Zwei Drittel der Befragten stellen demnach im Monat 100 bis 2000 Rechnungen im Monat aus. 23 % versenden 2000 bis 10 000. Und bei 5 % der Befragten verlassen monatlich mehr als 10000 Rechnungen das Haus. Dennoch ist die elektronische Rechnung für die Mehrheit noch kein Thema: Noch immer verschicken 71 % ihre Rechnungen per Post – vor allem deshalb, weil ihre Kunden noch nicht danach gefragt haben.

Die Zurückhaltung mag allerdings auch in mangelndem Know-how begründet sein. Zwar schreibt die Bundesregierung für die elektronische Rechnung keine elektronische Signatur und keinen spefizischen Übermittlungsweg vor. Doch müssen durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ihre Authentizität, Integrität und Lesbarkeit sichergestellt und ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung nach gewiesen werden.

Aus diesen Anforderungen leiten sich Anforderungen an die IT ab, die die elektronische Rechnungsabwicklung unterstützen muss. Dies betrifft zum Beispiel Schnittstellen zu ERP- und Buchhaltungsprogrammen, aber auch die die rechtskonforme Archivierung der Rechnungsdaten sowie die Verwendung bestimmter Daten- und Rechnungsformate.

Damit sich der damit verbundene Aufwand für kleine und mittlere Unternehmen in Grenzen hält, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (Ferd) ein einheitliches Verfahren und das Datenmodell Zugferd auf Basis des vor knapp einem Jahr von der ISO verabschiedeten Langzeitarchivierungsformats PDF/A-3 entwickelt. Zugferd steht für „Zentrale User Guidelines für elektronische Rechnungen in Deutschland“.

PDF/A-3 greift den Container-Gedanken von PDF auf. Dadurch ist beispielsweise die hybride Archivierung möglich, bei der die digital erzeugten Quelldokumente in die PDF/A-3-Datei eingebettet werden, sowie die E-Mail-Archivierung, wo unterschiedliche Szenarien möglich sind: Das Spektrum reicht von einer automatisierten Server-seitigen bis hin zu einer manuellen Konvertierung nach PDF/A auf dem Client. Darüber hinaus können E-Mails und deren Attachments einzeln im PDF/A-Format archiviert oder in einer mehrseitigen PDF/A-Datei zusammengefasst werden. Wird PDF/A-3 eingesetzt, sind die E-Mails samt Anhängen im archivtauglichen PDF/A-Format in einer einzigen Datei eingebettet.

Zugferd-konforme Rechnungen bestehen aus einem PDF/A-3-Dokument und einer XML-Datei mit Bezug auf das Dokument. Das Zugferd-Datenmodell definiert somit, wie das sicher archivierbare Belegbild einer Rechnung und deren Daten als XML in einer PDF/A-3-Datei verbunden sind.

„Durch das maschinenlesbare XML-File können die nötigen Informationen direkt in die Finanzbuchhaltung oder Bankingsoftware importiert werden. Jede Form von zusätzlichem Capturing oder weiterer Datenerfassung ist nicht mehr erforderlich“, erklärt Sabine Pur, Autorin des von IBI Research an der Universität Regensburg erstellten Marktüberblicks „Elektronische Rechnungsabwicklung – einfach, effizient, sicher“ (siehe Kasten Seite 79). Sie zählt die Vorteile des Verfahrens auf: Es entstehen keine Medienbrüche beim Übertragen von Dokumenten. Die PDF/A-Datei ist zudem langzeitarchivierbar, denn der ISO-Standard definiere, welche Inhalte erlaubt seien und welche nicht, damit die langfristige Lesbarkeit garantiert sei – „unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem die Dokumente erstellt werden“, so die Expertin. „Damit sind auch alle weiteren Vorteile von PDF/A verbunden, zum Beispiel die Fähigkeit zur Volltextsuche.

Wie Unternehmen elektronische Rechnungen auf Basis des Zugferd-Datenmodells erstellen oder verarbeiten können, erfahren die Besucher der DMS EXPO an mehreren Messeständen von Mitgliedern der PDF Association, die an der Zugferd-Entwicklung beteiligt war. Callas Software (Halle 5, Stand C41) beispielsweise zeigt eine neue Version des PDFA Pilot, mit der Unternehmen Zugfert-kompatible Dateien erstellen, prüfen und verarbeiten können. Dabei unterstützt die Version 5.0 den seit Kurzem verfügbaren Release Candidate des Zugferd-Datenformats. Inovoolution (Halle 5, Stand D39) präsentiert im Rahmen ihrer Input-Management-Lösung Novo Mail, wie die Rechnungsinformationen im Workflow-Prozess an der richtigen Stelle zur Verfügung stehen.

Und Luratech (Halle 5, Stand D17) führt die Integration am Beispiel der Warenwirtschaft von Lexware vor, mit der sowohl Rechnungen erstellt als auch eingehende Rechnungen verarbeitet werden können. Dabei generiert der Anwender aus dem Warenwirtschaftssystem eine herkömmliche PDF-Rechnung und exportiert die Rechnungsdaten. Diese proprietäre Datei wird dann mithilfe eines kleinen XML-Mappings in die Zugferd-Datenstruktur überführt. Der PDF Compressor von Luratech konvertiert dann die PDF-Rechnung in eine PDF/A-Datei, bettet die Zugferd-XML-Datei ein und erstellt zusätzlich die notwendigen Metadaten. Das Ergebnis ist dann die Zugferd-kompatible PDF/A-3-Rechnung, die elektronisch an die Rechnungsempfänger versandt werden kann. Das Dienstleistungsunternehmen GS1 Germany nutzt den PDF Compressor bereits, um seine Ausgangsrechnungen Zugferd-kompatibel zu erstellen.

Sabine Koll Journalistin in Böblingen

Der QR-Code führt direkt zur aktuellen Auflage des speziell für den deutschen Mittelstand erstellten kostenlosen Marktüberblicks „Elektronische Rechnungsabwicklung – einfach, effizient, sicher“ von IBI Research an der Universität Regensburg.

Bereits am 23. September, also am Tag vor der Messe. veranstaltet die PDF Association im ICS direkt an der Messe Stuttgart ein halbtägiges Seminar rund um den PDF/A-Standard und den elektronischen Rechnungsaustausch mit PDF/A-3.

Auf der DMS Expo informiert der VOI-Verband Organisations- und Informationssysteme in der VOI Akademie in Halle 5, Stand D51, an allen drei Messteagen intensiv über Zugferd. Zum Beispiel lautet am 25. September um 13 Uhr ein Vortrag „Scannen, Freigeben, Fertig!? – Wie funktioniert die elektronische Rechnungsbearbeitung?“

Darüber hinaus berichten Referenten auch im Fachforum 5.2 in Halle 5 zu diesem Thema.