Als Systemlieferant für Sondermaschinen, Sonderanlagen und Sonderbetriebsmittel bietet die Aalcon Konstruktions-GmbH Kunden aus den Bereichen Halbleitertechnik, Verpackungstechnik sowie Kunststoffverarbeitung ein komplettes Dienstleistungsportfolio, das von der Konzeption und Konstruktion bis hin zur Inbetriebnahme und zum After Sales reicht. Um das Unternehmen angesichts einer stattlichen Auftragszunahme und eines gleichzeitigen Mitarbeiterwachstums effizienter zu organisieren, entschloss sich Firmengründer und Geschäftsführer Markus Starz 2018 für die Implementierung des durchgängigen Multiprojektmanagement-Systems ams.erp von AMS.Solution, das speziell auf die Belange von Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigern zugeschnitten ist.
ERP-Software von AMS.Solution speziell für Einzel- und Variantenfertiger
Das Ziel war es, über eine solide Datenbasis und einen durchgängigen Datenfluss immer die aktuellen Kennzahlen zum Gesamtprojektaufkommen und zum jeweiligen Status der Auftragsabwicklung zu ermitteln. Mit der alten, funktional limitierten Geschäftssoftware war der angestrebte 360-Grad-Blick nicht möglich, zumal sich die Mitarbeiter vielerorts mit Microsoft Excel und anderen Insellösungen behelfen mussten. Die zwangsläufig entstehenden Medienbrüche verhinderten eine durchgehende Prozesskette.
Die neue ERP-Software war von einem unabhängigen Berater empfohlen worden. „Wir merkten rasch, dass das System aufgrund seiner Branchenausrichtung auf die Anforderungen mittelständischer Prototypenentwickler wie uns zugeschnitten ist“, erklärt Starz. Die integrierten Tools zur Arbeits- und Projektzeitenerfassung beispielsweise, die für den Firmenchef unter anderem entscheidende Auswahlfaktoren darstellten, erfüllten bereits im ERP-Standard sämtliche Anforderungen und konnten übernommen werden.
Projektkosten jederzeit im Blick
Die Adaption dieser Standardprozesse war für sich genommen bereits ein wichtiger Schritt in Richtung der Etablierung einer übergreifenden Ablauforganisation. Einen noch viel weitreichenderen Effekt für sein Unternehmen sieht Geschäftsführer Starz jedoch darin, mit ams.erp nun den angestrebten Überblick über den aktuellen Stand der Projekt- und Auftragsabwicklung zu besitzen: „Aufgrund der durchgängigen Datenbasis können wir solide Aussagen und Prognosen treffen sowie Vergleiche zu vorangegangen Zeiträumen anstellen.“ Zudem sei er nun in der Lage, jederzeit voraus- und nachkalkulieren und somit exakt nachvollziehen zu können, welche Projekte sich gerechnet haben und welche nicht.
Dank der weitreichenden Funktionalitäten der mitlaufenden Kalkulation liefert die neue ERP-Software den Projektleitern stets in Echtzeit und ohne langwierige Batch- oder Nachtläufe detaillierte Informationen darüber, inwieweit die aktuellen Aufträge noch den vorgegebenen Zeit- und Budgetplänen entsprechen. Mögliche Abweichungen sind bereits in ihrer Entstehung erkennbar. Die Gründe für etwaige Abweichungen lassen sich bis auf Baugruppen- und Bauteilebene zurückverfolgen, entsprechende Maßnahmen können frühzeitig eingeleitet werden. Da auch sämtliche Zahlen zu bereits abgewickelten Projekten zur Verfügung stehen, lassen sich über die Betrachtung ähnlich gelagerter Aufträge schnell detaillierte und rentable Kundenangebote erstellen. Und obwohl es sich bei der überwiegenden Mehrzahl der Aalcon-Produkte um Prototypen handelt, kommt es durchaus vor, dass Baugruppen, Bauteile oder Produkte erneut angefragt werden. In diesen Fällen können auf Basis der vorhandenen Kalkulationsdaten ad hoc entsprechende neue Angebote angefertigt werden.
„Im Einkauf wurden vor dem Einsatz von ams.erp alle Bestellungen separat in eine Excel-Tabelle eingetragen“
Für Dominik Starz, den Sohn des Firmengründers, der mit seinem Firmeneintritt gleich die ERP-Projektleitung übertragen bekam, ist das ein enormer Fortschritt. Denn die alte Software erlaubte es bestenfalls, die entstandenen Kosten oder gebuchten Zeiten zu einem bestimmten Auftrag über rudimentäre Listenfunktionen zu erfassen – in einen übergeordneten Kontext ließen sie sich nicht setzen. Auswertungen zu einzelnen Produktgruppen, Arbeitsbereichen oder Teams waren ebenso wenig möglich. Auch müssen Angebote und Kalkulationen nicht länger in Word und Excel erzeugt werden. „Im Einkauf wurden vor dem Einsatz von ams.erp alle Bestellungen separat in eine zunehmend ausufernde Excel-Tabelle eingetragen. Die Arbeit mit diesen Insellösungen mitsamt den jeweils erforderlichen manuellen Überträgen gestaltete sich äußerst fehleranfällig“, ergänzt Geschäftsführer Markus Starz.
Keine aufwendige Pflege des Artikelstamms
Aufgrund der weitgehend vorherrschenden Fertigung in Stückzahl 1 ist der Artikelstamm bei Aalcon sehr überschaubar. Abgesehen von Verbrauchsteilen und einigen wenigen Ausnahmen werden keine Teile auf Lager vorgehalten. Die Möglichkeit des Arbeitens mit Artikeln ohne Artikelnummern, sogenannten O-Teilen, war für Markus Starz daher ein weiteres wichtiges Argument für die Branchen-Software. Denn damit entfällt die arbeitsintensive Dauerpflege des Artikelstamms, die fast alle ERP-Systeme zwingend fordern. Die Wiederverwendung von Artikelnummern bringt jedoch in erster Linie klassischen Serienfertigern Nutzen, die Bestände produzieren und Lagerartikel abverkaufen. Im Gegensatz dazu arbeitet man bei Aalcon rein projektbezogen. Statt Stammdaten wie Artikelnummern zu pflegen, kam es dem Geschäftsführer darauf an, neue Projekte mit einem minimalen Set an Daten anlegen zu können, um schnellstmöglich operativ zu werden.
Angenommene Angebote wandelt das ERP-System unkompliziert in Aufträge, sodass die Auftragsabwicklung beginnen kann: Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Fertigung, Materialwirtschaft und Montage übernehmen die Verantwortung für den Kundenauftrag und informieren sich mittels der Software zum Projektfortschritt und zu den in ihren Bereichen anstehenden Aufgaben.
Effiziente Prozessabwicklung durch ERP-Software
Markus und Dominik Starz zeigen sich mit dem bislang Erreichten sehr zufrieden. Sie sind überzeugt, dass die Vielzahl der Aufträge mit den zuvor eingesetzten Excel-Tabellen gar nicht mehr zu bewältigen gewesen wäre. Auch in der Verwaltung können die Sachbearbeiter mittlerweile die doppelte Menge an Aufträgen verarbeiten. Sichtbar sind die positiven Effekte der effizienteren Strukturen sowohl in der Umsatz- als auch in der Mitarbeiterentwicklung: „Seit 2019 sind wir Innerhalb von zwei Jahren von 40 auf knapp 60 Mitarbeiter gewachsen. Die ERP-Lizenzen mussten wir in demselben Zeitraum auf über 30 verdoppeln“, sagt Dominik Starz. Das Umsatzwachstum von 1,4 Mio. Euro im Jahr 2015 auf rund 8Mio. in 2020 spricht eine deutliche Sprache. Mit seiner effizienten Prozessabwicklung hat ams.erp seit seiner Implementierung 2019 maßgeblichen Anteil an der positiven wirtschaftlichen Entwicklung bei Aalcon.
Kontakt:
ams.Solution AG
Rathausstraße 1
41564 Kaarst
www.ams-erp.com
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