ERP-System hilft beim Schrankbau

Apra ist ein diskreter Fertiger. Im Zweischichtbetrieb, auf mehr als 14 000 m2 Fläche am Standort Mehren, fertigt das Unternehmen die unterschiedlichsten Schrank- und Gehäusesysteme, montiert Baugruppen samt elektronischen Komponenten, stanzt, fräst, veredelt und lackiert. Die Losgrößen reichen dabei von 1 bis 100. Benötigte Teile hält das Unternehmen im hauseigenen Hochregallager vorrätig, das mehr als 10 000 Kleinteile umfasst.

Bei dieser Vielfalt braucht das Unternehmen ein ERP-System, mit dem es die komplexe Fertigung jederzeit im Griff hat. Apra entschied daher, die Einzelanwendungen für Produktionsplanung, Dokumentenarchivierung und Kundenbeziehungsmanagement, die technologisch in die Jahre gekommen waren, durch Proalpha abzulösen. Wurde bis dahin rein in Teilestrukturen gedacht, unterstützt Proalpha heute als integriertes ERP-System ein durchgängiges Prozessdenken, das sämtliche voneinander abhängigen Abläufe und Buchungen berücksichtigt.

160 Produktionsaufträge fertigt Apra täglich am Standort Mehren. Heute läuft die Produktion dank Proalpha Advanced Planning and Scheduling (APS) reibungslos, denn das Unternehmen kann die vielen unterschiedlichen Produkte flexibel planen und fertigen. Dabei werden sämtliche Arbeitsschritte akkurat im System abgebildet. Auch solche, die nur wenige Minuten Zeit in Anspruch nehmen und sich durch eine hohe Prozessgeschwindigkeit auszeichnen, wie beispielsweise das Laserschweißen. Dadurch kann das Unternehmen alle Tätigkeiten so einplanen, dass sie logisch aufeinander folgen und deren Abhängigkeiten voneinander berücksichtigen. Darüber hinaus ist es möglich, beliebig viele Ressourcen – Personal, Material oder Maschinen – automatisch auf deren Verfügbarkeit hin zu prüfen und einem Arbeitsgang zuzuordnen. „Wir planen mittlerweile alles mit Proalpha“, resümiert Stefan Meffert, Geschäftsführer von Apra. „30 Prozent mehr Umsatz seit der Einführung im Jahr 2007 bei nur 10 Prozent höherer Mitarbeiterzahl: Das hätten wir ohne Proalpha nicht geschafft.“

Apra setzt auf gut ausgebildete Mitarbeiter als eine der wichtigsten Grundlagen für den Geschäftserfolg. Die Ausbildungsquote im Unternehmen beträgt 10 %. Um die Mitarbeiter und Führungskräfte gezielt zu informieren und diesen die Auswirkungen einzelner Entscheidungen bewusst zu machen, nutzt Apra das Proalpha Business Cockpit. Anhand grafisch aufbereiteter Analysen lassen sich Fehlentwicklungen, wie beispielsweise drohende Rückstände, frühzeitig auf einen Blick erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten. So können die Führungskräfte im Einzelfall entscheiden, ob sie einen höheren Materialverschnitt in Kauf nehmen müssen, um Zeit einzusparen, oder eine teure Nachtschicht gefahren werden soll, um die Rückstände aufzuholen. „Die Entscheidungen, die auf den Auswertungen des Business Cockpits beruhen, sind für unsere Mitarbeiter nachvollziehbar und werden deshalb auch akzeptiert“, sagt Meffert.

Auch im Vertrieb wird das Cockpit intensiv für das Monitoring von Umsätzen, Verkaufsmengen oder Roherträgen eingesetzt. Geschäftsführerin Sabine Rademacher-Anschütz bestätigt: „Das Business Cockpit ist ein hervorragendes Management-Tool und erleichtert meine tägliche Arbeit enorm. Ich kann vertriebliche Fragestellungen schnell beantworten und bei Bedarf direkt gegensteuern.“

Hilfreich sei auch der Produktkonfigurator: „Bei uns gleicht kein Schrank dem anderen. Pro Jahr fertigen wir 1000 unterschiedliche Produkte, die sich unsere Kunden individuell konfigurieren können“, erläutert Meffert. Eigentlich eine Mammutaufgabe, wenn man bedenkt, dass allein der Apra-Standardkatalog 3000 kombinierbare Elemente enthält. Dennoch beherrscht das Unternehmen die Vielfalt, weil sich der Konfigurator aus dem Verkaufsauftrag heraus öffnen lässt und nur passende Zusammenstellungen erlaubt.

Anschließend leitet er die entsprechenden Stücklisten, Montage- und Produktionsaufträge automatisch ab und führt die Kosten auf. „Wir haben zu jeder Zeit die richtigen Informationen. Die Fehlerquote ist dadurch erfreulich gering“, erklärt Meffert. Im nächsten Schritt will das Unternehmen einen webfähigen Konfigurator realisieren.

Den Dokumentenfluss steuert Apra mit dem integrierten Dokumenten-Management-System (DMS) von Proalpha. Damit können die Mitarbeiter im Gegensatz zu früher nun direkt auf sämtliche zentral abgelegten Dokumente zugreifen. Der integrierte Ansatz gewährt eine strukturierte Verwaltung und Ablage der Informationen, ohne das System verlassen zu müssen. Darüber hinaus verknüpft Apra Dokumente wie Lohn-, Material- oder Lieferscheine mit den entsprechenden Geschäftsvorfällen. Besonders bei standortübergreifenden Prozessen ist dies effizienter und schneller als früher. „Das DMS ist ein mächtiges Werkzeug für uns. Viele Informationen fließen jetzt automatisiert und papierlos“, so Meffert.

Die Implementierung des Systems erfolgte binnen eines Jahres für drei Mandanten gleichzeitig. Dabei wurde auch eine einheitliche Stammdatenbasis geschaffen. Für Meffert steht fest: Die Entscheidung, die Apra auf Basis eines ausführlichen Auswahlprozesses getroffen hatte, war wegweisend. Mit der durchgängigen Abbildung sämtlicher Geschäftsprozesse in einer integrierten Lösung hätte das Unternehmen die Basis für die erfolgreiche Unternehmensentwicklung geschaffen. (ah) •