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Für hohe Druckvolumina ist PDF/VT das Format der Wahl

Das Output Management lässt sich immer stärker automatisieren
Für hohe Druckvolumina ist PDF/VT das Format der Wahl

Für hohe Druckvolumina ist PDF/VT das Format der Wahl
Der im August 2010 veröffentlichte ISO-Standard PDF/VT – V für variablen Datendruck, T für Transaktionsdruck – adressiert hochvolumige Druckprozesse mit besonders hohen Anforderungen an die ansprechende Gestaltung der Dokumente Bild: Compart
Für das Erstellen digitaler Dokumente – ob zur Veröffentlichung in unterschiedlichen Kanälen oder zu Archivierungszwecken – hat sich in den vergangenen Jahren das PDF-Format durchgesetzt. In diesem Umfeld gibt es einige neue Standards. Einer von ihnen unterstützt das Drucken großer Volumen.

Seit dem 1. Juli 2011 ist die elektronische Rechnung der papierbasierten umsatzsteuerrechtlich gleichgestellt. Viele Unternehmen stellen daher ihren Rechnungsversand von der postalischen Zustellung auf E-Mails um. Dabei müssen sie wissen, dass die elektronischen Rechnungen sowohl von Kunden- als auch Lieferantenseite elektronisch archiviert werden müssen. Ein Ausdruck auf Papier und dessen Aufbewahrung gilt nicht als rechtskonform. „Wir empfehlen, bei der Archivierung von elektronischen Rechnungen PDF/A zu nutzen. Das ISO-Format garantiert eine langfristige Lesbarkeit – unabhängig davon, mit welcher Software oder mit welchem Betriebssystemen man während der Aufbewahrungszeit arbeitet“, sagt Olaf Drümmer, Vorstandsvorsitzender des PDF/A Competence Center, Berlin (Halle 7, Stand B51).

Bei PDF/A handelt es sich um den ISO Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Er stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden.
Darüber hinaus bietet PDF/A weitere Vorzüge gegenüber anderen Formaten wie etwa die Layouttreue, die farbige Darstellung ohne die Dateigrößen massiv nach oben zu drücken und die Volltextdurchsuchbarkeit. Letztere ermöglicht ein problemloses Auslesen buchungsrelevanter Daten, die dann an ein ERP-System zur Verbuchung weitergegeben werden können.
Um selbst problematische PDFs in PDF/A-Dateien umzuwandeln, bietet sich Pdfapilot 3 der Callas GmbH, Berlin (Halle 7, Stand B51). Mit der neuen Version der Software ist somit erstmals eine hundertprozentige Konvertierbarkeit aller Dokumente gegeben. Besonders interessant ist Pdfapilot 3 für alle Anwender, die eine PDF-Datei mit hundertprozentiger Sicherheit nach PDF/A konvertieren müssen. Bislang hatte der Nutzer dann nur die Möglichkeit, zum Originalformat zurückzukehren und dort anzusetzen. Die neue Version geht jedoch einen Schritt weiter und versucht, die Seiten komplett neu zu strukturieren. Sollte auch dies nicht ausreichen, wird die Seite intern in ein Bild konvertiert. Der Text bleibt vollständig erhalten und lässt sich weiterhin kopieren oder über Suchfunktionen finden. Die Software kann zudem komplett in Microsoft Sharepoint integriert werden.
Im Juni 2011 hat die ISO den Normteil PDF/A-2 veröffentlicht. Damit stehen weitere Features zur Verfügung. Beispielsweise können Dokumente auch mit sehr großen Seiten im Maßstab 1:1 gespeichert werden. Denn das maximale Seitenformat beträgt nun 381 km x 381 km anstatt bisher rund 5 x 5 m in PDF/A-1. Außerdem lassen sich Ebenen beliebig ein- und ausschalten, was für mehrsprachige Dokumente oder komplexe Konstruktionszeichnungen wertvoll ist. Unterschiedliche Dokumentansichten müssen bei der Archivierung somit nicht mehr in Einzeldokumente aufgespalten werden.
Die aktuelle Version von Adobe Acrobat 10.1 der Adobe GmbH, München (Halle 7, Stand B51) unterstützt bereits PDF/A-2. Von daher empfehlen Experten jedem Adobe-X-Anwender, der PDF/A nutzt, das kostenfreie Update.
Auch die Weiterentwicklungen des Luradocument PDF Compressors der Luratech GmbH, Berlin (Halle 7, Stand B51) zielen in erster Linie auf die Unterstützung des Normteils PDF/A-2 ab. In der Version 6.0 ermöglicht die Software beispielsweise eine JPEG2000-Bildkompression und erreicht damit im Vergleich zu PDF/A-1 bei einer verbesserten Qualität der Bildanteile eine noch höhere Bildkompression. Dies betrifft Dokumente, die der PDF Compressor in hochkomprimierte, volltextdurchsuchbare PDF/A-Dateien konvertiert. Weiterhin ermöglicht JPEG2000 eine verlustfreie Codierung im Fotomodus in PDF/A.
Außerdem ist ein neues Mitglied der Familie der PDF-Standards in den Mittelpunkt gerückt: PDF/VT. Dabei steht V für variablen Datendruck und T für Transaktionsdruck. Der im August vergangenen Jahres veröffentlichte ISO-Standard adressiert hochvolumige Druckprozesse mit besonders hohen Anforderungen an die ansprechende Gestaltung der Dokumente. PDF/VT setzt auf den bereits seit einem Jahrzehnt in der Druckindustrie verbreiteten PDF/X-Standard auf und fügt Leistungsmerkmale hinzu, die im Output Management unentbehrlich sind.
Und eine weitere pdf-Spielart steht bereits in den Startlöchern, ein Entwurf dafür steht: PDF/UA. UA bedeutet „Universal Accessability“. Es geht darum, Dokumente im PDF Format auch Menschen mit Einschränkungen zugänglich zu machen. Das Ziel ist die Herausgabe von Richtlinien, wie PDF-Dokumente und die darin enthaltenen Informationselemente wie Grafiken, Texte, Multimedia-Elemente und Formularfelder bereitgestellt werden müssen, damit diese auch für Menschen mit Behinderungen zugänglich sind.
Sabine Koll Journalistin in Böblingen
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