Zu Beginn der Zusammenarbeit plante Gardinia die Umstellung von Transportdienstleistungen: Das Traditionsunternehmen mit Sitz in Süddeutschland wünschte sich eine transparente Ausgestaltung des gesamten Beschaffungsprozesses. Bereits nach ersten Gesprächen wurde den Logistikspezialisten von Hermes International jedoch klar, dass der Optimierungsbedarf weniger bei der Beschaffung im Sinne des Transportweges zu finden war. Vielmehr fehlte es dem Hersteller, der eine breite Produktpalette von Fensterwaren anbietet, an einer Übersicht sämtlicher laufender Bestellungen und Prozesse.
Großes Produktportfolio, verschiedene Standorte – mangelnde Transparenz
Die wachsende Sortimentsvielfalt bei einer gleichzeitig hohen Verfügbarkeit der Ware erfordert ein strategisches und transparentes Supply Chain Management, was für ein international agierendes Unternehmen grundsätzlich eine große Herausforderung darstellt. Gardinia verfügt darüber hinaus über ein großes Produktportfolio an verschiedenen Standorten: Klassische Rollos, moderne Plissees, aber auch maßgeschneidertes Fensterzubehör werden in insgesamt elf Ländern hergestellt. Aufgrund des hohen Bedarfs importiert Gardinia jährlich 500 TEU an Waren aus Asien an die Lagerstandorte Isny und Memmingen in Deutschland sowie nach Polen. In der Folge kommt es zu einer Vielzahl parallellaufender Transaktionen und Prozesse innerhalb der Supply Chain.
„Schnell wurde klar, dass eine erhöhte Transparenz innerhalb der Lieferkette einen Effizienzzuwachs bringen würde und dadurch weiteres Optimierungspotenzial gehoben werden könnte“, sagt Ralf Boelicke, Head of Strategic Sales bei Hermes International. Es galt daher eine Lösung auszuarbeiten, die die Bedürfnisse des Kunden erfüllt und dessen Supply Chain Management (SCM) auf ein stabiles zukunftsfähiges Fundament stellt. Wenn es darum geht, Ineffizienzen und Optimierungspotenzial bei Kunden aufzudecken, setzen die Hamburger Logistikexperten auf eine sorgfältige Bedarfs- und Ist-Analyse – und schnüren im Anschluss ein individuelles und exakt auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmtes Paket. Hermes International greift dabei auf seine langjährige Expertise im Bereich Logistik- und Supply-Chain-Lösungen sowie umfassende Fach- und Branchenkompetenz zurück.
Wettbewerbsfaktor strategisches SCM
Angestrebt wurde im Fall von Gardinia eine Optimierung des SCMs in Form einer cloudbasierten SCM-Software. „Unsere Software-Lösung LOG-NET bietet unseren Kunden zahlreiche individuelle Möglichkeiten, um die eigene Lieferkette strategisch zu planen, transparent auszugestalten und so effizienter sowie kostenschonender zu wirtschaften“, sagt Christian Krogmann, International Manager bei Hermes und ebenfalls Kopf des Projektteams.
Die Software wird individuell an die Informationsbedürfnisse des Kunden und die Schnittstellen der verschiedenen Lieferkettenakteure angepasst: „Unternehmen können unsere SCM-Software generell in bestehende ERP-Systeme integrieren, als Add-on zur Steuerung von Teilbereichen einsetzen oder als Cloud-Applikation nutzen“, erklärt Krogmann.
Die für Gardinia genutzte Lösung sah eine Lagerung der Daten in der Cloud vor, also im Internet und dadurch jederzeit und ortsunabhängig verfügbar. So können Prozesse visualisiert, Dokumente für Zoll oder Transport abgelegt und durch ein Berechtigungskonzept definierten Abteilungen oder Personen zugänglich gemacht werden. Bei einem international agierenden Unternehmen wie Gardinia mit weltweit mehr als 500 Mitarbeitern und einer großen Anzahl von Lieferkettenpartnern ein echter Wettbewerbsvorteil. „Sämtliche für den eigenen Arbeitsbereich relevanten Informationen in wenigen Schritten transparent und in Echtzeit einsehen zu können, hat erheblich zur Effizienzsteigerung und qualitativen Verbesserung unserer Supply Chain beigetragen“, bestätigt Martin Kasnitz, Supply Chain Manager bei Gardinia.
Individueller Bedarf – individuelle Lösung
Auch wenn die SCM-Software den passenden Grundstein liefert, waren umfassende individuelle Anpassungen nötig, um mit dem Bedarf des Kunden zu korrespondieren. Neben eher standardisierten Supply-Chain-Management-Aufgaben, wie zum Beispiel der Abbildung von Buchungs- und Transportinformationen im Haupt- oder Nachlauf, galt es individuellen Anforderungen Rechnung zu tragen: Von der Bestellung, Buchung über die Qualitätsprüfung, Zollabwicklung bis hin zur Zustellung sollten alle Prozesse transparent und über ein „Ampelsystem“ visualisiert werden. Zudem benötigte Gardinia bereits vor finaler Auftragsschreibung eine transparente Darstellung des Verhandlungsprozesses. Zusätzlich sollten transparente Inspection-Prozesse sowie diverse Zollthemen abgebildet werden. Die Herausforderung für das Hermes-Team bestand am Ende darin, ein maßgeschneidertes Set-up aufzusetzen und zu implementieren.
Vernetzung mit Lieferkettenpartnern steigert die Effizienz
Die Logistikexperten um Boelicke und Krogmann konnten sämtliche Anforderungen innerhalb der Software umsetzen. Parallel dazu lief die Implementierung der EDI-Schnittstelle zwischen Gardinia und Hermes zur automatischen Übermittlung der PO-Daten. Nach Anpassung der Software und einem ausführlichen Test aller Komponenten, erfolgte schließlich die Übergabe auf die Produktionsumgebung. Damit verbunden war auch die Implementierung zusätzlicher Schnittstellen zur Einbindung weiterer Lieferkettenpartner.
Letzteres erweist sich generell als erfolgskritisch: Das gesamte Potenzial einer SCM-Software lässt sich nur mit einer umfassenden Einbindung der involvierten Akteure heben. Aktuell werden allerdings noch 46 % der befragten Entscheider durch Sicherheitsbedenken sowie fehlendes Vertrauen (43 %) daran gehindert, Daten mit ihren Partnern zu teilen. Das geht aus dem 13. Hermes-Barometer hervor, einer aktuellen Umfrage unter 200 Logistikentscheidern deutscher Unternehmen zur Transparenz in der Supply Chain. „Unternehmen stellen im Rahmen einer Einbindung teilweise sehr sensible Daten bereit. Ein vertrauensvolles Miteinander bildet daher die Basis für eine transparente Kommunikationsarchitektur und damit den Erfolg eines solchen Projektes“, weiß Boelicke.
Effizienzgewinne durch breite Vernetzung
Das nötige Vertrauen für diese Zusammenarbeit war bei Gardinia erfüllt: Alle Lieferanten konnten an die SCM-Plattform angebunden werden, so dass der Prozess nun mit dem Erhalt von unbestätigten Auftragsdaten über eine EDI-Schnittstelle startet. Im weiteren Verlauf gibt es einen Auftragsbestätigungsprozess, bei dem die Lieferanten zuvor die Möglichkeit haben, Preise, Mengen oder Termine zu ändern. „Es findet also im kleinen Umfang eine strukturierte Auftragsverhandlung auf der Plattform statt“, erklärt Krogmann.
Nach Auftragsbestätigung überwacht die Software, ob die Lieferanten die Produktionslaufzeit einhalten, da nach der Hälfte der Laufzeit eine Bestätigung beziehungsweise Verspätung im System angezeigt werden muss. „Wir werden bei jeder Irregularität benachrichtigt, sodass wir im Falle von Abweichungen schnell Gegenmaßnahmen einleiten können“, erklärt Kasnitz einen der Vorteile der neuen SCM-Lösung.
Darüber hinaus visualisierte der Logistikdienstleister, wie vom Kunden vorgegeben, einen Inspection-Prozess. „Dieser Prozess ermöglicht eine transparente Qualitätskontrolle, auch einzelner Komponenten, und sichert langfristig und effizient die gleichbleibend hohe Qualität unserer Produkte“, erläutert Kasnitz.
Im Zuge der Abbildung von Lieferantenbuchungsdaten wurde zusätzlich ein Exception-Management-Prozess angelegt, in dem Abweichungen zur initialen Bestellung visualisiert und bestätigt werden. Auch Transportinformationen samt Bezug zur Artikelebene werden über die Software abgebildet sowie die gesamte Nachlaufplanung erfasst und optisch aufbereitet. „So konnten wir allen Anforderungen des Kunden Rechnung tragen“, sagt Boelicke. „Der enge Austausch zu Beginn des Projektes, legte einen wertvollen Grundstein für das gesamte Projekt und führte letztlich zur erfolgreichen Realisierung.“
Widerstandsfähiges SCM als Wettbewerbsvorteil
Gardinia hat durch die Implementierung von LOG-NET alle laufenden Prozesse transparent im Blick. Die verschiedenen Abteilungen werden bei Abweichungen, wie zum Beispiel Verzögerungen beim Transport oder einem längeren Aufenthalt der Ware beim Zoll, unmittelbar informiert und können diese Informationen an nachgelagerte Stellen oder den Endkunden weitergeben. „Durch die neu gewonnene Transparenz sind wir imstande, wesentlich reaktionsschneller und agiler auf Veränderungen zu reagieren – und passende Gegenmaßnahmen zu ergreifen“, bestätigt Kasnitz. Gerade in Krisenzeiten stellt eine gestiegene Reaktionsgeschwindigkeit einen enormen Wettbewerbsvorteil dar und wirkt sich positiv auf die Lieferfähigkeit und somit die Kundenzufriedenheit aus.
„Mit der neuen SCM-Software haben wir einen wichtigen Schritt zur Zukunftssicherung unseres Unternehmens getan“, konstatiert Kasnitz und auch Boelicke bestätigt: „Ein aktives SCM hat sich zu einem zentralen Faktor für den Unternehmenserfolg entwickelt. Die Pandemie hat diesen Trend noch einmal verschärft“. Im Zuge der Digitalisierung und damit verbundenen wachsenden Möglichkeiten, wird die Bedeutung eines strategischen SCMs anhalten. Unternehmen, sind gut beraten ihr Potenzial zu heben und ihre Lieferketten in eine erfolgreiche Zukunft zu führen.
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