Intern keine wichtige Nachricht mehr verpassen, alle wichtige Aufgaben im Blick behalten, sämtliche Dokumente und Arbeitsanweisungen im Zugriff halten und auch noch E-Learning betreiben – möglich macht dies die webgestützte Kommunikationsplattform „MitarbeiterForum“.
Auch wenn viele Mitarbeiter heute computergestützt arbeiten, ist die interne Kommunikation oft nicht effizient ausgelegt. Und wer im Lager, in der Produktion oder der POS-Filiale arbeitet, ist vom elektronischen Informationsfluss ohnehin abgeschnitten. Dabei kann selbst dort die IT der Schlüssel sein, um die Kommunikation zwischen der Geschäftsleitung, den Mitarbeitern und den Führungskräften produktiv in Gang zu halten. Vorausgesetzt, alle nutzen den PC als einheitliche und strukturierte Wissens-, Schulungs- und Informationszentrale.
Eine solche Plattform für die Mitarbeiterkommunikation für sämtliche Betriebsbereiche hat das Ettenheimer Softwarehaus Sowado entwickelt. Der Name ihres webbasierten Portals ist Programm: Über das „MitarbeiterForum“ kommt jede Nachricht oder wichtige Information dort an, wo sie gebraucht wird. Der Clou dabei: Durch den personalisierten Zugang erkennt die Software, ob eine Nachricht gelesen und verstanden wurde. „EDV-Erfahrung ist dafür nicht nötig“, hebt Sowado-Geschäftsführer Mike Philipp hervor, „da sich das System intuitiv bedienen lässt.“ Aus der Praxis wisse er, dass die Angestellten sehr schnell mit dem Portal zurechtkämen, meint Philipp.
Dreh- und Angelpunkt dieses Informations-Centers für die internen, zugleich auch ortsunabhängigen Abläufe ist ein Notebook. Zentral im Mitarbeiterbereich plaziert, erfolgt von hier aus die schriftliche Kommunikation. Ortsunabhängig erhalten Mitarbeiter oder einzelne Abteilungen über die Portalsoftware Nachrichten, Schulungen, Arbeitseinweisungen, Produktinformationen oder Sicherheitsunterweisungen. Im Zentrum steht die Wissensdatenbank, in der alle wichtigen Unterlagen, Informationen und Daten gespeichert sind. Mit der integrierten Schulungsfunktion ist es möglich, beispielsweise jährliche Sicherheitsunterweisungen durchzuführen. Präsenzschulungen lassen sich so aufs Nötigste reduzieren. Zudem werden neue Mitarbeiter automatisch schnell und umfassend eingearbeitet.
Durch seine Arbeit weiß der Sowado-Chef, dass es bei weitem nicht selbstverständlich ist, dass Mitarbeiter in allen Abteilungen eines Unternehmens per Computer Nachrichten oder Schulungen erhalten. „Wir leisten teilweise in den Betrieben Pionierarbeit im Umgang mit der IT, was die PC-Laien durch ihre Begeisterung honorieren“, sagt Philipp. Selbst Firmenchefs können jetzt sicher sein, dass ihre Nachricht nicht nur gelesen, sondern auch verstanden wird. Ohne sich einzuloggen sieht jeder Mitarbeiter mit einem Blick auf den Monitor, ob sein Name angezeigt wird. Ist dies der Fall, steht eine Nachricht, Information oder Schulung für ihn an. Die Farbe des angezeigten Namens gibt Aufschluss darüber, wie lange eine Nachricht ungelesen ist. Erst wenn dies erledigt ist oder der Mitarbeiter die zugewiesene Schulung durchlaufen hat, erlischt sein Name auf dem Monitor.
Dietmar Kieser dietmar.kieser@konradin.de
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