Mit der SharePoint-Produktfamilie bietet Microsoft ein breites Spektrum an Einsatzmöglichkeiten, durch die sich die Produktivität in Unternehmen steigern lässt. Die kostenlose Foundation-Edition erfüllt bereits etliche Anforderungen typischer KMU.
Um das Intranet respektive projektspezifische Websites oder zentrale Dokumentensites für das Qualitätsmanagementsystem zu realisieren, wartet SharePoint Foundation mit einer Reihe einsatzfertiger Website-Vorlagen und Web 2.0-Features auf. Generelle Struktur, Navigationsmöglichkeiten sowie Look & Feel einer Website lassen sich über eine Administrationsoberfläche bequem konfigurieren. Weitergehende Design-Anpassungen sind mit dem ebenfalls kostenlosen Microsoft SharePoint Designer möglich. Die Kollaborationsfeatures von SharePoint Foundation umfassen u.a. Ankündigungen, Blogs, Kalender und Kontaktlisten, Diskussionsforen, Umfragen und Wikis. Aufgaben- und Open Issue-Listen sorgen innerhalb eines Teams oder Projekts für Transparenz. Zugriffsberechtigungen lassen sich unter SharePoint generell feingranular festlegen.
Unter SharePoint werden Dokumente in Bibliotheken verwaltet, die standardmäßig eine Versionskontrolle bieten. Einer Bibliothek können Vorlagen für das Erstellen neuer Dokumente zugewiesen werden. Neben den eigentlichen Dokumenten kann eine Dokumentenbibliothek Metainformationen wie Erstellungs- und Änderungsdatum, Benutzer oder Titel speichern. Außerdem ist es möglich, eine Dokumentenbibliothek mit einem oder mehreren Workflows zu verknüpfen, um beispielsweise den Freigabeprozess zu koordinieren. Mit dem SharePoint Designer lassen sich über einen grafischen Editor individuelle Workflows erstellen.
Erwägt ein Unternehmen eine SharePoint-Einführung, sollte es zumindest Office 2007 einsetzen. Denn zum einen ist hier die Integration verbessert und beispielsweise das Veröffentlichen von Dokumenten in SharePoint vorgesehen, zum anderen ähnelt die Bedienphilosophie von SharePoint sehr stark der neuerer Office-Versionen. Optimal ist die Verwendung von Office 2010 oder Office 2013, die etwa das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten ermöglichen.
Bei der inhaltsbasierten Suche werden Inhalte von Webseiten und Dokumenten erfasst. Auch komplexere Suchanfragen mit und/oder-Verknüpfungen unter Berücksichtigung von Metainformationen, etwa Beschränkung auf bestimmte Autoren, sind möglich. Verfeinerungen der Suche oder etwa Vorschläge bei der Eingabe fehlen bei der SharePoint Foundation-Suche allerdings. Alternativ können Unternehmen dazu jedoch die ebenfalls kostenlose Microsoft Search Server Express-Edition verwenden. Bei der Integration von externen Informationssystemen verteilen sich die digitalen Informationen in Industriebetrieben auf unterschiedliche, zum Teil sehr heterogene Systeme, etwa ERP oder Systeme zur Produktionsüberwachung. Dennoch ist es wünschenswert, bestimmte Informationen an zentraler Stelle verfügbar zu machen. Damit verbinden sich zwei Aufgaben: die Integration des externen Informationssystems auf Datenebene und die Auswertung und geeignete Präsentation der Daten. Ein externes Informationssystem auf Datenebene in SharePoint über die Business Connectivity Services (BCS) einzubinden, bietet den Vorteil, dass die externen Daten prinzipiell wie SharePoint-Inhalte behandelt werden. Generell ist die Einbindung externer Datenquellen unter SharePoint Foundation jedoch eingeschränkt – häufig sind entweder eine Custom-Lösung oder eine SharePoint Server-Umgebung erforderlich. Haben Unternehmen höhere Anforderungen an verschiedene Funktionen, ist ein Upgrade auf die kommerziellen SharePoint Server-Editionen Standard oder Enterprise möglich. Die zusätzlichen Features sollte man zuvor immer auf ihre tatsächliche Relevanz für die aktuellen Geschäftsprozesse und Vorgaben prüfen.
Über verwaltete Metadaten lassen sich Dokumente anhand einer unternehmensweit vordefinierten Menge an Kategorien und Schlagwörtern einheitlich charakterisieren und suchen. Dokumente können einheitlich gekennzeichnet und in Dokumentenmappen zusammengefasst werden. Abgerundet wird dieser Bereich durch das Records Management in der Enterprise-Edition, mit dem sich Schnappschüsse des Datenbestands erstellen und Vorgaben für die Langzeitarchivierung machen lassen.
Mit der SharePoint Foundation können typische mittelständische Industriebetriebe bereits eine Reihe wichtiger, nutzbringender Aspekte wie etwa Dokumentenmanagement und webbasierte Kollaboration adressieren. Die dafür erforderliche IT-Infrastruktur benötigt je nach Anspruch zunächst kaum zusätzliche Investitionen. Bei erweiterten Anforderungen kommt ein späteres Upgrade in Frage. Um den Erfolg der SharePoint-Einführung zu sichern, sollten Unternehmen sie von Anfang an als abteilungsübergreifendes Projekt verstehen und sie nicht auf die technische Implementierung innerhalb der IT-Abteilung reduzieren. Große Bedeutung haben in diesem Zusammenhang die Analyse der Geschäftsprozesse, die Entwicklung einer Informationsarchitektur und die benutzerfreundliche Implementierung. Da es sich dabei häufig um sehr komplexe Aufgaben handelt, kann es durchaus sinnvoll sein, ein Beratungsunternehmen hinzuzuziehen. Denn eines steht fest: Bei richtiger Umsetzung eröffnet eine SharePoint-Einführung enorme Potenziale.
Dr. Sönke Frantz Senior IT-Consultant, Evodion, Hamburg
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