Hybride Lösungen statt reiner Cloud

Die IT-Verantwortlichen der Mittelstands- und Großunternehmen schwanken in Sachen Cloud generell noch zwischen Faszination und kritischer Betrachtung, haben aber erst in Ausnahmefällen den Nutzen dieser Dienste genauer hinterfragt. Zu diesen Ergebnissen kommt eine Erhebung des Beratungshauses Centracon, Leichlingen, unter fast 300 Firmen. So empfinden zwei Drittel der befragten IT-Chefs, dass Cloud-Services zukunftsorientierte Innovationen darstellen und neue Lösungsperspektiven eröffnen. Für ähnlich viele drücken sie zudem ein verändertes Denken in der IT aus. Immerhin nutzt auch bereits ein Drittel der Unternehmen solche Dienste – vor allem Software as a Service. Dennoch begegnen die meisten IT-Experten Cloud-Services mit Skepsis. Und dies ist auch beim Thema Enterprise Content Management (ECM) nicht anders, wie der DMS Trend Report 2014 der Hamburger Unternehmensberatung Softselect zeigt, für die IT-Leiter von 210 Unternehmen in Deutschland befragt wurden: Demnach spricht für 85 % der Befragten mangelnde Datensicherheit gegen eine Nutzung von Cloud-Lösungen im ECM-Umfeld. 48 % beziehungsweise 49 % der Befragten führen eine zu hohe Abhängigkeit vom jeweiligen Anbieter beziehungsweise mangelndes Vertrauen in die Anbieter als Argumente gegen eine ECM-Lösung in der Wolke ins Feld.

Forrester Consulting stellt indes fest, dass die Anzahl an ECM-Anwendern, die Sicherheit, Datenschutz und Compliance-Anforderungen als Showstoppers für Cloud-Implementierungen nennen, Jahr für Jahr sinkt. Cloud-basiertes ECM gewinne zunehmend an Schwung im deutschsprachigen Raum. Als Gründe dafür führt das Beratungshaus drei Gründe an:

Andere Vorteile, die durch Cloud-ECM in den Unternehmen möglich wurden oder von ihnen geplant sind, beziehen sich auf bestimmte Geschäftsabläufe wie die Re-Fokussierung auf Kernkompetenzen oder die Reduzierung von Ressourcen.

Eine Umfrage von Forrester unter 54 Cloud-ECM-Entscheidern im deutschsprachigen Raum zeigt, dass sich Unternehmen und Behörden dabei auf Anwendungen konzentrieren, die über die Firmengrenzen hinausgehen. Dazu gehören Personalaktenmanagement, Kunden-Kommunikation und Projekt-Zusammenarbeit. Das Personalaktenmanagement umfasst die Interaktionen mit Mitarbeitern von der Einstellung bis hin zu regelmäßigen Bewertungen.

Da Firmen vermehrt auf mobile Mitarbeiter bauen, werde der einfache und sichere Zugriff auf Personalinformation von überall eine wichtige Anforderung für das Personalmanagement. Für die Kommunikation zwischen Kunden und Mitarbeitern bieten Cloud-basierte ECM-Lösungen eine interaktive Umgebung. Zudem ermöglichen Cloud-Lösungen von Anfang an eine schnelle und flexible Art der Projektorganisation, welche die Projektarbeit beschleunigt. „Effektive Projekt-Kommunikation verlangt, dass Beteiligte innerhalb und außerhalb einer Unternehmens-Firewall interagieren“, betont Forrester.

Der Weg in die Cloud ist allerdings nicht ganz einfach, stellt Matthias Kunisch klar, Geschäftsführer von Forcont Business Technology, Leipzig, Mitaussteller beim Netzwerk Cloud Ecosystem (Halle 4, Stand C80): „Klassische Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) lassen sich nicht einfach eins zu eins in die Cloud übertragen. Denn die herkömmlichen ECM-Konzepte erfassen, speichern, verwalten und archivieren Informationen meist stationär als On-Premise-Installation.“

Der schnelle und einfache Onlineaustausch gehöre nicht zu den Stärken traditioneller ECM-Systeme. Die führe dazu, dass Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens aber auch für den Austausch mit Geschäftspartnern Filesharing- und Online-Speicherdienste wie Dropbox nutzen, die ursprünglich für den Consumer-Bereich bestimmt sind. „Dabei nehmen sie auch Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien in Kauf, weil eine produktive Teamarbeit im Prozess eben immer häufiger eine hohe Flexibilität, Agilität und Integrationsfähigkeit erfordert“, so Kunisch.

Statt die Flucht der Endanwender in diese Schatten-IT weiter zu fördern, empfehlen Experten Schnittstellen, die beide Welten – On-Premise und Cloud – zusammenführen.

Für Melissa Webster, Analystin für Content und Digital Media Technologies beim US-Marktforschungsunternehmen IDC, liegt in diesem Hybrid ECM sogar die Zukunft des Enterprise Content Management: „Es ist unpraktisch und nicht gewünscht, ECM in die Cloud zu schieben, während die Anwendungen, die auf Inhalte im Unternehmen zugreifen, weiterhin hinter der Firewall betrieben werden – und dies ist bei den meisten unternehmensweiten Applikationen nach wie vor der Fall“, sagt sie. Hybride ECM-Systeme seien hingegen ein eleganter Weg, um die verschiedenen Anwendungsfälle zu adressieren.

Für Kunisch besteht die Schnittmenge zwischen Cloud- und On-Premise-Lösung aus einem Enterprise-Speicher als cloudbasierte Dokumenten- und Prozessbrücke zwischen ECM-Applikationen und regulären Office-Anwendungen. Er nennt ein Beispiel dafür, wie eine solche Lösung konkret aussehen kann: Ein Vertriebsmitarbeiter erhält in seinem Postfach einen Fragebogen zu einer Kundenzufriedenheitsbefragung und füllt ihn gemeinsam mit dem Kunden aus. Nach Abschluss des Gesprächs wird der Fragebogen automatisch an die Marketing- und die Vertriebsabteilung zur Auswertung weitergeleitet. Durch die Synchronisationsmechanismen des Onlinespeichers ist sichergestellt, dass stets nur der aktuelle Fragebogen genutzt wird. Die Verteilung des Dokuments an die Kundenberater wird über eine Fachanwendung gesteuert, beispielsweise das zentrale CRM-System.

Forcont hat für den freien und sicheren Dokumentenaustausch den Cloud-Dienst Web Disk für seine ECM-Lösungen entwickelt: Intelligente Import- und Export-Funktionen erlauben die automatische Synchronisation von Dateien über alle Endgeräte hinweg. Der Zugriff auf aktuelle Dateien ist so jederzeit unabhängig von Endgerät, Betriebssystem und den Forcont Anwendungen möglich. Nutzer können dann ihre Dokumente wie in einem persönlichen Archiv sicher speichern, online und mobil auf sie zugreifen, mit allen gängigen Office-Programmen bearbeiten sowie einfach mit anderen teilen. Informationen über Quelle, Zugriffe und Bearbeitungen werden dabei automatisch dokumentiert.

Eine ECM-Lösung in der Cloud bietet auch Etes, Partner von Agorum (Halle 6, Stand C25), mit Agorum Core an. Abgerechnet wird nach der individuellen Nutzung. Der Anwender zahlt also nur das, was er tatsächlich nutzt. Die Sicherheit der Daten steht dabei an erster Stelle: „Vor allem in Zeiten von NSA und der negativ in die Schlagzeilen geratenen Datenriesen müssen wir ein ganz besonderes Augenmerk auf die IT- und Daten-Sicherheit legen. Wir dürfen uns keine Sicherheitslücken erlauben. Nur so schaffen wir es, das Vertrauen unserer Kunden zu erlangen und aufrechtzuerhalten“, sagt Markus Espenhain, Gründer und Geschäftsführer von Etes. Aus diesem Grund setzt das Systemhaus bei allen Cloud-Diensten auf die eigene Infrastruktur in einem Rechenzentrum in Stuttgart, wo höchste Sicherheitsstandards befolgt werden.

Auch Kendox (Halle 6, Stand A32) stellt auf der DMS Expo neue Business Cloud Solutions vor. Diese bieten unter anderem umfassendes Dokumentenmanagement aus der Cloud sowie integrierte Lösungen für die Mittelstands- und HR-Management-Software. Die Kendox Business Cloud Solutions für SAP Business Bydesign, SAP Business One und SAP Succes Factors Bizs Suite sind zu 100 % integriert und bieten dem Benutzer die volle Funktionalität und den Komfort einer professionellen ECM/DMS-Lösung. Dabei umfassen sie die rechtskonforme und revisionssichere elektronische Archivierung von aufbewahrungspflichtigen, geschäftlichen Unterlagen, das aktive Dokumentenmanagement, die Verwaltung von digitalen Akten und Vorgängen sowie die Einbindung von Scanning, Email und anderen externen Datenquellen. •