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In drei Schritten zum neuen ERP-System

Sichere ERP-Auswahl durch etablierte Methode
In drei Schritten zum neuen ERP-System

Mit dem 3-Phasen-Konzept lassen sich ERP-Systeme bewerten und auswählen Bild: FIR
Oft initiieren Unternehmen ERP-Auswahlprojekte aus dem Bauch heraus – ohne fundierte Vorbereitungen und vor allem ohne eine strukturierte Vorgehensweise. Dieses ist aber wichtig, um die Optimierungspotenziale einer Software zur Unternehmenssteuerung zu erschließen. Abhilfe schafft das vom FIR entwickelte 3-Phasen-Konzept.

Die Suche nach der passenden ERP-Lösung stellt Unternehmen immer wieder vor große Herausforderungen. Auf der einen Seite gestaltet sich der Markt der Anbieter zunehmend undurchsichtiger, andererseits initiieren viele Unternehmen ERP-Auswahlprojekte aus dem Bauch heraus ohne fundierte Vorbereitungen und vor allem ohne eine strukturierte Vorgehensweise. Fehlendes Wissen über die eigenen unternehmensspezifischen Anforderungen an die neue Software, unklare Zielsetzungen, was mit dem neuen System erreicht werden soll oder die Nichtberücksichtigung zukünftiger strategischer Unternehmensentwicklungen können schnell zum Scheitern eines solchen Projektes führen. Die Erschließung der Optimierungspotentiale eines neuen ERP-Systems erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, um regelmäßig auftretenden Stolpersteinen bei der Durchführung von ERP-Projekten begegnen zu können. Um ERP-Auswahlprojekte effizient und erfolgreich meistern zu können, hat das Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR) aus Aachen das 3-Phasen-Konzept zur Bewertung und Auswahl betrieblicher Anwendungssysteme entwickelt (siehe Bild). Diese Vorgehensweise hat sich in mittlerweile über 250 Auswahlprojekten bewährt und wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Analysephase
Innerhalb der Analysephase wird der Grundstein für eine erfolgreiche Projektdurchführung gelegt. Ein professionelles Projektmanagement inklusive Teambildung und Projektzeitplanung stellt über den gesamten Projektablauf sicher, dass der vorgegebene Terminplan samt Meilensteinen eingehalten wird. Weiterhin unterstützt die Dokumentation sämtlicher Schritte innerhalb des Auswahlprojektes die Transparenz und Akzeptanz bei den Teammitgliedern.
In der Prozess- und IT-Analyse werden sämtliche Prozesse, die für die Abwicklung von Kundenaufträgen relevant sind – vom Eingang der Anfrage bis zur Versendung von Erzeugnis und Rechnung – detailliert betrachtet. Um sich einen Überblick über den Untersuchungsbereich zu verschaffen, sind zunächst die bestehenden Prozesse (Ist-Prozesse) auf einem handhabbaren Abstraktionsniveau zu analysieren sowie anschließend die relevanten Teilprozesse zu detaillieren. Auf Basis der dokumentierten Prozesse lassen sich im Team Optimierungspotenziale und zugehörige Maßnahmen identifizieren.
Den Maßnahmen müssen im nächsten Schritt die verfügbaren Ressourcen des Unternehmens gegenübergestellt werden, die für die spätere Umsetzung der Maßnahmen eingesetzt werden sollen. Der durchzuführende Abgleich aus Kapazitätsangebot und -nachfrage ermöglicht anschließend die zeitliche Planung für die Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen. Durch die Ableitung von Maßnahmen lassen sich zudem neue Prozess- und IT-Strukturen konzeptionieren, die bei der konkreten Einführung des neuen ERP-Systems berücksichtigt werden sollten. Somit wird vermieden, dass ineffiziente Prozess- und IT-Strukturen mit in das neue System übernommen werden.
Auswahlphase
Das FIR greift zur Anforderungsdefinition auf einen standardisierten Fragenkatalog zurück. Mit Hilfe dieses Fragenkatalogs, der aus über 2500 Funktionsmerkmalen besteht, lassen sich alle funktionalen Anforderungen zeiteffizient unter Einbezug der Key-User definieren. Zudem dient der Fragenkatalog in dieser Phase als Vorlage für das Lastenheft, in dem im Projektkontext definiert wird, welche Funktionalitäten benötigt und welche Prozesse neu gestaltet oder angepasst werden müssen. Das Lastenheft bildet anschließend die Grundlage für die Ausschreibung und den weiteren Auswahlprozess.
Im Rahmen einer Ausschreibung werden die unternehmensspezifischen Anforderungen mit den Leistungsmerkmalen marktgängiger Softwarelösungen abgeglichen. Dabei greifen die Spezialisten des FIR auf Deutschlands marktführende Auswahlplattform, den IT-Matchmaker der Trovarit AG, zurück. Hier werden in einem ersten Schritt aus einer gesamten Datenbasis von circa 2500 Systemhäusern rund 10 bis 15 ERP-Hersteller ausgewählt, welche die kritischen Anforderungen des Unternehmens erfüllen sowie über einschlägige Referenzen in der betrachteten Zielbranche verfügen. In einem zweiten Schritt wird mit den gefilterten ERP-Herstellern eine detaillierte Ausschreibung durchgeführt, um den Kreis weiter auf rund drei bis fünf Kandidaten zu begrenzen.
Im Rahmen der Systempräsentationen werden die zuvor ausgewählten Systeme anhand standardisierter Testunterlagen in zweitägigen Workshops einer intensiven Analyse unterzogen. Dabei werden die favorisierten Systeme auf ihre Eignung zur Abbildung der konkreten Unternehmensprozesse und -besonderheiten hin überprüft. Im Anschluss an die Systempräsentationen werden diese analysiert und zusammen mit dem Projektteam eine Entscheidungsvorlage erarbeitet. Das Ziel ist es, sich auf Basis der gesammelten Erkenntnisse für zwei ERP-Hersteller zu entscheiden, mit denen man in die späteren Vertragsverhandlungen übergeht.
Einführungsphase
Mit den Vertragsverhandlungen beginnt die letzte und entscheidende Phase der Einführung eines neuen ERP-Systems. Basis der Verhandlungen ist das zuvor erarbeitete Lastenheft, das als wesentliche Grund- lage für die Erstellung des dem Vertrag zugrunde liegenden Pflichtenheftes dient. Dabei ist aus Sicht des Kunden darauf zu achten, sowohl eine fachlich-inhaltliche als auch im nächsten Schritt eine juristische Prüfung der Vertragswerke von Experten durchführen zu lassen, um spätere Risiken zu minimieren.
Parallel zu den Vertragsverhandlungen müssen bereits die zwingend vor ERP-Start abzuarbeitenden Maßnahmen angestoßen werden. Diese Maßnahmen zur Prozessoptimierung sind oft die Voraussetzung für die Nutzung zukünftiger Funktionalitäten im neuen ERP-System. Will man beispielsweise zukünftig Artikelstämme mit Hilfe von Sachmerkmalen klassifizieren, muss vorher eine Sachmerkmalsleiste definiert werden. Die identifizierten Maßnahmen werden dazu in Zusammenarbeit mit dem FIR als separates Projekt aufgesetzt.
Im Rahmen der Implementierung gilt es, die bereits innerhalb der Analysephase konzipierte Aufbau- und Ablauforganisation im neuen ERP-System abzubilden. Jedoch spielt bei der Implementierung der Faktor Mensch eine wesentlich stärkere Rolle als das System. Die dezidierte Einhaltung der Projektziele setzt ein professionelles Projektmanagement voraus. Da auf Seiten des Unternehmens häufig nicht ausreichend Kapazitäten zur Verfügung stehen und das Projektmanagement des Anbieters häufig nicht neutral vermitteln kann, bietet sich eine zusätzliche externe Begleitung des Implementierungsprozesses an.
Fabian Bauhoff, Stefan Kompa, Ulrich Brandenburg, Maik Schürmeyer Auswahlberater und Projektmanager am Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR) in Aachen

Gemeinsam optimierte Geschäftsprozesse und IT-Systeme bringen Unternehmen gut in Form

19. Aachener ERP-Tage

Wie kann IT die logistischen Prozesse optimieren? Welche Trends zeigt der aktuelle ERP-Markt auf? Wie können Auto-ID-Technologien die Unternehmensprozesse unterstützen? Welche Möglichkeiten zur IT-Integration existieren? Antworten darauf geben die Referenten der 19. Aachener ERP-Tage vom 13. bis 14. Juni im Tivoli Business Center in Aachen. Der Fachtagung vorgeschaltet ist ein Praxistag am 12. Juni in den Räumen des FIR an der RWTH Aachen. Die zweitägige Fachtagung selbst gliedert sich in die beiden Themenstränge ERP-Praxis und Logistik.
Erst die gemeinsame Optimierung von Geschäftsprozessen und IT-Systemen ermöglicht es, alle Unternehmensressourcen effizient einzusetzen. Vor diesem Hintergrund geben die rund 40 Aussteller der Fachmesse einerseits einen umfassenden Überblick über die aktuelle marktgängige Unternehmenssoftware. Andererseits werden auch praxisrelevante Themen zur Logistik und IT-Integration intensiv diskutiert. Der Schwerpunkt der Fachvorträge liegt im Optimieren logistischer Prozesse zur Bestandsreduzierung, der nachhaltig sinnvollen Auslegung von Produktions- und Distributionsnetzwerken sowie der effizienten Gestaltung des Auftragsmanagements. Außerdem werden die Themen ERP-Management, Informationstechnologiemanagement (etwa RFID) und IT-Integration behandelt.
Weitere Informationen: www.erp-tage.de
Industrieanzeiger
Titelbild Industrieanzeiger 19
Ausgabe
19.2021
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