In drei Schritten zur neuen Standardlösung

Die Suche nach der passenden ERP-Lösung stellt Unternehmen immer wieder vor große Herausforderungen. Auf der einen Seite gestaltet sich der Markt der Anbieter zunehmend undurchsichtiger, andererseits initiieren viele Unternehmen ERP-Auswahlprojekte aus dem Bauch heraus ohne fundierte Vorbereitungen und vor allem ohne eine strukturierte Vorgehensweise. Fehlendes Wissen über die eigenen unternehmensspezifischen Anforderungen an die neue Software, unklare Zielsetzungen, was mit dem neuen System erreicht werden soll oder die Nichtberücksichtigung zukünftiger strategischer Unternehmensentwicklungen können schnell zum Scheitern eines solchen Projektes führen.

Um die Optimierungspotentiale eines neuen ERP-Systems zu erschließen, braucht es einer strukturierten Vorgehensweise, um regelmäßig auftretenden Stolpersteine bei der Durchführung von ERP-Projekten begegnen zu können. Um ERP-Auswahlprojekte effizient und erfolgreich meistern zu können, hat das Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR) aus Aachen das 3-Phasen-Konzept zur Bewertung und Auswahl betrieblicher Anwendungssysteme entwickelt (siehe Bild). Diese Vorgehensweise hat sich in mittlerweile über 250 Auswahlprojekten bewährt und wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Innerhalb der Analysephase wird mit der Projekteinrichtung der Grundstein gelegt, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Ein professionelles Projektmanagement inklusive Teambildung und Projektzeitplanung stellt über den gesamten Projektablauf die Einhaltung des vorgegebenen Terminplans samt Meilensteine sicher. Weiterhin unterstützt die Dokumentation sämtlicher Schritte innerhalb des Auswahlprojektes die Transparenz und Akzeptanz bei den Teammitgliedern.

In der Prozess- und IT-Analyse werden sämtliche Prozesse, die für die Abwicklung von Kundenaufträgen relevant sind – vom Eingang der Anfrage bis zur Versendung von Erzeugnis und Rechnung – detailliert betrachtet. Um sich einen Überblick über den Untersuchungsbereich zu verschaffen, sind zunächst die bestehenden Prozesse (Ist-Prozesse) auf einem handhabbaren Abstraktionsniveau zu analysieren sowie anschließend die relevanten Teilprozesse zu detaillieren. Auf Basis der dokumentierten Prozesse können im Team Optimierungspotentiale und zugehörige Maßnahmen identifiziert werden.

Den Maßnahmen innerhalb der Analysephase müssen im nächsten Schritt die verfügbaren Ressourcen des Unternehmens gegenübergestellt werden, die für die spätere Umsetzung der Maßnahmen eingesetzt werden sollen. Der durchzuführende Abgleich aus Kapazitätsangebot und -nachfrage ermöglicht anschließend die zeitliche Planung für die Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen. Durch die Ableitung von Maßnahmen lassen sich zudem neue Prozess- und IT-Strukturen konzeptionieren, die bei der konkreten Einführung des neuen ERP-Systems berücksichtigt werden sollten. Somit wird vermieden, dass ineffiziente Prozess- und IT-Strukturen mit in das neue System übernommen werden.

In der Auswahlphase greift das FIR zur Anforderungsdefinition auf einen standardisierten Fragenkatalog zurück. Mit Hilfe dieses Fragekatalogs, der aus über 2500 Funktionsmerkmalen besteht, lassen sich alle funktionalen Anforderungen zeiteffizient unter Einbezug der Key-User definieren. Zudem dient der Fragenkatalog in dieser Phase als Vorlage für das Lastenheft, in dem im Projektkontext definiert wird, welche Funktionalitäten benötigt und welche Prozesse neu gestaltet oder angepasst werden müssen. Das Lastenheft bildet anschließend die Grundlage für die Ausschreibung und den weiteren Auswahlprozess.

Im Rahmen einer Ausschreibung werden die unternehmensspezifischen Anforderungen mit den Leistungsmerkmalen marktgängiger Softwarelösungen abgeglichen. Dabei greift das FIR auf Deutschlands marktführende Auswahlplattform, den IT-Matchmaker der Trovarit AG, zurück. Hier werden in einem ersten Schritt aus einer gesamten Datenbasis von circa 2500 Systemhäusern rund 10 bis 15 ERP-Hersteller ausgewählt, welche die kritischen Anforderungen des Unternehmens erfüllen sowie über einschlägige Referenzen in der betrachteten Zielbranche verfügen. In einem zweiten Schritt wird mit den gefilterten ERP-Herstellern eine detaillierte Ausschreibung durchgeführt, um den Kreis weiter auf drei bis fünf Kandidaten zu begrenzen.

Im Rahmen der Systempräsentationen werden die zuvor ausgewählten Systeme anhand standardisierter Testunterlagen in zweitägigen Workshops einer intensiven Analyse unterzogen. Dabei werden die favorisierten Systeme auf ihre Eignung zur Abbildung der konkreten Unternehmensprozesse und -besonderheiten hin überprüft.

Im Anschluss an die Systempräsentationen werden diese analysiert und zusammen mit dem Projektteam eine Entscheidungsvorlage erarbeitet. Das Ziel ist es, sich auf Basis der gesammelten Erkenntnisse für zwei ERP-Hersteller zu entscheiden, mit denen man in die späteren Vertragsverhandlungen übergeht.

Mit den Vertragsverhandlungen beginnt die letzte und entscheidende Phase der Einführung eines neuen ERP-Systems. Basis der Verhandlungen ist das zuvor erarbeitete Lastenheft, das als wesentliche Grundlage für die Erstellung des dem Vertrag zugrunde liegenden Pflichtenheftes dient. Dabei ist aus Sicht des Kunden darauf zu achten, sowohl eine fachlich-inhaltliche als auch im nächsten Schritt eine juristische Prüfung der Vertragswerke von Experten durchführen zu lassen, um spätere Risiken zu minimieren.

Parallel zu den Vertragsverhandlungen müssen bereits die zwingend vor dem ERP-Start abzuarbeitenden Maßnahmen angestoßen werden. Diese Maßnahmen zur Prozessoptimierung sind oft die Voraussetzung, um zukünftige Funktionalitäten im neuen ERP-System zu nutzen. Will man etwa zukünftig Artikelstämme mit Hilfe von Sachmerkmalen klassifizieren, muss vorher eine Sachmerkmalsleiste definiert werden. Die identifizierten Maßnahmen werden dazu in Zusammenarbeit mit dem FIR als separates Projekt aufgesetzt.

Im Rahmen der Implementierung gilt es, die bereits innerhalb der Analysephase konzipierte Aufbau- und Ablauforganisation im neuen ERP-System abzubilden. Jedoch spielt bei der Implementierung der Faktor Mensch eine wesentlich stärkere Rolle als das System. Die dezidierte Einhaltung der Projektziele setzt ein professionelles Projektmanagement voraus. Da auf Seiten des Unternehmens häufig nicht ausreichend Kapazitäten zur Verfügung stehen und das Projektmanagement des Anbieters häufig nicht neutral vermitteln kann, bietet sich eine zusätzliche externe Begleitung des Implementierungsprozesses an.

Dipl.-Wirt.-Ing. Fabian Bauhoff, M.Sc. (Univ.), Dipl.-Wirt.-Ing. (FH) Stefan Kompa, Dipl.-Wirt.-Ing. Christoph Meier Auswahlberater und Projektmanager am Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR) in Aachen

„ERP ist Logistik“ lautet das Motto der 18. ERP-Tage des FIR an der RWTH Aachen, die vom 9. bis 11. Mai 2011 im Tivoli Business Center in Aachen stattfinden. Die Veranstaltung besteht aus einem Praxistag, einer Fachtagung und einer Fachmesse mit über 40 Anbietern.

Die ERP-Tage liefern Ideen, Konzepte und IT-Lösungen rund um das Enterprise Resource Planning (ERP). Sie helfen bei der ERP-Auswahl und -Optimierung und zeigen Wege zur logistischen Exzellenz auf.

Der Praxistag bereitet die Teilnehmer in Workshops auf die Fachmesse und die Fachtagung vor.

Verschiedene Experten informieren auf der Fachtagung in den Tagungssträngen, „ERP-Praxis“ und „Excellence in Logistics, über aktuelle logistische Themen und Best Practices.

Auf der Fachmesse geben zahlreiche ERP-Anbieter einen Überblick über das aktuelle Marktangebot. Die Messe ist eine der größten Fachmessen der Branche im deutschsprachigen Raum.

Neu bei den ERP-Tagen ist die Ausstellerparty am 10. Mai. Bei einem kostenlosen Rahmenprogramm stehen Austausch und Kontaktpflege im Vordergrund.

Weitere Informationen: www.erp-tage.de