Keine Spur von Sand im Getriebe

Jedes Unternehmen besitzt kritische Anlagen, denn diese haben direkten und wesentlichen Einfluss auf die Leistungsfähigkeit und Rentabilität von zum Beispiel Produktion und Distribution. Ausgeprägte Maschinenverfügbarkeit bei geringer Total Cost of Ownership ist demnach das Nonplusultra. Folgerichtig beauftragte der Getriebehersteller Getrag Ford Transmissions GmbH 2005 eine Unternehmensberatung mit der Analyse seiner Instandhaltung. Die Kölner beschäftigen allein in der Instandhaltung 188 Mitarbeiter und damit knapp 15 % des gesamten Personals.

Für vorbeugende Instandhaltung mit transparenten, wirtschaftlichen Betriebsabläufen standen bis dahin weder Kennzahlen noch andere Anhaltspunkte zur Verfügung. Nach sechs Monaten stand das Optimierungskonzept, das in fünf Schritten zum Erfolg führen sollte. Als neuralgischen Punkt identifizierten die Experten die Implementierung einer Instandhaltungssoftware und scannten daraufhin den Markt. Hierbei nutzten sie Studien über Instandhaltungssoftware in Bezug auf kritische Faktoren wie Kosten und Service. Den Zuschlag erhielt die GreenGate AG aufgrund von Effizienz in Preis und Leistung ihres Betriebsführungssystems GS-Service.

Im Februar 2007 startete das erste Pilotprojekt, in dem eine Kostenstelle – darunter wurden rund 150 Maschineneinheiten geführt – komplett über GS-Service abgewickelt wurde. Im April 2007 kam das zweite Pilotprojekt mit der Einbindung 300 zusätzlicher Maschineneinheiten hinzu. Am 1. Mai 2007 stellte Getrag Ford Transmissions komplett auf die GreenGate-Lösung um. „Die Instandhaltungsdaten aller 3600 Maschineneinheiten werden seitdem via GS-Service erfasst, dokumentiert und verarbeitet“, betont Hans-Günther Hensengerth, Leiter Instandhaltung bei Getrag Ford im Werk Köln.

Als ein dem ERP nachgeordnetes System integriert GS-Service Planungs-, Dokumentations- und Überwachungsfunktionen und betriebswirtschaftliche Anwendungen zu einem Informations- und Managementsystem. Die objektorientierte Software – als skalierbare Client-/Server-Lösung konzipiert – baut auf einer Standardtechnologie auf und arbeitet unter aktuellen Microsoft-Betriebssystemen. Von Vorteil ist: Durch die offene Systemarchitektur lässt sich GS-Service an andere Systeme (GIS, ERP) ankoppeln. Auch der Einsatz mobiler Geräte oder eines „Digitalen Stiftes“ zur Auftragsbearbeitung ist leicht möglich.

Bei Getrag Ford Transmissions haben alle beteiligten Mitarbeiter Zugriff auf GS-Service, da jeder seine Aufträge und Eingaben selbst einpflegen muss. Hans-Günther Hensengerth: „Dass die Instandhalter bei der Einführung binnen 15 Minuten verstanden, wie die Software zu bedienen ist und Aufträge geschrieben werden müssen, ist darauf zurückzuführen, dass das gesamte Instandhaltungs-System unter einer bekannten Windows-Oberfläche läuft.“ Einfach und unproblematisch gestaltet sich auch die Hinterlegung von Fotos. Ferdinand Pick, Systemkoordinator Instandhaltung: „Was nützt das beste System, wenn es kompliziert zu bedienen ist und deshalb nicht zum Einsatz kommt? Instandhalter wollen schließlich keine Zeit vorm PC vergeuden.“

GS-Service ist mehr als ein digitaler Anlagenchronist. Inzwischen als elektronisches Prüfbuch etabliert, entsprechend auditiert und von Ford zugelassen, sind die als Dokument / Bericht hinterlegten Einzelbefunde der Maschinen Grundlage für proaktive Instandhaltung. GS-Service meldet, wann und inwiefern bestimmte Fristen / Arbeiten / Abläufe einzuhalten oder zu erledigen sind. Das System bietet dem Anwender aber mehr, als einfach über die Zeit zu berechnen, wann etwa ein bestimmter Maschinenteil gewartet werden muss. GS-Service erzeugt Berichte, die in unterschiedlichen Zeitintervallen genutzt werden. Beispielsweise bildet der Bericht MTTR (Mean Time To Repair) in allen Wochenmeetings die Grundlage der Besprechung. Hans-Günther Hensengerth erläutert: „Alle Produktionsbereiche können intern die eigenen Maschinen sowie extern die Maschinen anderer Segmente miteinander vergleichen. Zusammen mit dem Bericht MTPF (Mean Time Between Failures) sind dies die wichtigsten Kenngrößen für die Abteilung, die in unseren wöchentlichen Meetings mit den Produktionsleitern im Detail diskutiert werden.“ Das schafft Win-win-Situationen für alle Beteiligten. Schließlich profitiert die vorbeugende Wartung ganz essenziell vom Wissen über Betrieb, Wartung, auch von Störfällen in der Vergangenheit. Anhand der konsistenten Dokumentation in GS-Service kann man ebenso nachvollziehbare Fakten überprüfen, ob sich die Anlagenverfügbarkeit verbessert hat. Je nach Blickwinkel und Fragestellung liefert das System aussagekräftige Auswertungen für einzelne Anlagen und Maschinen, die mehr oder weniger Kosten verursachen, teils auch für unterschiedliche, einzelne Produktionsprozesse. Die Dokumentation, die 2009 in der Erstellung einer Maintenance-Broschüre als Benchmark für weitere Werke des Unternehmens mündete, wird weiterhin als fundierte Entscheidungsgrundlage herangezogen. Hans-Günther Hensengerth: „Sei es für abteilungsinterne Maßnahmen zur Verbesserung des Workflows oder bei anstehenden Investitionen – als Beleg für ihre Notwendigkeit – im Dialog mit Werksleiter und Controlling-Abteilung.“

Was Getrag Ford Transmissions von Beginn an als positiv empfand, erwies sich später als Glücksgriff: die extreme Flexibilität und Ausbaufähigkeit von GS-Service. „Auf der Suche nach einem kompatiblen System für das Ersatzteilmanagement hakten wir bei GreenGate nach, ob GS-Service nicht entsprechend erweiterbar wäre“, so Hans-Günther Hensengerth. Tatsächlich wurde das Ersatzteilmanagement in GS-Service implementiert inklusive perfekter Dokumentation des neu aufgebauten, zentralen Hauptlagers mit Abbildung aller Ersatzteile mit Lagerort, Fotos und Bestand. Ferdinand Pick ergänzt: „Spitzenwerte bei Liefer-, Mengentreue und Service sind ebenso wie die Verfügbarkeit kritischer Maschinen erfolgsrelevante Komponenten.“ Der Bedarf für ein optimiertes Ersatzteilmanagement lag auf der Hand. Wege- und Wartezeiten waren schlicht zu hoch – „nicht wertschöpfende Tätigkeiten“ nennt man das. Als unwirtschaftlich erwiesen sich im Vorfeld auch Aspekte wie Mehrfachlagerung durch Unkenntnis oder eine prinzipiell nicht notwendige Beschaffung von Ersatzteilen als Notstandsmaßnahme, da viele vorhandene Ersatzteile nicht auffindbar waren. Hans-Günther Hensengerth: „Als unhaltbaren Zustand detektierten wir auch die Tatsache, dass viele unübersichtliche Lagerorte mit unbekannten Teilen existierten, die obendrein nicht jedem Mitarbeiter bekannt waren.“ Lange Reparaturzeiten sowie Maschinen- und Produktionsausfälle durch hohen Zeitaufwand bei der Ersatzteilsuche sind seit der Erfassung des Gesamtbestandes in GS-Service passé. Mehr noch: Dank der Erfassung in GS-Service konnten die Lagerbestände durch Volumenanpassung um 30 % reduziert werden, was einer einmaligen Kostenreduktion im sechsstelligen Eurobereich entspricht.

Was in Köln gut funktioniert, soll auch in anderen Werken des Unternehmens realisiert werden: In Bordeaux soll das große Paket GS-Service für Instandhaltung und Ersatzteilmanagement 2012 lauffähig sein, in Halewood im Jahr 2013. „Dann“, so Hans-Günther Hensengerth, „ist die Harmonisierung über alle Werke gegeben, ein Gesamtersatzteilmanagement möglich oder auch eine Max-Min-Steuerung über alle Werke: Wir sprechen hier über nicht weniger als acht Millionen Ersatzteile, vier Millionen in Köln und noch einmal die gleiche Anzahl in Halewood und Bordeaux.“

So dynamisch Getrag Ford Transmissions auf Veränderungen im Markt produkt- und lösungsseitig reagiert, so flexibel ist GS-Service ausgelegt und wird laufend an neue Erfordernisse im Hause angepasst. Ferdinand Pick: „Auch wenn der Austausch mit GreenGate in der Einführungs- und Pilotphase mit wöchentlichen Meetings doch intensiver war und sich heute auf halbjährliche Treffen reduziert hat, können wir auch heute noch von einem sehr engen Dialog reden. Zurzeit arbeiten wir gemeinsam an den Möglichkeiten mobiler Lösungen mit einem PDA.“ Hans-Günther Hensengerth: „Mittels PDA wäre vor Ort an den Maschinen alles an Dokumentationen und Berichten abrufbar, was benötigt wird.“ Interaktivität inklusive: „Idealerweise gibt uns eine Maschine eigenständig Auskunft über ein Problem oder ein bevorstehendes Ereignis – per SMS auf das PDA der zuständigen Mitarbeiter. Das war unser Ziel.“ wm