In den meisten Unternehmen sind die Abläufe in Produktion und Instandhaltung gut organisiert und dokumentiert – häufig mit einer Ausnahme: Werden im Zuge der Instandhaltung konstruktive Veränderungen an Maschinen oder Anlagen durchgeführt, findet eine Anpassung entsprechender Dokumente und Stammdaten oft nicht zuverlässig statt. Fehlt jedoch eine durchgängige Nachverfolgung von Änderungen, kann sich das negativ auf die Transparenz und Kosteneffizienz zukünftiger Prozesse auswirken
Markus Indenbirken Abteilungsleiter Application Services, Steag Energy Services
Zur besseren Organisation von Aufgaben der Betriebsführung und Instandhaltung werden zumeist definierte Prozesse benötigt. Häufig unterstützen IT-Lösungen eine derartige Organisation, zum Beispiel Instandhaltungsplanungs- und Steuerungssysteme (IPS-Systeme) oder Produktionsplanungs- und Steuerungssysteme (PPS-Systeme).
Allerdings wird man in der Praxis auch immer wieder mit Aufgaben konfrontiert, die nicht in durchgängigen Prozessen und damit in den genannten oder ähnlichen IT-Werkzeugen abgebildet sind: Hierzu gehören unter anderem die Aktualisierung von Dokumentationen nach Instandsetzungen oder Umbauten, die Stammdatenanpassung nach einem Komponentenaustausch, aber auch die Anpassung von Beschilderungen oder die Angleichung von Prozessen an veränderte Rahmenbedingungen, beispielsweise durch veränderte Vorschriften oder personelle sowie organisatorische Veränderungen.
Unzureichende Softwareunterstützung kann in diesem Zusammenhang zu einer mangelhaften Umsetzung von Änderungen führen, vor allem dann, wenn diese häufiger anstehen. In sicherheitsrelevanten Bereichen, wie zum Beispiel in der Nukleartechnik, wird der Behandlung derartiger Anpassungen unter dem Oberbegriff „Configuration Management“ ein hoher Stellenwert beigemessen. Die damit verbundenen Prozesse verursachen jedoch einen hohen Aufwand und sind im betrieblichen Alltag vieler Unternehmen nicht umsetzbar, so dass „schlankere“ Ansätze für die Lösung der beschriebenen Problematik gefordert sind.
Dokumentation wird nutzlos
Ein solcher Lösungsansatz kann die Einbettung der Änderung von Daten oder Dokumenten in den Workflow der Arbeitsaufträge sein. Ist die geplante Arbeit gemäß Auftrag durchgeführt, müsste dann anschließend bspw. die Anpassung entsprechender Dokumente erfolgen, um den Arbeitsauftrag abzuschließen. In der Praxis wird dieser Schritt jedoch oft zurückgestellt, sodass der Arbeitsauftrag offen bleibt, obwohl die Arbeiten abgeschlossen sind.
Die Konsequenz: Im Laufe der Zeit wächst die Anzahl vermeintlich offener Arbeitsaufträge und wird sehr schnell so groß, dass die Aufträge ohne Aktualisierung der Dokumentation geschlossen werden. Eine folgenschwere Entscheidung, denn wenn die Notwendigkeit zu einer weiteren Modifikation an einer Maschine oder Anlage besteht, fehlt eine aktuelle Dokumentenbasis (Schaltpläne, technische Zeichnungen, technische Detaildaten zu Komponenten), auf die zurückgegriffen werden könnte. Ein versäumtes Modification Tracking führt schließlich zu einer Dokumentation, die immer weniger den aktuellen Anlagenzustand abbildet und irgendwann völlig nutzlos ist.
Mit einer nahtlosen Integration von Modification Tracking in ein IPS-System könnte man diese Probleme in den Griff bekommen, denn hierdurch ließe sich ein effizientes Änderungsmanagement realisieren, das letztlich in ein durchgängiges, transparentes Dokumentenmanagement mündet. Voraussetzung hierfür ist allerdings ein IT-gestütztes IPS-System mit entsprechender Funktionalität und Flexibilität. Ein Beispiel für ein solches System ist SI/PAM, da die modulare Betriebsführungs- und Instandhaltungs-Software von Steag Energy Services mit dem Lösungspaket „Operation & Maintenance“ eine leistungsfähige Standardplattform für das Modification Tracking bietet.
Anhäufung „offener“ Aufträge verhindern
So lässt sich mit dieser Lösung mit wenig Aufwand aus jedem Arbeitsauftrag eine Änderungsanforderung erzeugen, zum Beispiel für Dokumente. Die Art der Änderung ist dabei mit nur einem Klick ausgewählt und kann optional durch eine nähere Beschreibung präzisiert werden. Solche Änderungsanforderungen sind zwar dauerhaft mit einem Arbeitsauftrag verbunden. Dennoch kann ein erledigter Auftrag abgeschlossen werden, obwohl die entsprechenden Dokumente noch nicht angepasst wurden. Die Anhäufung „offener“ Aufträge aufgrund noch nicht aktualisierter Dokumente wird also vermieden. Die Änderungsanforderung bleibt jedoch als Erinnerung für die erforderliche Anpassung der Dokumente bestehen und liefert bis zu ihrer Umsetzung wichtige Informationen über den veralteten Stand der Dokumentation. Im Idealfall verfügt die Änderungsanforderung über eine Workflowsteuerung, die den Informationsfluss und die Aufgabenverteilung innerhalb des Unternehmens automatisiert.
Hierzu ein Beispiel: Im Rahmen einer präventiven Sichtprüfung wird erkannt, dass eine Anlagenkomponente durch eine Beschädigung in absehbarer Zeit ausfallen wird. Um dies zu vermeiden, erfolgt ein Arbeitsauftrag für deren Austausch. Bei der Ersatzteilbestellung wird jedoch festgestellt, dass das Originalteil nicht mehr verfügbar ist und ein Ersatzteil mit ähnlicher Spezifikation beschafft werden muss. Der Einbau dieses Ersatzteils im Rahmen des Arbeitsauftrags erfordert zudem bauliche Anpassungen an der Anlage und eine geänderte Kabelführung. Der Änderungsbedarf, der sich aus diesem Prozess ergibt, ist vielschichtig und erfordert unter anderem die Aktualisierung von Plänen oder Zeichnungen, die Anpassung der technischen Daten zur Austauschkomponente sowie die Hinterlegung von geänderten Wartungsplänen, die mitunter veränderte Wartungsintervalle nach sich ziehen.
Mehr Kosteneffizienz durch Planbarkeit und Nachverfolgung
Mit Blick auf den konkreten Fall würde SI/PAM zunächst kalender- oder zählergesteuert automatisch eine präventive Instandhaltungsaufgabe generieren. Nach Identifikation des sich anbahnenden Schadens erzeugt der Instandhalter in SI/PAM einen Arbeitsauftrag zum Komponententausch als Unteraufgabe der Instandhaltungsmaßnahme. Dieser Arbeitsauftrag wird durch den Austausch der Komponente ausgeführt. Den durchgeführten Umbauten entsprechend kennzeichnet der Instandhalter die notwendigen Änderungen, beispielsweise für die Dokumentation, Stammdaten oder Wartungsplanung und ergänzt diese optional mit kurzen Kommentaren. SI/PAM erzeugt nun automatisch Folgeaufgaben zur Bearbeitung der gekennzeichneten Änderungen, sodass der Arbeitsauftrag ordnungsgemäß geschlossen werden kann. Über den Workflow dieser Folgeaufgaben können alle Beteiligten im Unternehmen automatisiert und nachvollziehbar in den Prozess eingebunden werden.
Die Initiierung eines durchgängigen Modification Tracking mit einem leistungsfähigen IPS-System ist mit minimalem Aufwand verbunden und verschafft eine Reihe an Vorteilen. Arbeitsabläufe werden nicht beeinträchtigt, sondern vielmehr unterstützt und teilweise auch beschleunigt. Die Bearbeitung von Änderungen inklusive deren gezielte Nachverfolgung lassen sich besser planen, wodurch die Änderungen auch tatsächlich ausgeführt werden. Unternehmen profitieren somit von einer hohen Transparenz sowie einer durchgängigen Aktualität von Dokumenten und Daten. Betrachtet man alle positiven Faktoren aus einer rein wirtschaftlichen Perspektive, dann erhöht die Planbarkeit aller wichtigen Änderungen sowie deren Nachverfolgung auch die Kosteneffizienz eines Unternehmens. •
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