Raus aus dem Excel-Chaos

Die IMO Firmengruppe beschäftigt rund 1000 Mitarbeiter. Das Unternehmen ist einer der führenden Hersteller von Großwälzlagern und einbaufertigen Getriebesystembaugruppen. Das Portfolio umfasst insbesondere Kugel- und Rollendrehverbindungen mit Durchmessern von 100 bis 5200 mm, die als Bauteile in Windkraftanlagen, Baumaschinen oder Stahlwerken zum Einsatz kommen.

Die Firma IMO wurde 1988 in Gremsdorf als Zwei-Mann-Unternehmen gegründet. „Da ahnte noch niemand, dass hier eine Erfolgsgeschichte ihren Anfang nahm“, so Rainer Dressel, Leiter EDV und IT-Manager bei IMO. Ideenreichtum und Know-how brachten das Unternehmen auf Wachstumskurs. Die Kehrseite der Medaille: Der steigenden Mitarbeiter- und Besucherzahl war die vorhandene Zutrittskontrolle und Zeiterfassung irgendwann nicht mehr gewachsen.

Vor zehn Jahren wurde bereits ein Zutritts- und Zeiterfassungssystem für die damals 90 Mitarbeiter eingeführt. Ausgestattet mit Transpondern in Form eines Schlüsselanhängers hatten die Mitarbeiter über installierte Drehkreuze Zutritt zum Firmengelände. Terminals erfassten die Arbeitszeiten. Die Zutritts- und Zeitdaten wurden ausschließlich zentral von der Personalabteilung durch eine softwarebasierte Lösung verwaltet und monatlich an das Lohn- und Gehaltsprogramm DATEV weitergeleitet.

Wenn auch die Funktionalität des Systems noch gegeben war, so arbeitete die Technik nicht mehr effizient genug angesichts des wachsenden Mitarbeiterstroms. Anfang 2007 gehörten bereits über 800 Beschäftigte zum Unternehmen. Zudem stieg der Arbeitsaufwand durch das zentral verwaltete Zutrittskontroll- und Zeiterfassungssystem enorm. Es ging um das Verwalten von Schicht- und Zeitmodellen, das Eintragen und Verwalten von Urlaub, Gleitzeit oder Dienstreisen und das Nachtragen von Fehlzeiten. Die Personalabteilung erstickte förmlich in Papierformularen und Excel-Listen. Es war ein gewaltiger Aufwand, alle Vorgänge zu erfassen, die Daten zu pflegen und weiterzuleiten. Zudem war der Workflow anfällig für Übertragungsfehler. Im Jahr 2007 war es schließlich soweit: Erich Ruß, Geschäftsführender Gesellschafter von IMO, entschied sich dazu, ein Zutrittskontroll- und Zeiterfassungssystem innerhalb eines Jahres zu implementieren, das sein Unternehmen in dem geplanten Wachstum unterstützt. Hierbei standen neben dem Zeitfaktor auch Qualität und Kostengestaltung im Vordergrund.

Eine anschließende Marktanalyse zeigte, dass eine professionelle Unterstützung erforderlich war, um eine technisch optimale Lösung zu finden. Denn das Angebot an Unternehmens-Softwarelösungen war sehr unübersichtlich. „Eine IT-Beratungsfirma entwickelte nach einer vorangegangenen Ist-Analyse anhand eines Katalogs mit über 400 Kriterien ein Lastenheft“, so Rainer Dressel. „Dies war die Grundlage für eine Ausschreibung.“ Mit Hilfe eines softwaregestützten Bewerbungsverfahrens wurden aus 15 Angeboten vier Anbieter ausgewählt und zu einer Präsentation nach Gremsdorf eingeladen. Mit einer zukunftsfähigen und technisch ausgereiften Systemlösung, die auch den weiteren Expansionskurs der IMO-Unternehmensgruppe mit berücksichtigte, konnte die tisoware GmbH aus Reutlingen überzeugen und erhielt den Zuschlag.

Der Spezialist für Soft- und Hardwarelösungen aus einer Hand sollte neben dem Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollsystem auch Module für Workflow und Schichtplanung implementieren. „Wir fahren drei Schichten von Montag bis Freitag und zwei Schichten am Wochenden“, erklärt Rainer Dressel, der das Projekt von Beginn an leitete. „Das war ganz schön diffizil für das Team von tisoware.“ Aber die Reutlinger Experten enttäuschten nicht. In zwei Monaten konnten sie die komplette Systemlösung aus Hard- und Software in die bestehende Unternehmensstruktur integrieren.

Auf der Hardware-Seite wurden Terminals von Kaba installiert. Die einzelnen Module wurden in einer zweimonatigen Phase getestet, bevor der Echtbetrieb startete. In dieser Zeit konnten letzte Feinjustierungen an den realen Arbeitsabläufen erfolgen, um alle Möglichkeiten der implementierten Systemlösung hinsichtlich Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung auszuschöpfen. „Rund 500 Anwender arbeiten mit dem Modul tisoware.WEB“, ergänzt Daniel Vogler, Niederlassungsleiter von tisoware in München und Kundenbetreuer von IMO. „Sie beantragen ihren Urlaub elektronisch und lassen ihn genehmigen.“ Darüber hinaus wird das Modul tisoware.PEP für die Einsatzplanung von etwa 90 Schichtleitern genutzt. Um die Fragen der Mitarbeiter zu dem neuen System zu beantworten, war ein hoher logistischer Aufwand notwendig. Diese Herausforderung wurde von IMO mit einer speziellen Intranet-Lösung professionell unterstützt. Die intensive Betreuung des Kunden während der Realisierungs- und Testphasen gehörte für tisoware zum Service, ebenso eine intensive Schulung der Mitarbeiter. „Ohne die Akzeptanz der Mitarbeiter nutzt das beste High-End-System nichts“, weiß Dressel.

Die Verantwortlichen bei IMO denken bereits daran, weitere Lösungen von tisoware zu implementieren. Geplant sind die Systeme tisoware.BDE für die Betriebsdatenerfassung, tisoware.KANT als Kantinenlösung und tisoware.SPESEN für die Reisekostenabrechnung.

Eva Maria Beck Fachjournalistin in Hagen