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Softwaremodul von Cosmo Consult als Dolmetscher für ERP-Systeme

Business-IT
Softwaremodul von Cosmo Consult als Dolmetscher für ERP-Systeme

Der Partikelverfahrensspezialist IPT Pergande und Kunde BASF setzen unterschiedliche ERP-Systeme ein. Ein Zusatzmodul von Cosmo Consult für den standardisierten elektronischen Datenaustausch übersetzt nun zwischen beiden Software-Lösungen. Das reduziert die Buchungsaufwände um bis zu 80 %.

» Björn Lorenz, Fachjournalist bei Cosmo Consult, Berlin

In der Lohnfertigung muss sowohl bei Verfahren und Produkten als auch in Prozessen langfristig eng zusammengearbeitet werden. Da sich Abläufe ständig wiederholen, sind digitale Optimierungsmaßnahmen besonders effizient.

2015 investierte die IPT Pergande GmbH, ein Teil der Pergande-Gruppe und spezialisiert auf Partikel- und Trocknungs- sowie Formuliertechnik, deshalb in eine Branchenlösung auf Basis des ERP-Systems Microsoft Dynamics 365 NAV und konnte in vielen Unternehmensbereichen Verbesserungen erzielen. So gelang es, den Anteil manueller Routinetätigkeiten deutlich zu senken. Eingeführt und auf die betrieblichen Anforderungen zugeschnitten wurde die Software von den Spezialisten der Cosmo-Consult-Gruppe, einem Anbieter für Microsoft-basierte Branchen- und End-to-End-Businesslösungen.

Branchenlösung für langfristige Optimierungen

„Im Gegensatz zu klassischen Fertigungsbetrieben sind wir nicht auf dem Beschaffungsmarkt aktiv. Die Ware wird automatisch angeliefert. Dann verarbeiten wir sie und konfektionieren sie zur Abholung“, erklärt Victoria Moscha, Sachbearbeiterin und Dynamics NAV-Systemadministratorin. Die dabei eingesetzten Ressourcen werden sofort abgerechnet, während der Lieferschein erst später bei der Abholung gedruckt wird. „Das entsprach nicht dem Standard der Prozessfertigung und musste individuell angepasst werden“, so Moscha. In den Folgejahren investierte das Unternehmen kontinuierlich in das neue ERP-System. Nun werden eingehende Rechnungen direkt beim Posteingang digitalisiert und anhand der Bestellnummer automatisch dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.

Unterschiedliche Datenformate

Ein Erweiterungsprojekt von hoher strategischer Bedeutung für den Partikelexperten ist der elektronische Datenaustausch mit BASF. „Für BASF ist vor allem die Chargenrückverfolgung ein wichtiges Thema. Man will wissen, wann welche Rohstoffe bei uns eintreffen und in welchen Chargen sie verarbeitet werden“, erklärt IPT-Geschäftsführer Prof. Mirko Peglow. Um die hierfür notwendige Transparenz zu gewährleisten, war der Aufwand auf beiden Seiten hoch: „Wir haben die geforderten Reports aufwendig per Excel erstellt. Die Mitarbeiter von BASF übernahmen die Zahlen dann ebenfalls manuell“, schildert Moscha den Ablauf. Würden Aufträge, Avise oder Lieferscheine elektronisch übertragen, so die Idee, würde man sich händische Doppelbuchungen sparen. Beide Unternehmen setzten jedoch unterschiedliche ERP-Systeme ein. Während IPT Pergande auf Dynamics NAV setzt, arbeitet BASF mit SAP. Wegen der unterschiedlichen Datenformate ist eine direkte Kommunikation zwischen beiden Systemen nicht möglich.

Dolmetscher für ERP-Systeme gesucht

An dieser Stelle kam Electronic Data Interchange (EDI) ins Spiel, ein Standard für den elektronischen Datenaustausch zwischen verschiedenen Business-Lösungen. Das EDI-Format übernimmt die Rolle des Dolmetschers zwischen beiden Systemen. Beim Datenversand wird jeder Datensatz zunächst aus Dynamics NAV extrahiert und auf den EDI-Standard konvertiert. Beim Datenempfang werden die Informationen analog umgekehrt aus dem EDI-Datensatz ins SAP-Format überführt. Da BASF den EDI-Standard setzte, war es an IPT Pergande, die Vorgaben einzuhalten.

Das Projektteam nahm also zuerst die Daten und Dokumente unter die Lupe, die man künftig elektronisch übertragen wollte. Um diese auf das EDI-Format zu „mappen“, kam das Zusatzmodul Cosmo EDI von Cosmo Consult zum Einsatz. Mit einfachen Zuordnungen ließ sich die Aufgabe jedoch nicht lösen.

„EDI ist nicht gleich EDI. Bei genauer Betrachtung stellte sich heraus, dass die Vorgaben von BASF teilweise vom Standard abwichen“, erläutert Peglow. Individuelle Anpassungen wurden dadurch unvermeidbar. Hinzu kam ein hoher Abstimmungsaufwand, denn BASF musste das manuelle Mapping der Daten detailliert testen.

Trotz Ausnahmesituation zeit- und kostengenau umgesetzt

Der Zeitplan für die Umsetzung war zudem ambitioniert: Wegen eines zeitgleich laufenden SAP-Projekts sollte die Integration in nur drei Monaten abgeschlossen sein, wobei der Systemzugang bei BASF nur zeitweilig zur Verfügung stand.

„Die Systempartner der BASF arbeiten teils in Indien und teils in den USA, sodass wir auch noch mit Zeitverschiebungen zu kämpfen hatten“, so Moscha. Und schließlich kam noch der Corona-Lockdown dazwischen, der Abstimmungen in größerer Runde verhinderte. „Wir sind gleich zum Projektstart auf Videokonferenzen, E-Mails und spontane Telefonate umgestiegen. Das hat erstaunlich gut funktioniert und erwies sich als sehr effizient. Entscheidend trug dazu bei, dass die Mitarbeiter von Cosmo Consult stets erreichbar waren und umgehend reagierten. Dadurch entstand auch in dieser Ausnahmesituation volles Vertrauen“, unterstreicht Moscha.

Trotz aller Herausforderungen gelang es dem Team, das Projekt gemäß des Zeit- und Budgetrahmens umzusetzen.

„Cosmo Consult hat hier einen sehr guten Job gemacht. Das betrifft nicht nur die technische Seite, sondern vor allem die Beratung. Ohne unsere IT-Partner wären wir nicht in der Lage gewesen, die Vorteile der Prozessintegration auch für uns im vollen Umfang zu nutzen“, betont Peglow.

Erfolgreicher Pilot für künftige IT-Projekte

Heute profitieren beide Unternehmen vom EDI-Datenaustausch, etwa in puncto Datentransparenz. Während BASF den Buchungsaufwand bis jetzt um 80 % reduzieren konnte, liegen die Einsparungen bei IPT Pergande momentan bei rund 20 %. „Der größte Vorteil ist für uns, dass Aufträge automatisch in Dynamics NAV eingespielt werden. Wir tippen keine PDF-Dokumente mehr ab, sondern prüfen nur noch die übermittelten Mengen. Zudem haben wir einen viel besseren Überblick über die Planung der kommenden zwei bis drei Tage“, betont Moscha.

Dabei stand der eigene Effizienzgewinn anfangs gar nicht im Fokus. „Als BASF eine engere, digitale Zusammenarbeit vorschlug, haben wir vor allem die Chance gesehen, unsere Partnerschaft zu vertiefen und weiter auszubauen – indem wir nicht nur in der Fertigung, sondern auch mit Blick auf die Daten Top-Qualität liefern“, erklärt Peglow.

EDI als Basis für künftige ERP-Systemprojekte

Der Lohnfertiger aus Sachsen-Anhalt ist das erste Unternehmen, das mit der Pflanzenschutzsparte von BASF digital via EDI zusammenarbeitet und stellt damit so etwas wie eine Blaupause für künftige Projekte dar. Im aktuellen Ausbaustand laufen etwa 80 % aller Vorgänge und Abläufe vollständig digital. Die verbleibenden 20 % beziehen sich auf Sonderfälle mit geringem Volumen. „Dass BASF nach nur anderthalb Monaten Laufzeit bereits plant, auch den Rest via EDI zu digitalisieren, unterstreicht den hohen Stellenwert, den das Digitalprojekt dort mittlerweile hat“, glaubt Peglow. Über die Prozessintegration mit BASF hinaus sieht er derzeit aber wenig Optionen für ähnlich digitale Lieferketten mit anderen Kunden. „Als mittelständischer Dienstleister sind wir nicht in der Position, solche Projekte voranzutreiben. Hier setzen größere Unternehmen den Rahmen. Mit Microsoft Dynamics NAV, Cosmo EDI und der Unterstützung von Cosmo Consult sind wir aber für künftige Herausforderungen bestens gerüstet“, ist er sicher.

Kontakt:
Cosmo Consult AG
Schöneberger Straße 15
10963 Berlin
Tel.: +4930343815–0
www.cosmoconsult.com


Mehr zum Anwender

Bei IPT Pergande ist der Firmenname Programm: IPT steht für „Innovative Partikel Technik“ und umfasst Verfahren der Partikel-, Trocknungs- und Formuliertechnik, wie sie beim Granulieren von Wasch- oder Pflanzenschutzmitteln zum Einsatz kommen. Dabei werden flüssige Ausgangsstoffe in Granulate umgewandelt. Der Vorteil: Das Granulat ist leicht zu transportieren, es staubt nicht und ist sehr leicht in Wasser löslich. Diese Verfahren kombiniert das Unternehmen im Rahmen der Lohn- und Vertragsfertigung mit der Konfektionierung in Großgebinden, Säcken oder Flaschen. Aktuell sind am Standort Weissandt-Gölzau in Sachsen-Anhalt mehr als 200 Mitarbeiter beschäftigt.



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