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Sorgfalt bei der Wahl des DMS

Anwender sollten den Anbietermarkt differenziert betrachten
Sorgfalt bei der Wahl des DMS

In hochkomplexen Industrieumgebungen stoßen herkömmliche Dokumenten-Management-Systeme (DMS) regelmäßig an ihre Grenzen. Die Anforderungen an eine Dokumentenverwaltung sind dort andere: Es geht um die Ablage in Strukturen und darauf aufbauend die Unterstützung im Prozess- und Projektmanagement. Für die Kategorisierung dieses DMS-Segmentes wird auch der Begriff „DMStec“ verwendet. Unternehmen mit den genannten Anforderungen sollten den DMS-Anbietermarkt differenziert betrachten und die Fähigkeiten eines DMS genau beleuchten.

Raimund Schlotmann Geschäftsführer, Procad

Diese Zahlen sollten aufhorchen lassen: 85 % der Entwickler in der mechatronischen Produktion mangelt es laut der Umfrage „VDMA Engineering Schnittstellen im Maschinenbau 2012“ an einer gemeinsamen und abteilungsübergreifenden Datenbasis für die Produktdaten und -Dokumente aus MCAD, ECAD und der Softwareentwicklung. 10-15 % aller Teile im Maschinen- und Anlagenbau sind zudem Dubletten (CIMData USA), Stücklisten werden vielfach noch manuell abgetippt (Infor). Entwicklung, Produktion und Vertrieb arbeiten am gleichen Produkt, aber auf einer unterschiedlichen Daten- und Dokumentenbasis.
Wie ist dies möglich? Existieren doch seit langem verschiedenste Softwarelösungen für die Daten- und Dokumentenhaltung im technisch-konstruierenden Umfeld: CAD/CAE- und PDM- Systeme in der Produktentwicklung, ERP/SCM-Suiten für Herstell- und Logistikprozesse, CRM-Lösungen als Verbindung zum Kunden und Dokumenten-Management-Systeme (DMS) für das Management von Dokumenten.
Innerhalb aller Kernanwendungen entstehen Dokumente, die bislang getrennt verwaltet werden: Im CAD-Umfeld in PDM-Systemen, im Bereich ERP/SCM/CRM mittels DMS-Einsatz. Dies erschwert eine abteilungsübergreifende, durchgängige Arbeit mit produktrelevanten Daten und Dokumenten. Technisch geprägte Unternehmen mit komplexen Produkten benötigen daher ein einheitliches Product Data Backbone, das sowohl DMS als auch PDM auf einer Datenbasis abdeckt. Procad hat mit Pro.File ein PDM- und DMStec-System entwickelt, das die Anforderungen an ein solches Product Data Backbone erfüllt und den Ausbau zu PLM ermöglicht: Produktinformationen können damit entsprechend des Produktaufbaus strukturiert werden, eine sachgerechte Dokumentenlenkung für die typischen Arbeitsabläufe lässt sich abbilden.
Die Strukturinformationen zu einem Bauteil entstehen traditionellerweise in der Entwicklung und werden in der Fertigung und im Vertrieb verwendet. CAD-, PDM-, ERP- und CRM-Systeme arbeiten aber in den seltensten Fällen in durchgängig gemanagten Strukturen. Betrachtet man darüber hinaus die Ablage in klassischen File-Systemen wie der Windows Explorer-Struktur und die damit verbundene Menge an unstrukturierten Daten, wird schnell klar: Versionen, Freigaben und Kollaboration lassen sich auf dieser Basis nicht ausreichend lenken.
Weg von der klassischen Ordnerstruktur
Klassische Ordnerstrukturen sind nicht geeignet, um ein strukturiertes Product Data Backbone bereit zu stellen. Ist zum Beispiel ein Motor in einer Anlage an fünf verschiedenen Stellen verbaut, liegt die Spezifikation an fünf verschiedenen Stellen innerhalb der Ordnerstruktur. Ändert sie sich, muss dies an allen fünf Stellen synchronisiert werden. Und hierbei ist noch nicht berücksichtigt, dass die Spezifikation der Entwicklungsabteilung, der Fertigung, des Einkaufs und die Produktbeschreibung des Vertriebes in völlig unterschiedlichen Ordnerstrukturen oder gar Systemen abgelegt sind, obwohl sie sich mit ein und demselben Motor beschäftigen.
Über die Ablage und Verschlagwortung klassischer DMS lässt sich eine Zusammengehörigkeit von Dokumenten zwar über gleiche Keywords herstellen. Der Zusammenhang ist aber nicht eindeutig über den „Tag“ eines Dokumentes herstellbar, sondern nur über die Struktur der Anlage, denn diese ist zunächst einmal unabhängig von einem Dokument. So wie die Patientenakte zum Patienten, gehören auch die technischen Dokumente zu der Baugruppe der Anlage oder Maschine.
Dokumente werden in der Anlagenstruktur aufgehängt
DMStec verwaltet eine Produktstruktur, eine Anlage oder ein Infrastrukturobjekt deshalb in einer vom Dokument losgelösten Form. Strukturen werden etwa durch die technischen Ausprägung der Anlage/des Produktes oder den Aufstellort gebildet und es kann sie mehrfach und unabhängig voneinander geben. Gebildet wird die Struktur über Verknüpfungen und Metadaten/Sachmerkmale. Die Strukturen bilden also den Zusammenhang ab und die Dokumente werden darin abgelegt bzw. eingehängt. Verknüpfungen lenken Arbeitsschritte über Zusammenhänge und sorgen dafür, dass dieselbe Information nur einmal vorhanden ist und bearbeitet wird.
Damit wird ein Schritt vollzogen weg von der Filesystem-orientierten Ordnerstruktur hin zu dynamischen Sichten auf eine gemeinsame Datenbasis. Jedes Dokument wird im System nur einmal mit bestimmten Informationen hinterlegt und in Strukturen mit einem logischen Zusammenhang verknüpft. Unabhängig davon wird nun eine Ordnerstruktur als dynamische Sicht darauf aufgebaut. Das Dokument liegt also nicht in einem festgelegten Ordner, sondern die Ordnerstruktur ist nur eine Sicht auf das Dokument.
Dynamische Sichten einzelner Abteilungen
Die Konstruktionsabteilung gestaltet sich ihre Sicht auf Zeichnungen und CAD-Modelle eines Bauteils anders als die Produktion, die sich für Montage- und Fertigungsberichte interessiert. Der Vertrieb wiederum will sich alle zum Bauteil gehörenden Lieferantenangebote, Reklamationen etc. ansehen. Weil jedes Dokument nur einmal im DMStec abgelegt wird, greift jeder stets auf die richtigen und aktuellen Dokumentversionen zu.
In der Praxis entstehen zum Beispiel aus Angeboten, Bestellungen und Auftragsbestätigungen im ERP die ersten Projektstrukturen. Diese referenzieren auf eine (Norm-)Anlage, werden an die DMStec-Struktur übergeben und erzeugen dort eine leere Akte. Die Maschinen-/Lebenslaufakte der Anlage ist damit generiert. Sie wird befüllt mit Unterlagen aus der Mechanischen Konstruktion (CAD-Modelle, Zeichnungen, Konstruktionsstücklisten), der Elektro-Konstruktion (Schaltpläne, Stücklisten, externe Datenblätter), Projektierung (Pflichtenhefte, Kundenzeichnungen, E-Mail-Verkehr, Fertigungsdatenblätter), Qualitätssicherung (Abnahmeprotokolle) und dem Service (Serviceberichte).
Infrastruktur-Unternehmen wie die Stadtwerke Düsseldorf zum Beispiel beschreiben ein komplettes Kraftwerk über Sachmerkmale und Metadaten im DMStec System Pro.File. Die Struktur wird dabei zunächst einmal dokumentenunabhängig gebildet und bildet die Basis für die Dokumentenlenkung.
Einheitliches Product Data Backbone als Basis für Dokumentenlenkung
Mit der Nutzung von Maschinenakten auf Basis eines durchgängigen Product Data Backbone ist die Grundlage für eine Dokumentenlenkung geschaffen, wie sie im Maschinen- und Anlagenbau, in der Chemie- oder Energieversorgerbranche notwendig ist – überall dort, wo komplexe technische Strukturen das Bild prägen. Strukturverwaltung ist umso notwendiger, je mehr ein Unternehmen die strukturierte Dokumentenlenkung/Freigabe/Pflege von Dokumenten bzw. Informationen benötigt.
Dokumentenlenkung bedeutet hier das Steuern von Dokumentenänderungen und -flüssen. Nach DIN 9001 versteht man darunter die Zuordnung von Dokumenten zu Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Diese muss auf Strukturen basieren, die unabhängig vom Dokument „leben“. Die Dokumentenlenkung ist der logische nächste Schritt nach der Einführung eines Product Data Backbone für DMStec und PDM. Damit erreicht das Unternehmen die Evolutionsstufe Product Lifecycle Management (PLM). Hierfür hat Procad mit Pro.Ceed ebenfalls ein adäquates Werkzeug entwickelt.
Warum der Maschinenbau DMStec braucht
Die komplexen Strukturen im Maschinen- und Anlagenbau, bei Infrastruktur- oder Chemieunternehmen lassen sich mit herkömmlichen Dokumenten-Management-Systemen nur schlecht abbilden. DMStec beschreibt die spezielle Ausprägung eines DMS, das die Abbildung solcher Strukturen erlaubt und sowohl als PDM- wie auch als DMS-System eingesetzt werden kann. Dies ermöglicht die Bereitstellung eines durchgängigen Product Data Backbones, das wiederum die Basis für die Abbildung von PLM-Prozessen darstellt. Unternehmen der betreffenden Zielgruppe müssen sich bei der Einführung von DMS- oder PDM-Systemen über diese Zusammenhänge im Klaren sein, ob die Einführung des Systems nun von der Entwicklung, der IT oder einer anderen Fachabteilung geführt wird. Schnell endet das Einführungsprojekt für ein solches System im Schnittstellen-Chaos oder am Ende entsteht nur eine zusätzliche Ablage für Dokumente und Daten.
Struktur und Ordnung sind die Basis für Schnelligkeit und Genauigkeit. Eine bewusste und eindeutige Daten- und Dokumentenlenkung wird letztlich nur durch eine erfolgreiche Prozesseinführung auf Basis eines geeigneten Systems erzielt. •
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