Weg mit den Insellösungen

„Wir gehen im Unternehmen häufig immer noch sträflich mit den elektronischen Informationsobjekten um, schieben sie irgendwo ins Dateiverzeichnis, lassen sie im elektronischen Postkorb nach unten wegsacken“, sagt Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Project Consult Unternehmensberatung. „Standardsoftware für die Kommunikation wie auch für ERP, CRM, PLM und so weiter fördern noch den Medienbruch – zusätzlich zum Papier gilt es hier, in verschiedensten Ablagen den Speicherort der Information zu kennen.“ Die Probleme sind seiner Meinung nach noch gewachsen – durch neue Medien, mobile Kommunikation, noch immer bestehende Medienbrüche mit Papier, Web 2.0 mit neuen Formaten sowie soziale Medien mit geschlossenen Kommunikationsbereichen.

Hier setzt das elektronische Dokumentenmanagement an. Die Technologien dafür existieren seit über 20 Jahren. Doch noch immer scheuen vor allem mittelständische Unternehmen die Einführung entsprechender Systeme, wie der DMS Trend Report 2014 der Hamburger Unternehmensberatung Softselect belegt, für die IT-Leiter von 210 Unternehmen in Deutschland befragt wurden: Gerade einmal die Hälfte hat ein ECM-System im Einsatz.

„Zugegeben, Dokumentenmanagement ist vielfach noch sehr komplex, aufwändig in der Nutzung und langwierig in der Einführung. Die Einführung einer Lösung erfordert Anpassungen an Infrastruktur, Abläufe und Arbeitsorganisation“, weiß Kampffmeyer. Im Prinzip sieht er mittelständische Unternehmen aber im Vorteil gegenüber großen Konzernen. Hier habe man aufgrund der Größe und Überschaubarkeit eher die Chance, eine unternehmensweite Lösung relativ kurzfristig einzuführen. Während man sich in großen Firmen „von einer Insellösung zur nächsten hangele“, könne ein Mittelständler auf Basis einer Suite mit der notwendigen Funktionalität eine durchgängige Lösung schaffen, die alle Bereiche abdeckt und allen Mitarbeitern zugute kommt.

Bereits mit DMS arbeitende Unternehmen setzen die Systeme nach der Softselect-Studie in erster Linie für das Dokumentenmanagement und zur revisionssicheren Archivierung ein. Rund ein Drittel nannte aber auch Rechnungseingang und Business Process Management, gefolgt von elektronischer Aktenführung und E-Mail-Archivierung als weitere Nutzungsbereiche. Posteingangs- und Formularmanagement sind deutlich weniger gefragt. Von nur sehr eingeschränkter Bedeutung für die Unternehmen sind bislang Features wie Dokumentenmanagement mit Sharepoint, DMS im SAP-Umfeld, Collaboration/Groupware, Output Management, Records Management, Web Content Management, Social Media und Web Content Archivierung.

„Für den gesamten kaufmännischen und administrativen Bereich gibt es genügend Anlass, sich mit einer einheitlichen Dokumentenmanagement- und Archivierungslösung zu befassen, denn alle Informationen sollten im Zusammenhang, in den Geschäftsprozessen übergreifend nutzbar sein. Insellösungen machen hier keinen Sinn“, sagt Kampffmeyer. Und wenn man schon die kaufmännischen und steuerlichen Daten sowie Dokumente erschließe, könne man auf der gleichen Plattform auch eine Vielzahl weiterer Bereiche betreiben. Er nennt als Beispiele das E-Mail-Management, die elektronischen Akten für Personal, Kunden, Lieferanten oder den Freigabeprozess für Rechnungen.

Große Diskussionen gibt es im Mittelstand nach wie vor darüber, ob man sein ECM-System im eigenen Haus oder aber in der Cloud betreibt (Lesen Sie mehr dazu ab Seite 68). Davon losgelöst ist allerdings das Thema Mobilität zu betrachten: 28 % der von Softselect befragten Unternehmen schätzen die Bedeutung von mobilen ECM-Lösungen als hoch oder sehr hoch ein. Die beliebteste Mobilitäts-Variante ist mit deutlichem Vorsprung die Tunnellösung einer Verbindung mittels Fat Client über Virtual Private Network (VPN). 13 % nehmen zugunsten der Sicherheit dagegen erhebliche Einschränkungen der mobilen Nutzbarkeit in Kauf, indem sie die Verwendung nur auf Notebooks im Offlinebetrieb erlauben. Gerade einmal 8 % ermöglichen den Zugriff über einen gewöhnlichen Web-Client und nur halb so viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern die wohl komfortabelste Lösung einer App für Smartphones und Tablets. „Hier liegt erhebliches Potenzial brach“, betont Michael Gottwald, Geschäftsführer von Softselect.

Kein Wunder, dass viele Anbieter von DMS- beziehungsweise ECM-Lösungen auf der DMS Expo 2014 Lösungen dafür zeigen, wie ihre Systeme mobil genutzt werden können. So ermöglicht ELO Digital Office (Halle 6, Stand A12) beim Release 9 von ELO Professional für den Mittelstand beziehungsweise ELO Enterprise für Großkunden unter anderem den externen Zugriff über einen auf Wunsch volumenmäßig beziehungsweise zeitlich eingeschränkten Dokumenten-Link. Ebenso lassen sich elektronische Formulare offline auf einem mobilen Endgerät mit Android- oder iOS-Betriebssystem bearbeiten. Diese synchronisieren sich bei der nächsten Server-Verbindung automatisch mit dem zentralen Archivsystem und zugeordneten Workflow-Prozessen.

Auch am Stand von IBM (Halle 6, Stand D32) steht mobiles ECM im Fokus: Über das Smartphone lassen sich mit IBM Datacap digitale Daten sofort erfassen und validieren, um sie dann direkt der weiteren Verarbeitung zuzuordnen. Auch der Einsatz des IBM Content Navigators als User-Experience-Plattform ist Thema auf der Messe. Er stellt Mitarbeitern Informationen wie Kunden- oder Lieferantenakten einheitlich zur Verfügung, ganz gleich über welches Endgerät der Zugriff erfolgt. Das ECM-Tool ist auch als SaaS-Lösung (Software as a Service) IBM Navigator on Cloud über die IBM Softlayer Cloud verfügbar.

Docuware (Halle 6, Stand C38) stellt mit Docuware Mobile Apps für alle gängigen mobilen Geräte, etwa iPhone, iPad, Blackberry, Tablets oder Smartphones mit Android beziehungsweise Windows Phone 7 sowie Tablets mit Windows 8 zur Verfügung. Die Nutzungsszenarien mobiler Endgeräte reichen von der Recherche im zentralen Dokument-Pool über Aufgabenlisten bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows. Die kostenlose Scan-App Paperscan verwandelt ein iPhone oder iPad in einen waschechten Dokumentenscanner. Damit erstellte PDFs können nicht nur in Docuware archiviert werden, sondern auch in Dropbox abgelegt, per E-Mail verschickt und via Airprint gedruckt werden. Neu ist die Ablage der PDFs in Google Drive.

Wie sich die ECM-Systeme mit anderen IT-Systemen im Unternehmen verbinden lassen, zeigt DM Dokumenten Management (Halle 6, Stand E38) mit der Lobodms Suite V 4.9. Sie wurde bereits mit SAP, Microsoft Dynamics NAV/CRM/AX, Infor, CAS, Cobra und Sugar CRM zu einem unternehmensweiten Informationsmanagements integriert Für Unternehmen, die Microsoft Sharepoint als zentrale Plattform für gemeinsames Informationsmanagement und Fachanwendungen einsetzen, ist die Loboarm Schnittstelle eine sinnvolle Ergänzung. Sie archiviert Informationen aus geschäftsrelevanten Abläufen revisionssicher und integriert diese in das unternehmensweite Informationsmanagement mit Lobodms.

Die vollständige Integration ihres ECM-Systems in die Benutzeroberfläche des E-Mail-Clients Microsoft Outlook treibt Windream (Halle 6, Stand C12) voran. Die Integration der ECM-Funktionen erfolgt direkt über die Outlook-Ordnerstrukturen. Die hier standardmäßig angezeigten Postfächer werden um weitere Ordnereinträge ergänzt, über die Anwender direkt auf den Dokumentbestand des Windream ECM-Systems zugreifen können.

Auch die Dokument-Vorschau wurde in Outlook integriert, sodass es Anwendern möglich ist, ein beliebiges Dokument direkt aus der Outlook-Oberfläche heraus zu öffnen und zu lesen. In Outlook erfasste E-Mails lassen sich bequem und einfach per Drag & Drop innerhalb der Outlook-Oberfläche in das Windream ECM-System verschieben und dort revisionssicher archivieren. Zudem unterstützt die Outlook-Integration die virtuelle Aktenansicht „My windream“, die es Anwendern ermöglicht, ihre ganz individuellen Sichten auf Dokumentbestände zu organisieren und virtuell abzubilden, ohne dabei die tatsächlichen Ordner- und Dokumentstrukturen in Windream zu verändern.

Leichte Bedienbarkeit ist nach der Softselect-Studie eine wesentliche Anforderung von drei Viertel aller Unternehmen an ECM-Software. Diesem Wunsch trägt Docuware bei der Version 6.5 seiner gleichnamigen Software Rechnung: Eine komfortable Benutzerführung erleichtert das tägliche Arbeiten mit dem System. Darüber hinaus hat der webbasierte Dienst Intelligent Indexing Service praktische Vorteile: Er legt Papierunterlagen deutlich schneller und effizienter als von Hand ab. Er füllt Felder einer Ablagemaske selbständig aus und archiviert die Dokumente somit automatisch indexiert.

Mit der Version 6.5 lassen sich jetzt auch unternehmensspezifische Begriffe für einen Dokumententyp frei wählen, etwa „Eingangsrechnung“ statt „Rechnung (eingehend)“. Erkennt der Dienst ein Dokument als „Rechnung (eingehend)“, wird das Dokument als solches weiter ausgelesen, als Indexbegriff aber „Eingangsrechnung“ verwendet. Ebenfalls neu ist die Möglichkeit, die Ergebnisse von Intelligent Indexing mit Daten aus Fremdanwendungen abzugleichen. •