MES deckt systematisch Fehlerquellen, Schwachstellen und Optimierungspotenzial auf. Doch die Einführung ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die nicht selten scheitert. Wie Einsteiger die Hürden meistern können, schildert Dr. Karsten Sontow, Vorstand des Aachener Beratungshauses Trovarit.
Die Software-Auswahl zählt, gerade beim Mittelstand, nicht zum Tagesgeschäft. Steht ein solches Vorhaben an, sehen sich Unternehmen einer unüberschaubaren Vielzahl unterschiedlichster MES-Systeme und -Anbieter gegenüber. Aufgrund der mangelnden Erfahrung fehlt in den meisten Fällen eine Vorstellung davon, wie bei der Software-Auswahl vorzugehen ist und welche Hilfsmittel bei der Entscheidung eingesetzt werden können. Das führt gerade bei kleineren Firmen zu „Bauchentscheidungen“ bzw. bei größeren Unternehmen zu einem immensen internen Aufwand bei der Vorbereitung dieser wichtigen Investition. Zuerst einmal geht es um die kritische Überprüfung der eigenen Unternehmensprozesse mit ihren Stärken bzw. Schwächen sowie – wenn nötig – die Einleitung von Reorganisationsmaßnahmen und das systematische Ermitteln der betrieblichen Anforderungen an die neue Software.
Denn ein fundierter Vergleich von MES-Systemen und –Anbietern kann nur auf Basis eines individuellen Anforderungsprofils erfolgen. Wenn erst einmal Klarheit darüber herrscht, was gesucht wird und welche Leistungen von der Software erwartet werden, findet sich auch der passende Anbieter leichter. Hilfe bei dieser „Vorauswahl“ leisten datenbankgestützte Online-Plattformen wie der IT-Matchmaker, der ein Instrumentarium zum effizienten Vergleich der einzelnen Produkte bietet. Ausgewählte Systemanbieter bekommen dann die Möglichkeit, auf Basis der im Lastenheft dokumentierten Anforderungen an die MES-Lösung ein Angebot abzugeben. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die frühzeitige Einbindung eines Beratungsunternehmens. So können Fehler vermieden werden, die wesentlich teurer zu stehen kommen als es die Beratungskosten sind.
Geht es schließlich um die Implementierung der MES-Lösung und das Erreichen der gesetzten Ziele kommt dem Projektmanagement im Unternehmen zentrale Bedeutung zu. Wichtige Voraussetzung für ein wirksames Projektmanagement ist die Auswahl geeigneter Teammitglieder. Das Kernteam umfasst im Mittelstand zwei bis vier Personen, die zeitweise themenbezogen durch weitere drei bis sechs Personen unterstützt werden. Der anfallende Aufwand, etwa für die Datenaufbereitung, Organisations- und Systemanpassung oder die Schulung der Software-Anwender, wird dabei häufig unterschätzt. Er beläuft sich bei Mitgliedern des Kernteams schnell auf 40% bis 60 % der Personalkapazität – bei erheblichen Schwankungen über die einzelnen Projektphasen.
Die erste Aufgabe des Projektteams ist in aller Regel die Definition eines Projekt- bzw. Zeitplans und des damit verbundenen internen Aufwands sowie die Ermittlung des benötigten Budgets. Nach eigenen Angaben werden kleinere Unternehmen durch die Vorbereitung mit etwa drei bis fünf Monaten, durch die Implementierung selbst noch einmal mit dem gleichen Zeitaufwand belastet, wobei diese Werte erheblichen Schwankungen von Projekt zu Projekt unterliegen.
Ein wichtiger Erfolgsfaktor für die produktive Nutzung des MES ist die sorgfältige Schulung der späteren Anwender. Für Anwendergruppen wie Disponenten, Meister und Werker sind dabei Schulungsunterlagen zusammenzustellen, die auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind. Die Erstellung solcher spezifischen Unterlagen ist zwar sehr aufwändig, die Einarbeitungszeit der Mitarbeiter wird damit jedoch erfahrungsgemäß entscheidend verkürzt. Nach der Schulung sollten die Mitarbeiter am Arbeitsplatz eingewiesen und in den ersten Wochen intensiv betreut werden. Durch die direkte Betreuung kann den Anwendern die Angst vor der Arbeit mit dem neuen System genommen werden, da etwaige Bedienfehler sofort angesprochen und behoben werden können.
Gerade bei umfangreicheren Projekten empfiehlt es sich zudem, die MES-Lösung zuerst in einem Pilotbereich des Unternehmens einzuführen, um seine Leistungsfähigkeit unter realen betrieblichen Bedingungen zu testen. Wichtig ist dabei die richtige Auswahl des Pilotbereichs: Er sollte ein hohes Erfolgspotenzial aufweisen, in dem möglichst deutliche und für andere Abteilungen sichtbare Verbesserungen erzielt werden können. Dies setzt voraus, dass die Mitarbeiter des Pilotbereichs der MES-Einführung besonders positiv gegenüberstehen. Zudem sollten die Strukturen und Prozesse typisch für den gesamten späteren Einsatzbereich sein und er muss eine überschaubare Größe haben.
In diesem Zusammenhang darf aber auch eine „Klippe“ auf der technischen Seite nicht übersehen werden: Fast immer müssen Schnittstellen zu anderen betrieblichen Systemen geschaffen werden. Dabei ist zu klären, welche Daten zwischen den einzelnen Systemen auszutauschen sind und wie Datenaustausch und –abgleich zu erfolgen haben. Zahlreiche MES-Lösungen bieten „Standard-Schnittstellen“ zu verbreiteten Systemen, die nur noch eine geringe Anpassung brauchen. Dennoch entsteht auch hier ein nicht zu unterschätzender Aufwand. Problematisch aber sind häufig Schnittstellen zu proprietären und veralteten Systemen. Der Hinweis eines Systemanbieters, über einen „Schnittstellen-Konfigurator zu verfügen, ist keine Garantie dafür, dass jede Schnittstelle mit vertretbarem Aufwand realisiert werden kann. Die Kosten für die Erstellung von Schnittstellen können in einigen Fällen die Lizenzkosten der Software übersteigen.
Werner Möller werner.moeller@konradin.de
Trovarit auf der Cebit in Halle 5, Stand G16
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