Wissen teilen statt für sich behalten

Sabine Koll Journalistin in Böblingen

„Ob Sharepoint von der Stange wirklich ein ECM-System ist, bleibt eine rein akademische Frage, aber die Software war auf alle Fälle das Vehikel, das Content Management durch das Unternehmen gezogen hat, ganz gleich ob in großen oder kleinen Organisationen, sodass sich die Zahl der Lizenzen über die Jahre deutlich erhöht hat“, stellt der Anwender-Fachverband AIIM (Association for Information and Image Management) in seiner aktuellen Studie „Connecting and Optimizint Sharepoint“ fest. Drei Viertel der insgesamt 422 Befragten gibt demnach an, dass sie bei den Themen ECM und Collaboration auf Sharepoint bauen, ein Viertel von ihnen geht diese Projekt aktuell an. Mehr als die Hälfte der Unternehmen, die die Microsoft-Software bereits einsetzen, verzeichnet nach wie vor einen Zuwachs bei den aktiven Endanwendern; 23 % haben ein Plateau erreicht; und nur bei 3 % reduziert sich die Zahl der Endanwender.

Die User-Akzeptanz war laut AIIM immer schon ein Thema bei Sharepoint – und nicht unbedingt mit positiven Vorzeichen. Denn obwohl viele Endanwender in den Unternehmen Zugang zu Sharepoint haben, klammern sie sich an ihre File-Systeme – oder nutzen andere, Web-basierte Wege, um mit Kollegen, Lieferanten und Partnern zusammenzuarbeiten und Dokumente auszutauschen. Dazu gehören Consumer-orientierte Plattformen wie Dropbox, unternehmens-orientierte Plattformen wie Documentum oder auch Soziale Medien wie Twitter oder Yammer.

Nicht nur die Mitarbeiter in den Anwenderunternehmen zeigen sich unzufrieden mit Sharepoint, sondern auch die IT- und Fachverantwortlichen, wie die AIIM-Studie offenbart: Immerhin ein Drittel der befragten Organisationen beklagt demnach, dass das Sharepoint-Projekt nicht ihre ursprünglichen Erwartungen erfüllt hat, und weitere 26 % äußern sich dahingehend, dass das Projekt zum Stillstand gekommen ist. Als Grund wird ein Mix aus ungenügenden Schulungsmaßnahmen, schlechter Projektleitung, eingeschränkten Funktionalitäten der Software und Compliance-Gründe genannt.

„Die Nutzung von Sharepoint ist sehr unterschiedlich. Viele Unternehmen beginnen sehr häufig mit dem Aufbau ihres Intranets. Durch Telefonverzeichnisse, Neuigkeiten und Ankündigungen, Unternehmensbereiche und Mitarbeiterprofile wird ein zentraler Ort der Informationsverteilung geschaffen. Dann wird die Nutzung häufig auf die projektbezogene Dokumentenablage ausgeweitet, um die Zusammenarbeit in Teams zu fördern. Auch einfache formularbasierte Prozesse wie Urlaubs- oder Reiseanträge werden über Sharepoint gesteuert“, sagt Frank von Orlikowski, Geschäftsführer von PSC Portal Systems Consulting (Halle 1, Stand A41).

Ebenso werden seiner Beobachtung nach Wikis aufgebaut, mit denen Informationen und Wissen einer Vielzahl von Intranet-Benutzern zur Verfügung stehen. „Viele Sharepoint-Einführungen bleiben aber häufig in diesem Stadium stecken. Sharepoint wird für viele Unternehmen schnell sehr komplex und die Akzeptanz der Benutzer ist sehr häufig nicht gegeben, weil die Plattform – im Standard eingeführt – nur begrenzt benutzerfreundlich ist“, stellt er fest. „Sharepoint kann aber viel mehr und – richtig konfiguriert und eingesetzt – ist es eine hochgradig stabile und flexible Plattform, auf der neben den oben beschriebenen Anwendungen auch abteilungs- oder unternehmensweite Geschäftsprozesse abgebildet werden können und Sharepoint somit zu einer geschäftskritischen Plattform wird.“ Als Beispiele für solche Geschäftsanwendungen nennt er das Vertrags- und Qualitätsmanagement, die Personalakte, die Lieferantenbewertung, das Projektmanagement oder das Dokumenten-Management.

Trotz dieser Herausforderungen ist Sharepoint in den meisten Unternehmen auch Zukunft gesetzt, wie die Umfrage zeigt: Nur 8 % erwägen den Ersatz der Microsoft-Plattform durch alternative Produkte. Und gerade einmal 1 % hat dies bereits getan. Die große Mehrheit der befragten Unternehmen arbeitet daran, Sharepoint zu einer Kern-Plattform weiterzuentwickeln, eingebettet in und verbunden mit dem Unternehmen. Rund die Hälfte der Unternehmen arbeitet daran, Sharepoint mit ihrem Informations-Governance-Rahmenwerk abzugleichen.

Vor diesem Hintergrund ist klar, dass die Unternehmen, die Sharepoint einsetzen, mit Spannung die Weiterentwicklung sowie die strategischen Aussagen von Microsoft hinsichtlich der Collaboration-Plattform beobachten: „Die Microsoft-Plattform Sharepoint ist mittlerweile bei vielen tausend Unternehmen mit mehreren Millionen Benutzern im Einsatz. Die weltweite Verbreitung nimmt rasant zu, vor allen Dingen durch die Office-365-Offensive von Microsoft für den Cloud-Markt“, stellt Orlikowski fest. Dies gelte aber aktuell noch nicht für Deutschland, Österreich und Schweiz. „ Hier fokussiert sich das Interesse der Unternehmen vornehmlich auf die On-Premise-Variante von Sharepoint, also auf die Versionen Sharepoint 2010, 2013 und im kommenden Jahr auf Sharepoint 2016“, so von Orlikowski.

Zwar hat Microsoft, nachdem es in den letzten Jahren unterschiedliche Gerüchte um Sharepoint gegeben hat, mittlerweile glaubhaft beteuert, dass Sharepoint Server auch in absehbarer Zukunft für den Einsatz innerhalb der Unternehmensgrenzen weiterentwickelt wird. Doch nach der AIIM-Studie sind knapp die Hälfte der Befragen besorgt, dass Microsoft den Fokus künftig nicht mehr auf die On-Premise-Version legen wird. Doch immerhin plant gut ein Drittel der befragten Unternehmen, zumindest Teile ihrer Inhalte auf Sharepoint 365/Online zu verlagern. Seit der letzten AIIM-Umfrage zu Sharepoint hat sich damit die Zahl der Cloud-Befürworter fast verdoppelt.

Wie Microsoft die Entwicklung der Collaboration-Plattform in fernerer Zukunft weiter vorantreiben wird, steht in den Sternen. Klar ist aber, dass es im zweiten Quartal kommenden Jahres eine neue Version von Sharepoint Server geben wird. Die Vorabversion, IT Preview genannt, von Sharepoint Server 2016 ist seit Ende August 2015 zum Download verfügbar. Der Funktionsumfang deckt sich größtenteils mit den bei Sharepoint Online eingeführten Neuerungen. Das heißt, für die Bereiche Content Management und Team-Zusammenarbeit wird es Aktualisierungen geben.

Bill Baer, Senior Technical Product Manager bei Microsoft, schreibt in seinem Blog zur IT Preview Ankündigung, dass das Teilen von Dokumenten künftig deutlich einfacher und natürlicher funktionieren soll – und zwar durch einen Click auf den Share-Button ganz oben auf jeder Seite. Dann gibt man den Namen der Personen ein, die auf die Seiten oder Dokumente Zugriff haben sollen und drückt Enter. Die adressierten Personen erhalten dann per E-Mail eine Einladung mit einem Link geschickt. Damit müsse der Endanwender nicht mehr das Konzept von Erlaubnis-Levels und Gruppen verstehen, um alltägliche Aufgaben wie das Teilen einer Seite wahrzunehmen.

Auch ist es in Zukunft möglich, größere Dateien mit bis zu 10 GB Umfang auf Sharepoint Server zu laden. Überdies kündigt Baer an, dass Sharepoint durch den Einsatz von HTML5 künftig mobile Endgeräte besser unterstützen wird, sodass Endanwender auf allen mobilen Endgeräten die gleichen Informationen zur Verfügung gestellt bekommen können wie auf ihrem Desktop-Rechner.

Nach der AIIM-Untersuchung setzen heute nur 15 % der Unternehmen Sharepoint von der Stange ein, weitere 39 % mit kundenspezifischen Anpassungen im begrenztem Maß. Immerhin 36 % nutzen Zusatzprodukte von Drittanbietern – und zwar um bestehende Daten nutzen zu können oder um bestehende Lücken hinsichtlich der Funktionalitäten zu schließen.

Die gesamte Bandbreite an Möglichkeiten – vom Scannen bis hin zur revisionskonformen Archivierung – zeigen insgesamt acht Unternehmen in der sogenannten Office365/Sharepoint Area auf der IT & Business, und zwar am Stand Stand A41 in Halle 1. Neben PSC Portal Systems Consulting decken Adesso, Connecting Software, Grau Data, DM Dokumenten Management, Skybow, Sycor und Tecmasters vollständige Workflowprozesse mit Sharepoint ab. Experten an den Ständen geben den Fachbesuchern kompetent Auskunft. „Damit wollen wir zeigen, dass es die verschiedenen Leistungen rund um die Cloud aus einer Hand gibt und dass wir Vertrauen schaffen“, erklärt Klaus-D. Mokrys, Geschäftsführer von Tecmasters und Initiator der Office365/ Sharepoint Area.

„Mit der Bereitstellung von Geschäftsanwendungen in Sharepoint steigen die Komplexität und die Anforderungen der Fachbereiche. Denn viele Geschäftsanwendungen werden häufig individuell auf die Bedürfnisse der Kunden angepasst und entwickelt und haben eine starke Interaktion mit den eingesetzten ERP-Systemen. Daher kosten derartige Projekte in der Regel viel Zeit und Geld“, sagt PCS-Geschäftsführer von Orlikowski. „Darüber hinaus ändern sich bis zur erfolgreichen Produktivsetzung oft die Prozesse und Anforderungen, wodurch die Gefahr steigt, dass der Return on Invest nie oder sehr viel später als geplant erreicht wird.“

Die sogenannte Major League Sharepoint setzt an diesem Punkt an: Ziel sei es, dass hochwertige Lösungen und Fachanwendungen rund um Sharepoint entstehen. Alle Geschäftsanwendungen agieren auf der gleichen Plattform, auch wenn diese von verschiedenen Lösungspartnern erstellt worden sind. Die Basis der Major League Sharepoint baut auf den Produkten „Business Application Framework“ von PCS und „Active Repository Manager“ von Tecmasters auf. Die beiden Hersteller haben ihre Produktentwicklungen aufeinander abgestimmt und das weltweit eingesetzte und von Microsoft empfohlene Sharepoint Code Analysis Framework (SPCAF) von Rencore in Ihren Softwareentwicklungsprozess integriert.

Tecmasters stellt in Stuttgart unter anderem sein Produkt Active Sharepoint App vor. Die Ausrichtung der zukünftigen Produkte sind die Office 365 und die Azure Cloud von Microsoft.

Tecmasters hat zudem seit ein paar Jahren eine Kooperation mit Grau Data über den Vertrieb der Archivierungssoftware Filelock. Tecmasters hat diese nahtlos in seine ECM-Systeme eingebunden. Dadurch kann der Anwender einfach und automatisiert seine Daten einer revisionssicheren WORM-Archivierung zuführen. Zudem ermöglicht der attraktive Preis der gemeinsamen Lösungen die Schaffung einer revisionskonformen Umgebung auf Basis von Sharepoint Server auch für kleine Unternehmen.

DM Dokumenten Management stellt in der Office365/Sharepoint Area seine neu entwickelte, auf Sharepoint-basierende Lösung Lobosphere vor. Mit deren Hilfe können komplexe Business Anwendungen in sehr kurzer Zeit entworfen und ausgerollt werden – dank fertiger Lösungstemplates, wie beispielsweise Vertragsmanagement, Qualitätsmanagement, Rechnungseingangsprüfung oder Projektmanagement.

Weitere nützliche Sharepoint-Add-ons präsentieren Aussteller beim Sharepoint Forum, das am 29. und 30. September parallel zur Messe IT & Business im internationalen Kongresszentrum der Messe und somit in direkter Nähe zur Halle 1 stattfindet. Dazu gehört zum Beispiel Seven Principles, deren auf Sharpoint basierende Social-Workplace-Lösung Features sozialer Netzwerke mit den Anforderungen moderner Unternehmen kombiniert. Die Plattform verfügt über Funktionen, die aus sozialen Netzwerken bekannt sind, und ermöglicht unter anderem bessere Zusammenarbeit, schnellere Projektabwicklungen und einfacheren Wissenstransfer. Die Software bietet einen zentralen Einstiegspunkt in die Informationslandschaft eines Unternehmens, von dem aus Mitarbeiter auf sämtliche Informationen und Anwendungen zugreifen und sich mit Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden vernetzen können. Eine leistungsstarke Suchmaschine gehört dabei zum Produktumfang

Das Angebot von Seven Principles ist eine modulare Lösung, die sich mit den Anforderungen des Unternehmens weiterentwickelt. Zudem werden die strengen Richtlinien zum Datenschutz eingehalten. Der Zugang ist sicher und die Daten bleiben im Unternehmen. Auch die Anbindung an Dritt-Systeme wie SAP, ERP und CRM ist möglich. „Die Social-Workplace-Lösung verbindet, unabhängig von Zeit und Ort, Menschen mit Kollegen, Systemen und Informationen“, sagt Sabine Lonien, Business Area Manager bei Seven Principles. „Die technische Seite ist jedoch nur ein Aspekt. Im Rahmen unserer Projekte stehen wir dem Kunden zudem bei Fragen zu Veränderungen der Arbeitsprozesse, Führungsprinzipien und letztendlich der Unternehmenskultur beratend zur Seite.“ •