Zeit- und Auftragsdaten fürs ERP erfassen und auswerten

Kerngeschäft der Rehm Thermal Systems GmbH aus Blaubeuren bei Ulm sind Schutzgas-Reflow-Lötanlagen und die Konstruktion kundenspezifischer Applikationen zur Elektronik-Baugruppenfertigung. Von Blaubeuren aus wird das Unternehmen mit Niederlassungen in den USA, Ungarn, Skandinavien, Tschechien, Spanien und China zentral gesteuert. Aufgrund des Wachstums wurde bereits zweimal ausgebaut. Dann muss auch die IT mitwachsen. Deshalb suchte Rehm ein geeignetes ERP-System sowie eine neue Zeit- und Betriebsdatenerfassung. Die bisher eingesetzte, eigenentwickelte BDE-Lösung war an ihre Grenzen gestoßen. “Ein zu hoher Aufwand, den uns ein integriertes elektronisches BDE-System abnehmen sollte“, erklärt Siegmar Meier, IT-Leiter bei Rehm. Beim ERP-System entschied man sich für SAP. „Für die Zeit- und Betriebsdatenerfassung wollten wir ein integriertes System, das den zentralen Personalstamm im SAP nutzt.“ Ziel war es, alle relevanten Zeit- und Auftragsdaten zeitnah zu erfassen und im SAP-System auszuwerten. Dazu gehörte die Erfassung der Anwesenheitszeiten der Verwaltungsmitarbeiter direkt am Arbeitsplatz, eine spezifische Gemeinkostenerfassung sowie eine Mehrauftrags- und eine Mehrmaschinenbedienung im BDE-Bereich. Was die Hardware anging, suchte man nach qualitativ hochwertigen Geräten, die auch in rauen Umgebungen gut funktionieren. „Uns hat die integrierte Kaba Lösung zu SAP und die robusten Terminals überzeugt“, begründet Siegmar Meier die Entscheidung. Hinzu kam die Option, auch Zutrittskontrolle über den SAP Personalstamm zu machen.

Zunächst wurden in den Fertigungsbereichen BDE-Terminals vom Typ 95 80 installiert und die Software B-Comm ERP für SAP auf einem Server eingerichtet. Nach einer Testphase ging das ganze System live. Seitdem erfassen die Verwaltungsmitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt an ihrem PC über einen Erfassungsclient, die Produktionsmitarbeiter dagegen an den BDE-Terminals. Der Empfangsbereich und die Personalabteilung erhalten über die Softwaremodule „Attendance Board“ und „Booking Viewer“ eine Anwesenheits- und eine Buchungsliste der Mitarbeiter, so dass man immer weiß, wer im Hause ist. In der Fertigung werden an den Terminals zusätzlich sämtliche anfallenden BDE-Daten erfasst: das reicht von der Lohnscheinrückmeldung über Mehrauftrags- und Mehrmaschinenbedienung, Gut- und Ausschussmenge bis hin zu Nacharbeit und Instandhaltung. Wichtig war Rehm auch die Erfassung von Leerlaufzeiten. Eine Sonderanpassung von Kaba ermöglicht dies. So wird automatisch ein Gemeinkostenauftrag erzeugt, wenn zwischen Stopp und Start eines produktiven Auftragsvorgangs mehr als 5 Minuten liegen. Zusätzlich werden laufende Aufträge bei „Pause Start“ und „Gehen“ unterbrochen. Stempelt der Mitarbeiter „Pause Ende“ oder „Kommen“, werden die Aufträge automatisch gestartet. Im Bereich Entwicklung und Marketing erfassen die Mitarbeiter ihre Projekte an PC, die mit mobilen Legic Lesern vom Typ B-Net 91 07 ausgerüstet sind. Dazu muss der Mitarbeiter sich zunächst am Leser mit seinem Ausweis identifizieren, dann kann er über einen Softwareclient Projektzeiten direkt erfassen. Die in den verschiedenen Bereichen erfassten Daten fließen dann in die SAP-Module HR, PP und PS. Da die Mitarbeiter vorher gut geschult wurden, gab es keine Probleme bei der Systemeinführung. Die Mitarbeiter haben das System insgesamt sehr gut angenommen, spart es ihnen doch das lästige Aufschreiben von Zeiten. Auch die Verwaltungsmitarbeiter schätzen es, dass sie ihre Zeiten bequem am eigenen PC buchen können. In dem Unternehmensteil BlechTec hat man zusätzlich zur Zeiterfassung noch Zutrittskontrolle eingeführt. Eine Zutrittssteuerung und mehrere Leser sorgen dafür, dass der Zugang zum Gebäude und zu bestimmten Bereichen im Innern vor unbefugtem Betreten geschützt ist. Nachdem das System nun einige Monate im Einsatz ist, zieht IT-Leiter Meier eine Bilanz: „Mit der BDE-Erfassung haben wir die richtige Grundlage gelegt“

Petra Eisenbeis-Trinkle Kaba, Villingen-Schwenningen