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Zeiterfassung – die passende Software für jeden Bedarf

New Work in der Industrie
Zeiterfassung – die passende Software für jeden Bedarf

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Gerade in Pandemiezeiten unterstützt Zeiterfassungssoftware wie von GFOS bei der individuellen Personalbedarfs- und -einsatzplanung. Bild: Andrey Popov/stock.adobe.com
Software in der Industrie steuert und optimiert Fertigungsprozesse, gestaltet sie effizienter und automatisiert sie teilweise. Spezielle Zeiterfassungssoftware hilft in der Industrie dabei, die Anforderungen der Beschäftigten hinsichtlich gesteigerter Flexibilität und Mobilität umzusetzen.

» Katharina Röhrig, Mitglied der Geschäftsleitung, GFOS mbH, Essen

Flexibilität und mobiles Arbeiten haben seit der Pandemie als neue Anforderungen zum Homeoffice enorm zugenommen. Berufe, die ortsunabhängig ausgeübt werden können, lassen sich einfach nach Hause verlagern – Arbeitnehmende in diesen Berufsbildern können die Arbeit zumeist auch außerhalb der klassischen Nine-to-Five-Arbeitszeit erledigen. Dadurch entsteht für sie sowohl gesteigerte Arbeitszeit- als auch Arbeitsortsflexibilität.

In der Industrie sieht das teilweise jedoch anders aus: Fachkräfte benötigen die Maschinen und Werkzeuge in den Werkshallen, Schichten sind oftmals eng getaktet und an logistische Ketten gekoppelt. Zeit ist hier ein kritischer Faktor, der penibel eingehalten werden muss, damit alle Zahnräder ineinandergreifen können. Dennoch ist Flexibilität insbesondere beim Personal von großer Bedeutung, wie eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO schon 2013 verdeutlichte: Demnach erlebten 27 % von 661 befragten Produktionsunternehmen eine monatliche Schwankung bezüglich des Personalbedarfs. Von Woche zu Woche waren es sogar 47 %. Für die Zukunft prognostizierten die befragten Unternehmen eine Steigerung der jeweiligen Kapazitätsschwankungen. Wie die aktuelle Corona-Pandemie gezeigt hat, haben nicht nur saisonale oder trendspezifische Faktoren Auswirkungen auf den Personalbedarf: Noch nie dagewesene Herausforderungen können ebenso Veränderungen herbeiführen und die Nachfrage von einem Tag auf den verändern. Kurzfristiger Ersatzbedarf oder Minderbedarf sind dann die Folge.

Digitale Planung erhöht die Effizienz

Firmen, die auf Personalbedarfsplanung und -einsatzplanung setzen, konnten in der Pandemie schnell reagieren. Die Software hilft den Planungsverantwortlichen, den aktuellen Bedarf zu kalkulieren und im Anschluss bestmögliche Einsatzpläne zu erstellen. Individuelle Qualifikationen der Mitarbeitenden, Wünsche, Verfügbarkeiten oder geplante Abwesenheiten berücksichtigt die Software dabei automatisch. Der Lösungsanbieter GFOS bietet passgenaue Workforce-Management-Lösungen für die Industrie.

Welche Elemente benötigt Workforce Management in der Produktion?

Dabei ist es in der Industrie besonders wichtig, die verschiedenen tariflichen, gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben zur Schichtplanung und Zeiterfassung einzuhalten. Zeiterfassung ist eine Grundvoraussetzung, um die Höchstarbeitszeiten sowie tarifliche Regelungen bei Diensten und Schichten korrekt nachzuverfolgen. Ebenso wichtig ist es, die individuellen Wünsche der Fertigungskräfte beim Arbeitseinsatz zu berücksichtigen, um Arbeitszeitflexibilität auch im Rahmen von Schichten und Diensten zu realisieren. Arbeitszeiten, gesammelte Überstunden sowie individuelle Arbeitsmodelle lassen sich mithilfe eines Zeiterfassungssystems übersichtlich abbilden.

Anknüpfend kommen Personalbedarfsermittlung und –einsatzplanung ins Spiel. Die Software hilft, Dienst- und Schichtpläne ideal zu kalkulieren und verschiedene Wünsche der Belegschaft zu berücksichtigen. Sie gleicht Verfügbarkeiten, Wünsche, oder Qualifikationen ab. Außerdem macht sie darauf aufmerksam, wenn Mitarbeitende ein Limit an Nacht- oder Wochenendschichten erreicht haben, um eine möglichst faire Planung aufzustellen und branchenspezifische gesetzliche Anforderungen automatisch einzuhalten.

Diensttauschbörsen, Schicht-Doodles oder digitale Zeiterfassung mit QR-Codes in der Werkshalle

Nicht zu vergessen: Mobile Anwendungen und Employee-Self-Services. Apps und Webanwendungen lassen sich nutzen, um Fachkräfte aktiv in Planungs- und Verwaltungsprozesse einzubinden. Diensttauschbörsen, Schicht-Doodles, mobiles Antragswesen oder die digitale Zeiterfassung mit QR-Codes in der Werkshalle: All diese Funktionen decken (Web-)Anwendungen aus dem Workforce Management ab. Aktuelle Salden sind auch unterwegs einsehbar und spontane Planänderungen können einfach kommuniziert werden. Beschäftigte bekommen so die Option, Freiräume im Privatleben zu schaffen sowie eine bessere Work-Life-Balance herzustellen. Des Weiteren profitieren Fach- und Führungskräfte sowie das Management von digitalen Prozessen und somit einer gesteigerten Effizienz im Unternehmen.

Vernetzte Produktion – vom Menschen bis zur Maschine

Kombiniert man Workforce-Management-Software mit der modernen Technologie eines Manufacturing Execution Systems (MES), können sich die Technologien des Produktionsumfelds ideal ergänzen. Die Workforce-Management-Software ist dafür verantwortlich, bestmöglich bei der Planung der Ressource Personal zu unterstützen und die MES-Lösung kümmert sich um sämtliche Planungen, die die Produktion betreffen, gestaltet sie effizienter und kann sogar bis hin zum Smart-Factory-System erweitert werden. So entstehen Synergien, mit denen Industrieunternehmen New-Work-Arbeitsumgebungen schaffen können, um deutlich besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen.

Kontakt:
GFOS mbH
Gesellschaft für Organisationsberatung und Softwareentwicklung mbH
Am Lichtbogen 9
45141 Essen
www.gfos.com


Im Überblick

Workforce-Management-Software ist dafür verantwortlich, bestmöglich bei der Planung der Ressource Personal zu unterstützen.

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Titelbild Industrieanzeiger 15
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15.2021
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