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Mit wenig Aufwand viel verbessert

Reisekosten: Autozulieferer IBS Filtran optimiert den Prozess
Mit wenig Aufwand viel verbessert

Der Autozulieferer IBS Filtran hat seinen Reisekostenprozess modernisiert. Mit der Web-basierten Software HRworks wurden ein Genehmigungsworkflow und die Online-Abrechnung von Geschäftsreisen eingeführt. Der Prozess entspricht allen Anforderungen nach dem Sarbanes-Oxley Act und läuft schneller, kostengünstiger und fehlerfrei.

Manchmal war es schon eine Last. Als einst bei IBS Filtran das ausgefüllte Papier-Formular für die Reisekostenabrechnung in der Finanzbuchhaltung ankam, fehlten immer wieder Belege. Buchhaltungsleiterin Maresi Müller musste dann die fehlenden Belege bei den Mitarbeitern anfordern, denn ohne Belege gibt es bei dem mittelständischen Unternehmen aus Morsbach-Lichtenberg in Nordrhein-Westfalen keine Kostenerstattung.

In der Buchhaltung fiel bei der Reisekostenabrechnung außerdem viel Handarbeit an. Die Abrechnungen mussten geprüft, Wechselkurse täglich neu recherchiert werden. Die Anrechnung der Pauschalen nach dem bekanntermaßen ausgefeilten deutschen Reisekostenrecht stellte immer wieder auch die Buchhaltungs-Profis vor Herausforderungen – von den Mitarbeitern ganz zu schweigen. Und am Ende des einstigen Workflows bei IBS Filtran wurden zu guter letzt sogar die Reisekosten den Mitarbeitern bar ausgezahlt – das berühmte „Geld aus der Keksdose“.
Seit August 2007 erfolgt der gesamte Reisekostenabrechnungsprozess bei IBS Filtran State of the Art und zwar softwaregesteuert – mit einer Lösung, die das Unternehmen als Software-as-a-Service im Miet-Modell aus dem Internet bezieht. Buchhaltungschefin Maresi Müller und Personalleiterin Monika Lohr sind seitdem von der Prozessoptimierung im eigenen Hause angetan und können Kollegen in anderen Unternehmen nur empfehlen, diesen Schritt auch zu gehen: „Der Reisekostenabrechnungsprozess“, sagt Monika Lohr, „gehört vielleicht nicht zu den elementarsten Prozessen eines Unternehmens, aber es lohnt sich, an dieser Stelle mit einer Software moderne Strukturen zu schaffen, denn man erreicht mit geringem Aufwand eine enorme Verbesserung.“
IBS Filtran ist ein in Europa führender Hersteller von Filtersystemen für Automatikgetriebe und Motoren und beschäftigt 116 Mitarbeiter. Zum Produktprogramm des Kfz- Zulieferers gehören Saug- und Druckölfilter, Vollkunststoff-Ölwannen, Filtermedien, Kunststoffteile und ein Rundum-Service bei Entwicklung, Konstruktion, Test und Produktion. Das Unternehmen entstand 1986 aus einem Joint Venture der deutschen Eigentümerfamilie Brocke und dem amerikanischen Weltmarktführer SPX Filtran mit Sitz in Des Plaines, Illinois. Reisen zur US-Muttergesellschaft gehören auf der Fernstrecke darum zum Standardrepertoire bei IBS Filtran, ansonsten sind Projektleiter und leitende Angestellte vor allem innerdeutsch und in geringerem Umfang auch in Europa unterwegs.
Im Zuge der amerikanischen Sarbanes-Oxley-Gesetzgebung wurden 2006 auch die Prozesse des deutschen Standortes überprüft. Bei dem Audit fiel auf, dass Geschäftsreisen hierzulande ohne förmliches Genehmigungsverfahren erfolgen. Das war zwar operativ kein Problem, denn jeder Mitarbeiter reiste nur, wenn es das Geschäft erforderte, berichtet Lohr. Aber trotzdem wollte man in Morsbach-Lichtenberg künftig den strengen Anforderungen der amerikanischen Gesetzgebung Folge leisten. Personalleitung und Buchhaltung wollten außerdem den betagten Abrechnungsprozess neu aufstellen. Monika Lohr: „Das Thema stand einfach auf der Agenda. Der Prozess schrie nach Software-Unterstützung.“
Lange mussten die beiden Damen nach einer geeigneten Lösung nicht suchen. Mitarbeiter hatten bei vorherigen Arbeitgebern bereits Erfahrung mit der Software HRworks gesammelt. Die Lösung des gleichnamigen Softwareherstellers aus Freiburg im Breisgau hat 1997 die Reisekostenabrechnung via Internet in Deutschland eingeführt und gilt mit derzeit mehr als 550 Kunden als Marktführer in diesem Bereich. „Die Mitarbeiter haben HRworks empfohlen“, berichtet Maresi Müller. Sie sah sich gemeinsam mit Monika Lohr das Produkt an: „Uns gefiel sowohl der Funktionsumfang als auch die einfache Bedienbarkeit dieser SaaS-Lösung.“ Das Reisekostenprodukt von SAP dagegen hielt man für weniger geeignet, da man die Nutzerführung nicht intuitiv fand und den Customizing-Aufwand scheute. Das Preis-Leistungs-Verhältnis von HRworks empfanden die beiden Expertinnen als angemessen. Die monatliche Berechnung pro User sei fair, allerdings müsse man schon daran denken, Mitarbeiter, die nicht mehr reisen, auch vom System abzumelden.
HRworks wurde bei IBS Filtran ohne Pilotphase am 1. August 2007 freigeschaltet. Derzeit nutzen 51 Reisende das Produkt. Dieses ist als webbasierte Lösung konzipiert, kann aber auch auf unternehmenseigenen Servern installiert werden. IBS Filtran hat sich für den Internet-Bezug entschieden. „Das ist das Einfachste und Sicherste“, sagt Maresi Müller, „man hat keine Mühen mit Updates und alle Pauschalen, Kurse und gesetzliche Regelungen sind immer aktuell.“ Man müsse sich daher keine Gedanken über die Umsetzung neuer gesetzlicher Vorgaben machen, die im Reisekostenbereich regelmäßig anstünden.
Planen IBS-Filtran-Mitarbeiter nun eine Geschäftsreise, stoßen sie in HRworks zunächst den Genehmigungsvorgang an. Der jeweilige Vorgesetzte bekommt eine E-Mail mit dem Link auf die Reise und kann sie per Mausklick ablehnen oder zulassen. Möglichkeiten zur Stellvertreter-Einstellung helfen, dass kein Genehmigungsantrag liegen bleibt. Kehrt der Reisende von seiner Geschäftsreise zurück, kann er die vorhandenen Reisedaten um die angefallenen Kosten ergänzen und die Abrechnung auf elektronischem Weg an die Buchhaltung schicken. Alle gesetzlichen Regelungen und vor allem tagesaktuelle Wechselkurse werden dabei berücksichtigt, die Abrechnung enthält die jeweils gültigen Pauschalen für das Zielland und auch die Eigenanteile, etwa für ein bezahltes Frühstück, werden korrekt abgezogen.
Die Belege gehen wie bisher in Umschlägen parallel an die Finanzbuchhaltung. Dort wird jede Abrechnung online geprüft und freigegeben. Über eine direkte Schnittstelle von HRworks an SAP-FI gehen die Reisekostenabrechnungen in regelmäßigen Abständen an das Buchhaltungs-System, die Beträge werden dort unmittelbar ausgezahlt. Mitarbeiter bekommen somit ihre Reisekosten schnell erstattet – selbst zwischen den Gehaltszahlungen.
Einige Mitarbeiter bei IBS Filtran füllen ihre Reisekostenabrechnungen selbst aus, wie es das Employee-Self-Service-Prinzip von HRworks eigentlich vorsieht. Manche Mitarbeiter machen das sogar unterwegs, etwa im Hotelzimmer. Das Gros der Abrechnungen wird bei IBS Filtran in der Buchhaltung erfasst. Die Mitarbeiter nutzen HRworks jedoch auch außerhalb des Genehmigungsverfahrens. Wenn Sie Geld zu erwarten haben, kontrollieren sie gerne mal in der Software den Stand der Abrechnung, berichtet Monika Lohr. Und umgekehrt: Die Buchhaltung ermittelt – etwa zu einem Quartalsende – mit der Anwendung, welche Reisen noch ausbezahlt werden müssen, sprich wie viele Reisen für welchen Mitarbeiter noch nicht abgerechnet sind. Damit lässt sich die Liquidität des Unternehmens genauer bestimmen.
Zwei Jahre nach der Einführung des neuen Prozesses zieht man bei IBS Filtran ein positives Fazit. Das Verfahren hat sich etabliert, der Reisekosten-Prozess ist heute kürzer, schneller und vor allem fehlerfrei. Das Reiseverhalten beim Automobilzulieferer hat sich mit dem Genehmigungsverfahren nicht verändert – es korreliert mit dem Geschäftsaufkommen. Und doch gibt es eine Veränderung, sagt Personalleiterin Lohr. So mancher Vorgesetzte bekam einen neuen Eindruck, wie viele Reisen und damit auch welche Kosten in seinem Bereich anfallen.
„Das Unternehmen bekam ein stärkeres Bewusstsein für das Reiseaufkommen“, betont Monika Lohr. Und das sei zusätzlich positiv.
Harry Weiland Journalist in Hamburg

kosteneffizienz
Der Reisekostenabrechnungsprozess mag zwar nicht zu den elementarsten Prozessen eines Unternehmens gehören. Dennoch lohnt es sich, an dieser Stelle mit einer Software moderne Strukturen zu schaffen, denn man erreicht mit geringem Aufwand eine enorme Verbesserung. Das Beispiel IBS Filtran zeigt zudem: Dank Einsatz einer Web-basierten Lösung muss man sich keine Gedanken über das Umsetzen neuer gesetzlicher Vorgaben machen, die regelmäßig anstehen.

Reisekosten: Hebel zum Kosten senken
  • Reisekosten folgen in vielen Unternehmen alten, überkommenen Prozessen und bergen damit ein hohes Potenzial zur Kostensenkung.
  • Das Saas-Prinzip (Software as a Service) ergibt bei Reisekosten viel Sinn, weil sich Parameter (Pauschalen, Währungskurse, Gesetze) regelmäßig ändern und das Unternehmen mit Miet-Software immer eine aktuelle Anwendung nutzt.
  • Reisekosten-Erstattungen über die Gehaltszahlungen sind antiquiert und darüber hinaus problematisch. Direkte Überweisungen zwischen den Gehaltszahlungen sind für alle Seiten besser.
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