Der digitalen Revolution zum Trotz werden in vielen Unternehmen Urlaubsanträge und Co. noch per Hand oder als PDF weiter gereicht. Auch bei Babor in Aachen laufen viele Prozesse auf althergebrachte Weise ab. Und das hat seinen Preis, denn analoge Arbeitsabläufe sind fehleranfällig, die Dokumentation ist aufwendig und wichtige Informationen erreichen die Zuständigen oft spät oder gar nicht. Das mindert nicht nur die Effizienz, sondern kann auch die Compliance beeinflussen; im Extremfall droht der Verlust von Zertifizierungen. Dennoch werden bei Babor, vor allem aus personellen und finanziellen Gründen, bislang nur wenige interne Arbeitsabläufe auf elektronischem Weg abgebildet. Seit wenigen Monaten jedoch können die einzelnen Fachabteilungen ihre Prozesse ganz einfach selbst digitalisieren.
Workflow digitalisieren ohne IT-Support
Seit Januar 2017 nutzt der Kosmetikhersteller die interaktive Managementsoftware Q.wiki des Anbieters Modell Aachen. Mit dem integrierten Workflow Generator bietet die Software seit April 2019 eine sogenannte No-Code-Digitalisierungsplattform. Diese ermöglicht es allen Teams, ihre internen Prozesse selbstständig zu digitalisieren – ohne eine einzige Zeile Quellcode und ohne Unterstützung der IT-Abteilung. Konkret bedeutet das: Per Drag and Drop erstellt jeder beliebige Mitarbeiter Eingabemasken und definiert Workflows. So lassen sich selbst komplexe Prozesse (teil)digitalisieren und papierlos abbilden. Typische Anwendungsfälle sind beispielsweise die Reklamationsverwaltung, Reisekostenanträge oder das Risiko-Management.
Ende 2018 startete Modell Aachen den Pilottest des Digitalisierungs-Tools. „Als wir von den Möglichkeiten des Workflow Generators gehört haben, waren wir sofort mit im Boot“, erzählt Christoph Vormstein, Senior Quality Manager bei Babor. Neben der räumlichen Nähe der beiden Unternehmen war der Kosmetikhersteller auch wegen seiner Unternehmensgröße und -struktur der ideale Projektpartner für den Test. Denn besonders in mittelständischen Unternehmen besteht oft noch großes Digitalisierungspotenzial. Gleichzeitig fehlen Mittel und Kapazitäten, für jeden Anwendungsfall eine Spezialsoftware zu kaufen oder entwickeln zu lassen.
Im Arbeitsalltag etabliert Babor wickelt Unfallmeldungen über den Workflow Generator ab
Nachdem das neue Tool implementiert war, spielte Vormstein mit verschiedenen Stakeholdern unterschiedliche Szenarien durch, die vorher gar nicht oder bestenfalls über Microsoft Sharepoint abgebildet waren. „Beide Lösungen bringen mich zum Ziel. Mit Sharepoint brauche ich mehrere Stunden und den Support der IT, um einen Prozess zu digitalisieren. Mit dem Workflow Generator schaffe ich das in wenigen Minuten ohne fremde Hilfe“, erklärt Vormstein. Dank der einfachen Nutzeroberfläche hat sich das neue Workflow-Management-System auch nach dem Pilottest im Arbeitsalltag von Babor etabliert. Mittlerweile hat das Unternehmen beispielsweise das Handling von Unfallmeldungen vollständig darüber abgebildet. Das System steuert nun jeden einzelnen Arbeitsschritt des Prozesses: Alle Mitarbeiter können einen Arbeitsunfall mithilfe eines Web-Formulars melden. Das vereinfacht den Vorgang enorm und erfüllt gleichzeitig die Anforderungen des Gesetzgebers sowie der Berufsgenossenschaft. Mit wenigen Klicks dokumentieren die Beteiligten ihre Tätigkeit an zentraler Stelle und stoßen damit die nächste Aktion an, von der Analyse des Vorfalls bis zur Entwicklung und Umsetzung von Präventionsmaßnahmen. So finden sich alle erforderlichen Informationen immer zum richtigen Zeitpunkt und vollständig am richtigen Ort. Der Arbeitsfluss ist optimiert und rückverfolgbar. Dabei ist stets sichergestellt, dass nur ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf die Daten haben.
Modell Aachen und RWTH Aachen erforschen Möglichkeiten von Process Mining
Vormstein berichtet: „Das Potenzial des Workflow Generators ist riesig. Die digitalisierten Prozesse lassen kaum noch Fehler zu und beschleunigen unsere internen Abläufe spürbar.“ Für die Zukunft wünscht sich der Qualitätsmanager, diese noch besser auswerten zu können, beispielsweise anhand automatisch generierter Statistiken. Um dies zu ermöglichen, erforscht Modell Aachen derzeit gemeinsam mit der RWTH Aachen die Möglichkeiten von Process Mining in No-Code-Digitalisierungsplattformen. Die Kombination dieser beiden Welten ist bislang einzigartig, denn die meisten Anbieter vergleichbarer Systeme verfolgen noch den Low-Code-Ansatz. Im deutschsprachigen Raum ist der Workflow Generator die einzige Lösung, die vollkommen ohne herkömmliche Programmiertechniken auskommt. Als Vorreiter in Sachen No-Code-Digitalisierung optimieren die Aachener Softwareexperten diese kontinuierlich. Im Fokus steht dabei immer, allen Unternehmen einen einfachen und schnellen Zugang zu digitalisierten Prozessen zu ermöglichen.
Schneller Return on Invest
Diese Möglichkeit nutzt Babor auch künftig für sich: Der Kosmetikhersteller plant, weitere Prozesse mit dem Workflow Generator zu digitalisieren und so von einer besonders hohen Prozesstreue sowie effizienteren Arbeitsabläufen zu profitieren. Vormstein: „Die Investition in das neue Workflow-Management-System hat sich absolut gelohnt. Wir sind sehr gespannt auf die weiteren Entwicklungen in der No-Code-Digitalisierung und freuen uns darauf, diese auch über den Pilottest hinaus zu unterstützen.“
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