Das Unternehmen Simple System bestand seit 15 Jahren und arbeitete seit der Gründung ohne einen einzigen eigenen Mitarbeiter. Die anfallenden Tätigkeiten verrichteten vielmehr Mitarbeiter aus dem Gesellschafterkreis bestehend aus Hoffmann Group, Kaiser+Kraft, Hagemeyer und Keller & Kalmbach – neben ihren originären Aufgaben in diesen Unternehmen. Letztendlich beschloss man, eigene Mitarbeiter einzustellen. Ein Geschäftsführer außerhalb des Gesellschafterkreises wurde mit dem Ziel akquiriert, die Entwicklung des Unternehmens voran zu bringen und zu sichern. Ein Mitarbeiterstamm, der die Arbeit hauptberuflich verrichten und damit noch erfolgreicher und zielgerichteter agieren konnte, sollte dafür die Basis sein. Doch wie organisieren sich diese Mitarbeiter?
Was ist das gemeinsame Ziel? Wohin geht die Reise? Diese Fragen und mehr beschäftigten anfangs alle Beteiligten. Es wurden zunächst Unternehmenswerte und Leitlinien entwickelt, für die Simple System sowohl nach innen und als auch nach außen zukünftig stehen sollte. Im Rahmen vieler intensiver Gespräche wurde erarbeitet, wofür Simple System in der Vergangenheit stand, welche Erfahrungen man gemacht hatte und insbesondere wie die Kommunikation gelebt wurde. Daraus gewonnene Erkenntnisse flossen wie die Ideen neuer Mitarbeiter in die Konzeption ein. Man hat vier Unternehmenswerte, aus denen eine gemeinsame Vision entwickelt wurde, definiert. Im Mittelpunkt standen Fragen wie: Wofür stehen wir? Welches Ziel verfolgen wir? Dann wurden Strategien und Maßnahmen abgeleitet. Eine gemeinsame Vision war geboren, die sich in nachfolgendem Leitsatz ausdrückt: Simple System- einfach beschaffen.
Was passiert nach der Vision?
Mit der Klärung der Visionsfrage war der erste Meilenstein geschafft. Es gab eine Richtung, in die sich alle gemeinsam bewegen konnten. Doch wie gelangen die Mitarbeiter zu diesem Ziel? Arbeiten, wie man es bisher in den verschiedenen Unternehmen gewohnt war? Trotz der extrem hohen Motivation aller Mitarbeiter, die sich nach wie vor engagiert und über die Maßen einbrachten, stellten sich selbst kleine Erfolge nur zögerlich ein.
Ein Schritt zur Lösung dieses Problems sollte die Schaffung einer einheitlichen Unternehmensstruktur sein. Vor einem Jahr wurde durch Beschluss der Geschäftsführung das System „Scrum“ implementiert. Der Begriff Scrum steht für eine agile Arbeitsmethode, die überwiegend in der Softwareentwicklung Anwendung findet. Bei Simple System aber sollte diese Systematik ausnahmslos im gesamten Unternehmen Einzug halten. Nach intensiver Überzeugungsarbeit konnten Widerstände ausgeräumt werden. Zwischenzeitlich zeigen sich erste Fortschritte hin zu einer eigenen Unternehmens- und Arbeitskultur. Das Unternehmen befindet sich aktuell auf einem guten Weg, diese Methode abteilungsübergreifend und erfolgswirksam umzusetzen. Was macht Scrum so besonders?
Scrum arbeitet mit verschiedenen Rollen, denen verschiedene Aufgaben zugeordnet sind. Die anfallenden Tätigkeiten werden in überschaubare „Pakete“ verteilt. Je näher das Arbeitspaket seinem Abschluss kommt, desto detaillierter wird das Arbeitspaket in seiner Struktur. Die Arbeitsweise nach Scrum ist iterativ und inkrementell. Das bedeutet, dass Projekte, die noch weit in der Zukunft liegen, nur einen sehr geringen Detaillierungsgrad aufweisen. Mit der agilen Arbeitsmethodik schafft das Unternehmen mehr Schnelligkeit, Effizienz und damit Zeitersparnis, insbesondere auch dadurch, dass es mit Scrum keine Lastenhefte mehr gibt. Im Gegensatz zum Lastenheft ist bei Anwendung der Methode Scrum von Vorteil, dass viele Erkenntnisse und Erfahrungen, die erst im Laufe der Entwicklung oder Durchführung einzelner Aufgaben entstehen oder gemacht werden, jederzeit in den Projektablauf integriert werden können. Damit können bereits eingeschlagene Wege zeitnah angepasst oder in erfolgversprechendere Richtungen kurzfristig gelenkt werden. Gerade in unserer aktuell sehr schnelllebigen Geschäftswelt ist dies ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor.
Jedes Team plant seine Aufgaben wöchentlich selbst, womit Scrum zusätzlich Transparenz in allen Projektschritten schafft. Ergebnisse werden dabei sichtbar und können zeitnah kontrolliert und nachgehalten werden. Durch den strukturierten Ablauf und klare Absprachen ist es jederzeit möglich, die Arbeitsgeschwindigkeit nachzuhalten. Einzelne Tätigkeiten können priorisiert, auftretende Schwierigkeiten und Hindernisse kurzfristig aus dem Weg geräumt werden.
Darüber hinaus ist es mit dieser Methode möglich, einen kontinuierlichen Prozess zur Verbesserung der Arbeitsleistung und -qualität zu leben. Aus den Äußerungen werden Verbesserungen abgeleitet, es werden gute und negative Aspekte identifiziert, beibehalten oder eliminiert und im Idealfall Hindernisse in den Prozessen kurzfristig aus dem Weg geräumt. Scrum ist eine Methode. Nicht mehr und nicht weniger. Wichtig ist, die Methode mit Werten und Visionen Ihres Unternehmens zu füllen.
