Ein Vergleich der Prozesskosten beim klassischen Beschaffungsprozess im Vergleich zu dem mithilfe einer Beschaffungsplattform zeigt den drastischen Kontrast. C-Teile haben nur einen geringen Warenwert, sind jedoch essenziell für betriebliche Abläufe. In vielen Unternehmen läuft der Beschaffungsprozess noch manuell ab.
Ein Beispiel verdeutlicht den Aufwand: Ein Dreher braucht Vierkantschrauben und recherchiert im Katalog. Bevor er bestellt, muss er eine Bedarfsanforderung (BANF) in SAP erstellen. Das kostet circa 15 min Arbeitszeit. Leider sind die Vierkantschrauben aufgrund aktueller Lieferprobleme teurer als sonst. Daher muss der Vorgesetzte des Drehers den Kauf prüfen und genehmigen – weitere fünf Minuten Arbeitszeit. Nun prüft das Controlling, ob alle Daten korrekt sind, bevor es den Bedarf in SAP auslöst. Die BANF wird nun in eine Bestellung umgewandelt und vom Einkauf auf Preis und Liefertermin geprüft. Zusätzlich fragt der Einkauf beim Lieferanten bezüglich Verfügbarkeit und Liefertermin an. Der Zeitbedarf liegt nun schon bei mindestens 30 bis 45 min. Nach Auftragsbestätigung muss die Ware nach Eintreffen geprüft werden. Der Eingang der Ware wird in SAP verbucht und der Dreher benachrichtigt. Diese Vorgänge brauchen ungefähr 15 min Arbeitszeit. Zuletzt prüft die Finanzbuchhaltung die Rechnung und verbucht sie. Für die Freigabe müssen mindestens 10 bis 15 weitere Minuten Aufwand berechnet werden. Insgesamt beläuft sich die Bearbeitungszeit für alle Prozessschritte auf insgesamt ca. 1 h 45 min pro Bestellung. Multipliziert man das mit dem internen Stundensatz, kommen irre Summen an Prozesskosten zusammen.
Beschaffungsplattform als Sparwunder
Kalkuliert man die Kosten, die Betriebe mit einer Beschaffungsplattform haben, entsteht das folgende Bild: Der anfordernde Dreher findet die passenden Vierkantschrauben rasch im Onlinekatalog der Beschaffungsplattform und legt sie in den Warenkorb. Dieser wird samt den Kontierungsdaten direkt in das ERP überstellt. Dort wird automatisiert eine BANF erzeugt. Wegen erhöhter Kosten der Vierkantschrauben muss der Vorgesetzte den Kauf prüfen und genehmigen. Da die Kontierungsdaten aber automatisiert im System übergeben wurden, muss das Controlling diese nicht mehr prüfen. Die BANF wird vom System automatisch in eine Bestellung umgewandelt – alle wichtigen Daten dafür sind bereits aus dem Online-Katalog übertragen worden. Der Einkauf prüft nur noch den Liefertermin der Auftragsbestätigung, die Wareneingangsprüfung erfolgt in SAP. Der Dreher erhält Bescheid, dass seine Schrauben angekommen sind. Die Rechnung wird im ERP automatisiert geprüft. Damit ist die Finanzbuchhaltung von der Prüfung entlastet.
Die Summe der Bearbeitungszeit für alle diese Bestellschritte beläuft sich dank des automatisierten Prozesses auf ca. 30 min. Das bedeutet, dass Unternehmen, die mit einer Beschaffungsplattform arbeiten, rund 70 % an Zeit und Prozesskosten einsparen können.
Erkennen und Ausschöpfen des Kostenoptimierungspotenzials
Nicht nur in Bezug auf geringere Kosten kann es sich lohnen, eine Beschaffungsplattform zu nutzen. Um die Beschaffung agil zu gestalten und in den bestellenden Abteilungen so schlank und kosteneffizient wie möglich zu halten, nutzen Unternehmen heute eProcurement-Plattformen, wodurch über den gesamten Einkaufsprozess gespart werden kann:
- Bedarfsanforderung: Bedarfsträger sollten ihre Waren schnell, selbstständig und bei ausgewählten Systempartnern bestellen können.
- Bestellabwicklung und Datenhaltung: Je weniger Schnittstellen zu Lieferanten, desto niedriger sind wiederkehrende Aufwendungen von digitalen Bestellungen. Ebenso wichtig sind synchronisierte Bestelldaten in der eProcurement-Lösung und im ERP.
- Logistik: Wareneingang und Intralogistik profitieren von den elektronischen Daten: Schnelle Ermittlung des Bestellers und schnelle Erfassung neuer Warenbestände in der Lagerverwaltung.
- Buchhaltung: Rechnungsfreigabe und Zahlungsabwicklung sollten mit Bestellbezug erfolgen, um Nachforschungen zu minimieren.
Fachkräfte wertschätzen und binden
Der demografische Wandel, die bevorstehende Verrentung der Boomer-Generation, steigende Job-Anforderungen und viele weitere Aspekte begünstigen den Fachkräftemangel. Fachkräfte sichern nicht nur Innovation und Wachstum, sondern auch Wohlstand und Lebensqualität, was sie unerlässlich macht. Daher muss der Mittelstand reagieren und sich als attraktiver Arbeitgeber präsentieren, um Fachkräfte zu finden und zu halten. Zu aussichtsreichen Arbeitsbedingungen zählen nicht nur flexible Arbeitszeiten oder Weiterbildungsmöglichkeiten, sondern auch smarte und digitale Arbeitsprozesse. Das führt neben der Reduzierung von Kosten auch zu reibungsloseren Abläufen und zufriedeneren Fachkräften.
Eine Beschaffungsplattform kann dazu beitragen, Prozesse zu vereinfachen und Bearbeitungszeiten zu reduzieren. Mitarbeiter der einzelnen Abteilungen können sich ihrem Kerngeschäft widmen, da viele redundante Prozesse eliminiert werden. Damit profitieren Unternehmen nicht nur von geringeren Kosten und einem insgesamt dynamischeren Beschaffungswesen, sondern auch von zufriedeneren Mitarbeitern, da ihrer Arbeitszeit und Fachkompetenz eine viel höhere Wertschätzung zu Teil werden.
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